開展ERPERPRP系統監控“三步法”

田金忠

趙天奇 作

ERP規范應用是深化應用的基礎，也是應用達標的基本條件。對ERP系統應用情況開展監控檢查是保證系統規范應用的有效手段。開展ERP系統監控，應掌握3個基本環節。

選擇關鍵監控指標

系統應用是否規范，要有相應的標準去衡量，標準是監控的依據。為保證ERP系統規范應用，ERP模板是最基本的標準。此外中國石化總部還出臺了油田、煉化、油品銷售三個不同業務板塊的《ERP系統運行和應用規范》以及《ERP應用達標考評細則》，這些都是開展系統監控的標準。

明確監控標準以后，應重點選擇一些關鍵指標開展監控。可以從以下3個方面選擇相應的監控指標：

1.系統配置和功能啟用情況。主要是指系統配置是否符合模板規定，系統設計的業務流程是否啟用，相關業務是否全部在系統中處理，信用控制、銷售和采購價格控制、預算控制、各類審批等功能是否啟用。

2.系統應用和操作規范情況。主要包括系統業務處理的及時性、真實性、規范性。比如各種業務單據的創建、修改、審批、核銷關閉等系統操作是否規范，財務清賬、暫估差異核銷是否及時、是否規范，各類憑證的沖銷是否規范。

3.主數據監控。主要是指各類主數據重要屬性（特征）描述的完整性和規范性、分類的合理性、執行總部統一編碼及編碼的唯一性等。

熟悉系統操作

要做好系統監控，關鍵是要對系統操作非常熟悉。比如監控銷售合同的執行情況，監控者既要會熟練運用VA43、VA45等事務代碼，還要對銷售組織、分銷渠道、產品組等概念耳熟能詳，還要會熟練查看系統的憑證流等。

熟知系統的后臺配置。比如監控銷售訂單是否啟用信用控制，就需要運行事務代碼SPRO，然后選擇“SAP參考IMG”，按照：銷售分銷→基本功能→信貸管理/風險管理→信貸管理→分配銷售憑證和交貨憑證，對著該選項點擊執行按鈕，選擇“關于訂單類型的信貸限制檢查”雙擊，找到需要檢查的訂單類型，核實該訂單類型是否啟用信用控制。啟用信用控制的訂單其信貸核查欄目不能為空，具體選哪一個參數，根據該企業的信貸控制策略決定。

為了提高監控效率和監控范圍，最好能通過透明表獲取系統數據。通過事務代碼SE16進入數據瀏覽器界面，輸入相應的表名，即可獲取所需要的監控信息清單，還可以將清單數據導出為EXCEL表。比如銷售模塊常用的透明表有：KNA1（客戶主記錄的一般數據）、VBAK（銷售憑證抬頭數據）、VBAP（銷售憑證行項目數據）、VBRK（銷售發票抬頭數據）、VBRP（銷售發票行項目數據）等。

精通業務流程

監控指標選擇好了，監控結果也出來了，如何判斷監控結果是否規范呢？這就需要監控者精通相關業務流程。比如在監控油品銷售企業直發虛擬工廠中的庫存情況時，就必須知道直發虛擬工廠中的庫位僅僅用于第三方銷售業務的中轉庫，禁止通過在直發虛擬工廠內長期放置庫存，逃避應收賬款與庫存盤點監管。所以該庫位不允許存在長期庫存，月末必須清零。在明白了直發中轉庫的作用以后，通過查詢月末庫存及物料出入庫時間，結合相關要求，就可以根據監控結果判斷應用是否規范。

可見，要做好ERP系統規范應用監控工作，要求監控者一要了解ERP方面的規章制度，合理選擇關鍵指標和應用點；二要熟練操作ERP系統，多渠道、多角度、多方位查看監控指標；三要精通業務流程，依據監控結果準確判斷應用是否規范。