淺談第二次土地調(diào)查（登記）電子材料的同步歸檔

□王美俐 丁艷珍 蔡 誠

當(dāng)前正在實施的全國第二次土地調(diào)查（登記）工作已接近尾聲，較之第一次全國土地調(diào)查，此次調(diào)查不但形成了大量的紙質(zhì)材料，而且積累了豐富的電子材料，在整個土地調(diào)查過程中承擔(dān)著基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整合并形成了大量電子材料的縣級國土部門如何組織全面收接，規(guī)范整理，及時歸檔，顯得尤為重要。

一、提高認(rèn)識，切實做到土地調(diào)查電子材料與紙質(zhì)材料的同步歸檔

1．隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用，與1996年第一次全國土地調(diào)查相比，第二次土地調(diào)查運用計算機技術(shù)手段開展調(diào)查登記的依存性更加緊密。計算機技術(shù)在土地調(diào)查中的廣泛應(yīng)用，必然形成大量的電子材料，這些電子材料與紙質(zhì)材料相互對應(yīng)，相互銜接，互為印證，共同構(gòu)成了第二次土地調(diào)查成果。電子材料與紙質(zhì)材料密不可分，為土地調(diào)查電子材料與紙質(zhì)材料的同步歸檔提供了可能。

2.在第二次土地調(diào)查的數(shù)據(jù)采集、圖紙繪制、數(shù)據(jù)庫建立過程中，必然形成大量的數(shù)據(jù)、影像、圖片等電子材料。這些電子材料主要包括：土地調(diào)查匯總數(shù)據(jù)成果電子文本，土地利用現(xiàn)狀圖、土地調(diào)查地籍圖、宗地圖、基本農(nóng)田分布圖等電子圖件，土地調(diào)查工作報告、技術(shù)報告、成果分析報告和其他專題報告等電子文本，土地利用數(shù)據(jù)庫和地籍調(diào)查數(shù)據(jù)庫等。土地調(diào)查電子材料的數(shù)量日益增多，為土地調(diào)查電子材料與紙質(zhì)材料的同步歸檔創(chuàng)造了條件。

3.全國土地調(diào)查標(biāo)準(zhǔn)時點統(tǒng)一更新工作要求，各地要以第二次土地調(diào)查初始調(diào)查成果為基礎(chǔ)，以縣（市）為單位，以2009年12月31日為標(biāo)準(zhǔn)時點，統(tǒng)一更新各級土地調(diào)查成果，這就為土地調(diào)查電子材料與紙質(zhì)材料同步歸檔提供了重要依據(jù)。因為只有同步歸檔，才能既發(fā)揮電子材料在土地調(diào)查中數(shù)據(jù)延續(xù)的承上啟下的作用，同時也能起到及時固化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的作用，從而形成完整的土地調(diào)查檔案。因此土地調(diào)查電子材料與紙質(zhì)材料的同步歸檔，也是完善土地更新成果的需要。

二、明確目標(biāo)，認(rèn)真做好土地調(diào)查電子材料的整理歸檔工作

1.全面收集。隨著電子信息技術(shù)在土地調(diào)查工作中的廣泛應(yīng)用，土地調(diào)查電子材料種類越來越多，不但包括土地調(diào)查數(shù)據(jù)庫、各類專題調(diào)查數(shù)據(jù)電子報表、土地調(diào)查電子底圖，而且還包括開展土地調(diào)查工作計劃、技術(shù)方案、合同、總結(jié)、驗收報告等綜合電子文本，以及重要影像圖片數(shù)碼資料等。這些電子材料有的散見于各個調(diào)查小組，有的在工作中一不留意稍縱即逝。因此，土地調(diào)查工作部門要明確專兼職檔案人員，落實工作責(zé)任，切實做好土地調(diào)查歸檔材料的收集工作，既要注重土地調(diào)查紙質(zhì)材料的收集工作，更應(yīng)做好土地調(diào)查電子材料的收集工作，做到集中收集與平時收集相結(jié)合，紙質(zhì)材料與電子材料的收集同步進(jìn)行，確保土地調(diào)查電子材料的齊全完整。

2．規(guī)范整理。（1）科學(xué)制訂整理原則。土地調(diào)查電子材料的整理與紙質(zhì)材料的整理雖然存儲方式不相一致，但整理的原則大同小異，應(yīng)遵循電子材料自然形成規(guī)律，保持電子檔案材料之間的內(nèi)在有機聯(lián)系，正確區(qū)分價值，便于保存和尋找，按照問題—行政區(qū)域—時間，確定立檔保管單位。（2）合理確定保管單位。根據(jù)電子檔案載體特征，合理確定保管單位，以縣（市）單位為例，土地調(diào)查電子材料的存儲量一般都要達(dá)到60至90個G，分別采取刻制光盤和建立數(shù)據(jù)庫的方式加以存貯。在刻制光盤時，以每張光盤存儲量控制在4個G以下為宜，一般需要刻制20至30張光盤即可。（3）準(zhǔn)確標(biāo)注光盤編號。土地調(diào)查電子材料光盤刻制完畢后，要用專用水筆及時準(zhǔn)確地在光盤背面（有光盤商標(biāo)文字的一面）標(biāo)注檔案目錄號和光盤編號，同時，及時編寫光盤標(biāo)題，與光盤編號一一對應(yīng)。或?qū)ｉT制成光盤封面統(tǒng)一壓制，使光盤標(biāo)題、編號更加統(tǒng)一醒目。在此基礎(chǔ)上，形成電子聲像類檔案目錄。

3.及時歸檔。（1）光盤的排列。土地調(diào)查電子檔案光盤的排列，應(yīng)按照其內(nèi)容遵循一定的規(guī)律依次加以排列，以便于查尋利用。可采取按照時間、邏輯順序，內(nèi)容間的聯(lián)系進(jìn)行排列，先將工作計劃、總結(jié)、技術(shù)總結(jié)、基本農(nóng)田調(diào)查、城鎮(zhèn)土地利用現(xiàn)狀分析報告、數(shù)據(jù)庫建設(shè)報告、檢查驗收報告等結(jié)論性的檔案排列在前面，然后再是統(tǒng)計數(shù)據(jù)匯總檔案，市、鎮(zhèn)、村土地面積匯總表等內(nèi)容。（2）光盤的編目。土地調(diào)查電子檔案目錄的編制，主要是依據(jù)刻錄光盤時標(biāo)注的光盤編號，編制檔案目錄，一般可分設(shè)目錄號、分類號、卷號、張?zhí)枴⒐獗P名稱、刻錄人、日期、存儲量、保管期限等。參照《電子聲像材料檔案目錄》樣式如下：應(yīng)豎立放置在盒內(nèi)惰性塑料包裝夾里，做到一只夾內(nèi)放置一張光盤，保證光盤不受擠壓以免變形。光盤盒應(yīng)按編號統(tǒng)一存貯到專用消磁柜內(nèi)，使光盤遠(yuǎn)離磁場和有害氣體、強紫外光侵害，并保持一定溫濕度，防止霉菌滋生。

三、細(xì)化管理，確保土地調(diào)查電子檔案的有序延續(xù)和正常利用

土地調(diào)查工作十分不易，各級政府投入了大量的人力、財力。土地調(diào)查成果十分珍貴，在掌握真實準(zhǔn)確的土地基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)國土資源信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，開展社會化服務(wù)，維護土地權(quán)益，意義十分重大。因此必須對土地調(diào)查檔案，特別是土地調(diào)查電子檔案實行精細(xì)化管理。

1.切實推行電子檔案雙套備份存儲規(guī)定。電子檔案自身的特點，要

目錄號 分類號 卷號 張?zhí)?光盤名稱 日期 種類 存儲數(shù)量 期限 備注83 H 1 1 第二次土地調(diào)查綜合文件 2009.12 DVD 3.2G 永久

（3）光盤的存貯。電子檔案載體的特性決定了光盤檔案與紙質(zhì)檔案的存儲不盡相同，光盤檔案的存貯應(yīng)使用專門光盤盒進(jìn)行存放，平時求所有土地調(diào)查光盤等磁性載體檔案都要一式兩份進(jìn)行歸檔，分開保管，其中一份為保存件，不得外借。對利用率高的光盤檔案應(yīng)另外制作復(fù)制件提供利用。

2.嚴(yán)格執(zhí)行電子檔案借閱審批制度。土地調(diào)查電子檔案作為單位電子聲像檔案的重要組成部分，應(yīng)及時制訂并嚴(yán)格執(zhí)行單位電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案借閱利用程序，履行閱檔登記、外借報批審批手續(xù)。歸還光盤檔案時，要認(rèn)真核對檢查光盤有無劃傷和污染，一旦發(fā)現(xiàn)光盤劃傷無法機讀，應(yīng)及時復(fù)制，重新制作備份片供日后借用。若發(fā)現(xiàn)光盤被弄臟，應(yīng)及時用無腐蝕性的清潔劑清洗干凈后再予以保存。

3.積極應(yīng)用新的技術(shù)手段推進(jìn)電子檔案的保管與利用。土地調(diào)查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和權(quán)威性，對土地調(diào)查電子檔案保管利用的安全性提出了更高的要求，土地調(diào)查檔案可采取刻錄在寫入的只讀光盤上，使數(shù)據(jù)加以固化，保證其不會被修改，以確保土地調(diào)查電子檔案的安全可靠和正常利用。信息技術(shù)日新月異，只有通過不斷引進(jìn)應(yīng)用新技術(shù)，采取新措施，才能不斷提高電子檔案的利用效率，發(fā)揮電子檔案的巨大作用。