高校圖書館與院系資料室文獻資源共建共享探討

范家全

（安徽師范大學圖書館，安徽蕪湖241000）

高校圖書館與院系資料室文獻資源共建共享探討

范家全

（安徽師范大學圖書館，安徽蕪湖241000）

高校圖書館與院系資料室文獻資源共建共享是網絡環境下節約人力物力、滿足高校教學科研需求的必然之舉。必須明確校園內文獻資源共建共享體系的建設目標和建設保障，并從前期準備、運行共建和資源共享等三個階段對校園內文獻資源進行共建共享。

高校圖書館；院系資料室；資源共建；資源共享

3．提供全方位服務的需要。

高校圖書館與院系資料室實行資源共享，可以整合、優化人力資源和文獻資源，集中力量開展各類信息服務活動。例如，舉辦新書展覽、專題介紹、咨詢服務，進行各種專題講座、報告會等，有條件的院系資料室可以為專家、教授開展跟蹤服務、專題服務等深層次的個性化服務，還可以將本學院的特色收藏、教師和科研人員的講義及科研成果、研究生畢業論文、學術會議資料、專家言論等資料按統一的分類標準和體系，建立起目錄清晰、結構合理、著錄規范的特色數據庫，使之成為高校網絡信息資源的分支和重要組成部分。

二、高校圖書館與院系資料室文獻資源共建共享的可行性

高校圖書館與院系資料室的主要任務都是為教學科研提供服務，都是高校文獻保障體系的組成部分，性質相同，任務相同，都是收集、整理和研究文獻信息資料，開展文獻信息服務。

計算機管理、校園網絡等現代信息技術手段為高校圖書館與院系資料室文獻資源共建共享提供了技術支持，而圖書館自動化建設積累的經驗能夠為文獻資源共建共享提供業務指導。全校的文獻資源可以納入一個自動化管理系統，實現文獻資源建設的整體規劃和最佳利用。

可以借鑒和參考各兄弟院校的成功經驗。近年來，文獻資源共建共享工作已在很多兄弟院校開展并取得了許多成功的經驗。主要有幾種模式：一是基礎條件好，資金比較充足的資料室，成立圖書館分館，如南京師范大學。二是規模較小的資料室，院系不單獨設立資料室，由圖書館專門設“室”，館、院系共建，如武漢大學數學與統計學院資料室就由武漢大學圖書館同數學與統計學院共建。三是圖書館與院系資料室建立聯合目錄數據庫，如廣西師范大學圖書館。

因此，高校圖書館與院系資料室實現文獻資源共建共享是完全可行的，各學院可以根據自己的校情，建設

高校圖書館是高校的文獻信息中心，為高校的教學和科學研究提供切實有效的文獻信息保障。院系資料室是文獻保障體系的一個有機組成部分，為本院系師生提供專業文獻信息服務。圖書館與院系資料室都是為教學、科研服務的學術性機構，是信息化的重要基地。

隨著科學技術的不斷進步和各學科的發展，邊緣學科、交叉學科越來越多。教學、科研工作人員對文獻信息的需求也在不斷變化，迫切需要大量內容新穎、類型完整、形式多樣、來源廣泛的信息。單靠高校圖書館或院系資料室，都不能夠滿足教學科研工作人員對文獻信息的需求。在這一背景下，高校圖書館與院系資料室共同協作，進行文獻信息資源共建共享，不但十分必要，而且刻不容緩。

一、高校圖書館與院系資料室文獻資源共建共享的必要性

1．豐富藏書、節約經費的需要。

目前，文獻數量急劇增加，書刊價格不斷上漲，而高校圖書館與院系資料室之間、各院系資料室之間缺乏整體的文獻資源建設規劃，相互之間缺少采購溝通和協調，使本來拮據的文獻經費得不到合理有效的利用。高校圖書館與院系資料室文獻資源共享可以有效地解決經費不足和文獻資源重復收藏的矛盾，節省經費，提高資金利用率。

2．藏書互補、完善職能的需要。

高校圖書館服務于全校師生，它的職能決定了藏書范圍廣、內容覆蓋面大的特點，即以“廣”、“博”見長；院系資料室則直接為本院系教學、科研服務，專門收集本院系相關專業文獻資料，具有學科“?！?、內容“深”的特點。通過文獻資源共建共享，可以整合文獻資源，提高文獻資源利用率，增強文獻資源的購買力，保證學科文獻資源品種的穩定增長和應有的覆蓋面，使讀者獲得更多的文獻信息，更大范圍地為讀者服務，從而以最小的投入獲得最大的效益。能滿足教學科研需求的文獻信息保障系統。

三、確立圖書館與院系資料室文獻資源共建共享體系建設目標

要實現高校圖書館與院系資料室文獻資源的共建共享，首先要明確建設的目標，只有目標明確，才能使工作有條不紊地推進，才能最終實現校園文獻資源的共建共享。本文以安徽師范大學為例，對高校圖書館與院系資料室文獻資源共建共享的目標和具體實施進行論述。

建設目標：利用現代信息技術手段，以建設聯合目錄數據庫為基礎，建立全校文獻信息資源共建系統、書目信息服務系統和文獻資源利用系統，建設圖書館與院系資料室統一領導、統籌規劃、分工協作的一體化管理機制，為全校教學科研人員提供書刊及其他文獻資源的網絡公共查詢，支持圖書館及全校各學院資料室聯機合作編目，實現全校甚至國內、國際間館際互借和文獻傳遞，扎扎實實為教學和科研服務，為重點學科建設及高校總體目標的實現提供強有力的文獻保障。

1．文獻信息資源共建系統。

文獻信息資源共建系統是文獻信息資源共享最基本的物質基礎，是文獻信息資源共享的前提。

（1）聯合采購。根據高校院系資料室建設的需要進行資源分工和布局，利用高校的文獻采購系統在訂購文獻前進行書目的查重與協調。通過文獻的集中采購、協調采購，減少不必要的重復，保證必要的品種，使文獻信息資源達到合理的分布與經費的合理使用。

（2）聯機合作編目。合作建立具有統一標準的書刊聯合目錄數據庫，在此基礎上按院系學科的側重，負責文獻的采集和整序工作，保證編目的規范性、標準性和完整性，這是高校資源共建、共知、共享的基本前提和保障。

（3）特色數據庫建設。院系資料室可將本院的特色收藏，教師和科研人員的講義及科研成果、研究生畢業論文、學術會議資料、專家言論等資料按統一的分類標準和體系，建立起目錄清晰、結構合理、著錄規范的特色數據庫，使之成為高校網絡信息資源的分支和重要組成部分。

2．書目信息服務系統。

通過書目信息服務系統可以為科研人員和學生提供校內所有文獻資源的聯合目錄，使讀者可以直接了解文獻的收藏情況、收藏地點。同時還可以通過該系統連接到全國性或地區性的書刊聯合目錄數據庫，為讀者提供網上聯機公共目錄檢索服務。

3.文獻資源利用系統。

文獻信息資源利用系統可為科研人員和學生提供更多的文獻信息資源，使圖書館與院系資料室之間實現文獻互借、文獻復制、文獻互閱、網上信息咨詢。

四、高校圖書館與院系資料室文獻資源共建共享體系建設保障

1．領導重視，認識統一。

高校圖書館與院系資料室文獻資源共建共享工作涉及圖書館與各院系，領導要高度重視，認識統一。要充分發揮高校文獻信息工作委員會的決策作用，由本校文獻信息工作委員會領導全校文獻體系的整體建設，圖書館在這一決策機構中也要充分發揮其應有的作用。

2．圖書館與院系領導通力合作。

充分發揮圖書館在業務和技術上的優勢，有計劃、有步驟地把各院系資料室的業務建設統一到與圖書館一致的規范上來。

3．統籌規劃，節約經費，合理收藏。

按院系的學科建設、專業設置、讀者特點等，由本校文獻信息工作委員會進行統籌規劃，確定圖書館和資料室在文獻收藏方面各自的重點和范圍，有效地利用經費，形成有重點、有特色、合理化的文獻資源布局。制定全校統一的分編條例及標準，逐步實現各文獻收藏部門對文獻分類、編目的標準化、規范化，建立全校書目中心，并在此基礎上建立全校自動化公共檢索系統，為讀者最大限度地利用圖書館和資料室的各種文獻資料信息創造條件。

4．加強經費投入，重視人員培訓，保證持續發展。

為做好文獻資源共建共享工作，學校每年應保證一定的經費投入量，用以購置必需的文獻資源。還應加強對院系資料員的學習培訓工作，幫助院系資料員提高業務水平。

五、圖書館與院系資料室文獻資源共建共享工程具體實施

1．前期準備階段。

由高校文獻信息工作委員會召集會議，全面動員，明確職責，布置任務。規定統一的圖書館自動化管理系統，以真正實現資源共享。各院系根據共建共享工作需要配備必備的計算機等相關硬件設備，同時調配人員（可組織部分特困學生勤工助學），協助完成編目工作。圖書館對各院系資料室人員進行業務指導和培訓，培訓主要內容是中國圖書分類法第四版、文獻著錄總則、普通圖書著錄規則、CALIS聯機合作編目手冊等。

2．運行共建階段。

（1）建立健全數據庫建設的標準、規范和條例，數據庫建設執行統一格式、統一標準。

（2）制定分編細則。以文獻著錄總則、普通圖書著錄規則、中國機讀目錄格式、CALIS聯機合作編目手冊為標準，與采編部圖書編目細則保持一致，制定回溯建庫工作分類排架號的選取規則，數據錄入字段的選取規則等。

（3）確定數據回溯模式。由于卡片或賬本回溯容易造成一些數據錯誤、數據遺漏等問題，再加上有些院系財產賬建立得尚不完備，因此，各院系資料室藏書宜采用圖書實物直接回溯的方式。

（4）制定工作范圍與工作流程?？茖W地選定工作范圍可以保證工作的順利進行，由于各院系圖書資料種類較多、數量較多，文獻資源共建工程需分步驟進行，應先期完成中文普通圖書的聯合書目數據庫建設工作，再完成連續出版物、外文圖書等。

確定工作范圍后，還要制定工作流程，合理的工作流程是高質量和高效率的保證。

3．資源共享階段。

制定全校文獻信息共享規則是共建、共享的保證。在建設好書目數據庫的基礎上，制定共享原則，實現校內信息共享和服務共享。高校文獻信息保障體系的建設目標就是要走整體發展的道路，為全校培養高層次人才和進行學科研究提供文獻信息保障。原則上所有的文獻資源都應在共享的范圍。但考慮到院系資料室藏書特點、人員編制等問題，一步到位地采取與圖書館相同的全開放型服務條件還欠成熟，可以逐步進行。首先由學校文獻信息委員會制定標準，可以采取有限借閱的方法，即資料室文獻以閱覽、提供復印為主，條件許可的學院可以提供外借，但期限可比圖書館的短，以便提高流通速度。在取得一定程度的共享經驗后，再開通多方面、較高層次的共享服務。

高校圖書館與院系資料室文獻資源實現共建共享可以充分提高文獻信息資源利用率，為教學和科研提供強有力的文獻資源保障，是網絡環境下資源建設的發展需要，是合理配置校內文獻資源、避免重復和浪費的明智之舉。其建設過程中的經驗和教訓還可以為更大范圍的文獻資源共建共享工作提供借鑒和參考。

責任編輯 劉云華

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1008-6463（2010）04-0094-02

2010-09-03

范家全（1967-），男，安徽蕪湖人，安徽師范大學圖書館館員，高級程序員，研究方向為計算機信息處理與信息檢索。