淺談新形勢下基建工程檔案管理中應注意的事項

[摘要]基建檔案是科技檔案的一個重要組成部分。其特點較多，主要有四點:①專業(yè)性。②成套性。③現實性。④周期長。在新勢下，對基建工程檔案提出了更多、更高的要求。本文主要闡述在新勢下，基建檔案管理工作應注意的環(huán)節(jié)。

[關鍵詞]新形勢 基建檔案 管理 環(huán)節(jié)

基建工程檔案是以獨立的工程項目為對象，在工程建設中形成的一系列相關文件材料的收集、整理和存檔。工程檔案往往種類繁雜，而且數量較多，且時間跨度長。因此對工程檔案材料的收集、整理、立卷、歸檔提出了更高的要求，筆者就新形勢下基建工程檔案管理中應注意的環(huán)節(jié)淺談自己的觀點。

一、新形勢下的工程檔案的新特點:

1.涵蓋內容廣

基建工程從立項到最后的竣工驗收涉及的行業(yè)多、范圍廣，包括設計、建設施工、消防、電力、水等環(huán)節(jié)，近年來由于國家對生態(tài)環(huán)境的重視和保護，以及對檔案資料收集的重視，出臺了一系列的《環(huán)境保護法》《重大建設項目檔案驗收辦法》等管理規(guī)定。

2.時間跨度大

一個完整的基建工程項目要從立項到施工，再到最后的竣工需時間長，跨度大。簡單工程最短半年，長的甚至要經過幾年時間，這就給資料收集管理工作帶來許多困難。

3.經歷環(huán)節(jié)多。重大工程項目不僅涉及到勘察、工可、設計、施工、驗收、維修、運營等多個環(huán)節(jié)，且包括多個子工程、分項、分部等工程。

4.載體形式日趨多樣化。基建工程是以一個獨立的工程項目為對象進行的，規(guī)律性地形成了一系列相關的科技文件。現代化技術不斷的發(fā)展，在資料產生的過程中，不斷產生電子、聲像、實物(獲獎證書)等各種形式的資料，載體形式日趨多樣化。

綜上所述，新形勢下的檔案工作不僅艱巨，有特色，而且責任重大。因此各級檔案館(室)因和檔案管理員因不斷學習，提高思想，認真對待工作，把檔案這項有歷史意義和使命的工作做好，做扎實。

二、新形勢下基建工程檔案工作中應注意的事項

加強工程檔案的收集、整理、歸檔工作，提高檔案管理中的收集率和利用率，是促進檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的一項戰(zhàn)略措施。

1.全方位動態(tài)管理。是指檔案工作人員要從工程立項開始就與項目管理部門建立工作聯(lián)系，定期和不定期的到項目管理部門以及項目建設現場抽查資料收集、整理情況。同時與項目部門負責人建立聯(lián)系機制，在發(fā)現問題的情況下及時向領導反映，并找出解決的辦法。

2.建立檔案長效管理機制。檔案管理工作是工程管理工作中重要的基礎工作之一，它在整個單位工作起著十分重要的作用。只有建立有效可行的長效管理機制，才能將項目檔案工作抓實抓好，才能適應新形勢的檔案工作要求。一要提高認識，落實責任。要明確各級檔案管理人員的“一把手”是檔案管理工作的第一責任人，要一級抓一級，層層抓落實。二要嚴格制度，規(guī)范管理。各單位要根據檔案管理的工作要求，結合實際、因地制宜地制定適合本地的各項管理制度、操作規(guī)范和工作要求，并嚴格按照規(guī)定抓好落實，做到以好的制度來規(guī)范工作，促進工作。三要立足長遠，常抓不懈。檔案管理工作是一項需長期堅持的工作，只有堅持常抓不懈，才能不斷提升檔案管理水平。要將平時抽查與定時檢查相結合，要將工作與考核相結合，促使各級領導將檔案管理工作作為一項重要的基礎工作來抓，杜絕“失職”、“瀆職”現象。

3.加強檔案隊伍建設。要提高檔案人員素質，就必須按照專業(yè)化、現代化的要求，著力培養(yǎng)“既懂檔案業(yè)務又懂信息技術”的復合型人才。為他們創(chuàng)造更多的學習機會，提高業(yè)務水平。

三、工作中實際操作

根據以上所闡述的，具體分析如何操作:

1.先期介入，控制為主。每一個工程的建設都會涉及設計、施工、監(jiān)理等多個單位以及建設單位不同的部門。不同單位和部門在工程的各個階段又有不同的資料收集任務，所以必須落實好各單位、各部門的責任。因此在工程準備階段，建設單位首先要貫徹精神，把檔案方面的規(guī)定要求向參與的單位和部門進行宣傳。為了確保每個基建項目的檔案資料能按時、按質、按要求收集齊全，建設單位首先應在各種施工合同中明確有關單位在檔案資料收集方面的要求及違約責任，做到以預防為主的重點。

2.抓住重點，明確范圍。總的來說，每一個工程項目都必須經過工程準備、監(jiān)理、施工、竣工驗收等幾個階段，而每個階段必然產生不同的文件資料。例如，在工程準備階段有立項文件、建設用地審批文件、勘測設計文件、招投標文件、開工審批文件、預算文件、工程管理機構文件等;在監(jiān)理方面有監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理會議紀要、進度控制、質量控制、造價控制和監(jiān)理總結等;在施工階段有土建工程資料、安裝工程資料、基礎設施文件、材料檢測文件和各種施工試驗及施工記錄文件等;竣工驗收階段有綜合竣工圖、專業(yè)竣工圖、工程竣工總結、竣工驗收記錄、工程決算及交付使用財產文件、聲像及電子檔案文件等。不過，對于不同地區(qū)、不同規(guī)模、不同使用功能的項目在每個階段所產生的文件資料又有所不同。因此要把握重點，抓住主要環(huán)節(jié)。

3.提高認識，加強培訓。一是，要提高各檔案館(室)對新形勢下檔案工作重要性的認識，從思想上強化服務意識。二是，加強對兼職檔案員和檔案管理人員以及施工單位檔案管理人員的培訓，提高業(yè)務素質。三是，加強檔案宣傳力度和檔案法制建設，對嚴重影響基建檔案質量的，就要追究相關人員的責任。

總結上述，在新勢下的基建檔案管理工作要有新特點、新要求，這樣才能滿足基建檔案的需要，從根本上杜絕丟失、遺漏資料等現象的時常發(fā)生，為各個單位在未來基建工程上的改建、擴建工程打下扎實的基礎。同時各級檔案部門要主動適應新形勢、新任務的需要，以服務為宗旨，以創(chuàng)新為動力，以構建覆蓋人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系為重點，進一步解放思想，開拓進取，不斷開創(chuàng)檔案工作的新局面。

參考文獻:

[1]《淺談淅形勢下公安檔案工作存在的問題》 寧波檔案網，檔案工作第3期