論高職院校教學(xué)檔案管理

李利娜

（廣東科貿(mào)職業(yè)學(xué)院，廣東 廣州 510430）

論高職院校教學(xué)檔案管理

李利娜

（廣東科貿(mào)職業(yè)學(xué)院，廣東 廣州 510430）

教學(xué)檔案記載了學(xué)校教學(xué)工作的內(nèi)容、方法和效果，是教學(xué)、教研水平的真實(shí)記錄，它不僅是反映教學(xué)運(yùn)行、教學(xué)管理和教學(xué)建設(shè)的重要標(biāo)志性材料，也是衡量學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平的重要標(biāo)志，更是評(píng)估的重要依據(jù)。本文就目前高校教學(xué)檔案管理工作中目前存在的問題進(jìn)行分析，并提出相關(guān)的建議措施。

高職院校；教學(xué)檔案；管理

教學(xué)評(píng)估是國家對(duì)高校進(jìn)行宏觀管理的一種手段，是對(duì)高校實(shí)行監(jiān)督和考核的主要形式。教育評(píng)估的目的在于重點(diǎn)檢查被檢高校教育教學(xué)質(zhì)量和整體運(yùn)行情況，推動(dòng)高校深化改革，真正達(dá)到“以評(píng)促建、以評(píng)促改、評(píng)建結(jié)合、重在建設(shè)”的目的。評(píng)估專家在組織對(duì)各級(jí)各類學(xué)校的驗(yàn)收中，教學(xué)管理是檢查的重中之重，而其中必不可少的就是教學(xué)檔案。因?yàn)楦咝５慕虒W(xué)檔案記載了教學(xué)管理工作的內(nèi)容、途徑和效果，準(zhǔn)確反映出高校各個(gè)歷史階段的教學(xué)管理情況、教學(xué)水平、教學(xué)質(zhì)量。教學(xué)檔案的完備與否，直接關(guān)系到一所高校評(píng)估時(shí)是否達(dá)標(biāo)，如果僅靠口頭匯報(bào)學(xué)校的工作是如何進(jìn)展，如何完成，而沒有完整的文字檔案作輔證材料，一切都顯得蒼白無力。本文就目前高校教學(xué)檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，并提出相關(guān)的建議措施。

一、教學(xué)檔案管理工作中存在的問題

（一）對(duì)教學(xué)檔案不夠重視

很多高校在即將面臨評(píng)估之際，仍有部分教職工對(duì)教學(xué)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠，有些甚至不知道教學(xué)檔案是什么，包括哪些方面，要如何進(jìn)行管理工作。他們往往更注重的是備課、做課題等方面，而至于日常教學(xué)、科研工作檔案是否歸檔保存則與己無關(guān)，認(rèn)為是相關(guān)負(fù)責(zé)部門的任務(wù)，甚至在工作中做了教學(xué)檔案中的某項(xiàng)工作也沒有及時(shí)做相關(guān)的檔案記載，認(rèn)為教學(xué)檔案只是可有可無的材料堆積，導(dǎo)致最后評(píng)估歸檔時(shí)無據(jù)可依。

（二）缺乏健全的教學(xué)檔案管理制度

目前高校中，大量的教學(xué)檔案仍處于“散”“漏”“缺”的狀態(tài)，雖然近年來，國家頒布了《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規(guī)，但仍有很多高校存在著管理制度不健全的問題，如沒有指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集歸檔工作；文件歸檔雜亂無序，每到需要找某個(gè)文件時(shí)則往往出現(xiàn)找不到或需要花很長(zhǎng)時(shí)間才能找齊等問題。因?yàn)闆]有相應(yīng)的管理制度，缺少規(guī)范可執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)，從而導(dǎo)致教學(xué)檔案的分類、整理處于混亂狀態(tài)。

（三）缺少完善的教學(xué)檔案管理信息系統(tǒng)

傳統(tǒng)的收集紙質(zhì)檔案材料的管理模式，不僅占用大量?jī)?chǔ)存空間，花費(fèi)的人力物力成本高，而且難以實(shí)現(xiàn)各系部的資源共享，傳統(tǒng)的模式已不足以應(yīng)付當(dāng)今的教學(xué)檔案管理，當(dāng)材料堆積如山時(shí)，如何又準(zhǔn)又快地找出需要的檔案資料成為了一個(gè)頭痛的問題。如果建立一套教學(xué)檔案管理的信息平臺(tái)，利用現(xiàn)代化信息處理技術(shù)，那么這個(gè)問題也就迎刃而解。

（四）教學(xué)管理人員一人兼多職，業(yè)務(wù)素質(zhì)水平低

由于教學(xué)檔案具有“分散性”和“專業(yè)性”，這對(duì)教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平提出了更高的要求。目前，高校中教學(xué)管理人員素質(zhì)普遍偏低，缺乏系統(tǒng)的檔案管理理論知識(shí)，這就導(dǎo)致無法對(duì)收集的原始檔案材料進(jìn)行鑒別并準(zhǔn)確地歸檔；其次，缺乏專職專人管理，目前大多數(shù)檔案管理人員是由院系部秘書兼任，日常運(yùn)行工作已經(jīng)將他們的時(shí)間和精力去掉大半，根本沒有多余的時(shí)間再去學(xué)習(xí)相關(guān)檔案理論知識(shí)和專業(yè)培訓(xùn)，沒有“專職”“專人”進(jìn)行檔案管理，無法實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的系統(tǒng)完善管理。

二、加強(qiáng)高校教學(xué)檔案管理的建議

（一）發(fā)揮“領(lǐng)導(dǎo)”作用，重視教學(xué)檔案工作，增強(qiáng)檔案意識(shí)

一所高校的教學(xué)檔案管理工作是否實(shí)施到位與學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)是息息相關(guān)的，如果領(lǐng)導(dǎo)不重視，各院系部更是“一盤散沙”，因此要讓學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識(shí)教學(xué)檔案在教學(xué)評(píng)估、教學(xué)管理工作中的重要作用，高度重視教學(xué)檔案工作。首先，將檔案管理工作列入學(xué)校工作計(jì)劃，并建立教學(xué)檔案管理相關(guān)制度，將收集工作納入目標(biāo)管理和工作職責(zé)范圍；其次，利用傳播媒體、各種會(huì)議等形式，廣泛開展檔案宣傳活動(dòng)，讓各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和部門、廣大教職員工和學(xué)生充分認(rèn)識(shí)檔案的重要性，重視檔案的平時(shí)收集和積累，充分調(diào)動(dòng)全體師生員工形成檔案、保護(hù)檔案的積極性和自覺性，增強(qiáng)人們的檔案意識(shí)；第三，組織各院系部門系統(tǒng)學(xué)習(xí)《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評(píng)估案》和《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》等相關(guān)文件。

（二）建立規(guī)范、系統(tǒng)、科學(xué)的高校教學(xué)檔案管理工作制度

建立規(guī)范、系統(tǒng)、科學(xué)的高校教學(xué)檔案管理工作制度是做好教學(xué)檔案工作的前提。可制定《教學(xué)檔案管理人員職責(zé)》、《教學(xué)文件材料收集范圍》、《教學(xué)檔案立卷制度》等文件。

（三）重視部門與系的立卷工作，務(wù)實(shí)檔案基礎(chǔ)

《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法與高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》明確指出學(xué)校各部門均為立卷單位，部門立卷已經(jīng)作為制度為越來越多的學(xué)校所接受。因此，要高度重視部門與系的立卷工作，堅(jiān)持統(tǒng)一進(jìn)行校內(nèi)收發(fā)文制度，做好各部門收發(fā)文登記工作，務(wù)必做到一文一案，有檔必存的習(xí)慣。

（四）利用現(xiàn)代化管理手段，擬建立教學(xué)檔案管理信息平臺(tái)

目前，隨著“無紙化辦公”的推行，電子教學(xué)檔案文件日趨重要，為適應(yīng)目前高校辦公自動(dòng)化平臺(tái)的建設(shè)，首先應(yīng)建立電子教學(xué)檔案信息平臺(tái)。過去傳統(tǒng)的教學(xué)檔案管理基本上是以紙張檔案為主，歸檔、分類、檢索等都是以手工為主進(jìn)行的，隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，應(yīng)該在學(xué)校形成在紙質(zhì)文檔生成和歸檔時(shí)必須同時(shí)遞交電子文檔的制度。同時(shí)，也要對(duì)以往無電子版的歷史紙質(zhì)文檔進(jìn)行數(shù)字化處理。有了電子版的教學(xué)檔案，我們通過一定的處理系統(tǒng)，可以將教學(xué)檔案資料建立成一個(gè)網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)。通過平臺(tái)我們可以進(jìn)行信息交流、傳遞，實(shí)現(xiàn)資源共享，也避免了以往翻箱倒柜查找資料的麻煩，提高了工作效率。

（五）加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，提高人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

教學(xué)檔案管理人員必須“與時(shí)俱進(jìn)”，既要不斷掌握新的檔案理論知識(shí)，又要努力學(xué)習(xí)并掌握計(jì)算機(jī)操作技術(shù)和方法，如熟悉掌握常用辦公軟件的操作，以及復(fù)印機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)備的基本操作技術(shù)。在日常工作之余，可定期開展一些專業(yè)培訓(xùn)課、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、講座等，或者到其他兄弟院校同行之間學(xué)習(xí)借鑒，以提升業(yè)務(wù)水平和激發(fā)檔案創(chuàng)新意識(shí)，塑造一專多能的復(fù)合型管理人才。

［1］劉云峰，謝玉華.高校教學(xué)評(píng)估與教學(xué)檔案建設(shè)［J］.文教資料，2008，（2）.

［2］王爽.高校教學(xué)檔案管理的必要性與方法［J］.吉林省教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，（5）.

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