現代醫院檔案管理工作創新發展之管見

□任琍

醫院檔案管理必須適應醫院工作創新發展的新形勢，不斷優化檔案管理環境，創新檔案管理的手段，建立檔案管理科學體系，從而實現醫院檔案管理的現代化，更好地服務于醫療、科研、教學等工作。管理環境就像土壤，管理體系就好比樹的枝干，而服務工作就是枝葉、花朵和果實。沒有好的土壤，長不出茁壯的樹木，也就結不出好的果實。我們應努力為醫院檔案管理營造良好的管理環境，構建規范的管理體系，提供優質的服務工作。

1、更新觀念，實現管理理念現代化。正確的現代化檔案管理理念對于檔案資源利用和醫院信息化具有重要的指導意義。檔案事業面臨著電子檔案的出現、信息技術的應用、新型檔案載體的保管等諸多的挑戰，都亟待檔案工作者不斷學習、不斷創新，以新的觀念去迎接新的挑戰，努力從過去長期封閉、半封閉型向開放型轉變，從過去傳統的手工型向現代化管理型轉變。

2、營造良好的檔案工作環境。一方面，檔案管理人員必須著眼于現實，不斷創新檔案管理理念，提高自身素質和工作水平，自覺加強檔案資源的存儲、加工、傳遞和共享工作，并且在資源優勢理念的作用下充分發揮檔案資源在管理、創新中的巨大潛能。另一方面，廣大醫務工作者應提高對醫院檔案管理的認識，尤其是信息科、醫教科、人事科等職能科室的兼職檔案管理人員，要具備一定的檔案管理意識和技能。

3、加強硬件建設，促進管理手段現代化。傳統的檔案管理手段很難適應現代醫院建設發展的需要，應投入必需的基礎設施和辦公設備，實現電子化、自動化管理，發揮現代科技的優勢，提高工作質量和效率。根據檔案館室建設標準，配置檔案集中管理所需要的辦公室、閱檔室、庫房，購置工作必備的計算機、復印機、檔案密集架；解決保護檔案必需的空調、除塵器、消防器材、安全監控器等設備裝置，為目標管理工作創造物質條件。同時，選擇適合醫院檔案管理的軟件，并在檔案工作人員中開展計算機操作和軟件使用培訓，提高檔案現代化管理水平。在為醫院檔案管理努力營造良好的管理環境的基礎上，還應積極構建規范的管理體系，充分利用現代科技的優勢，用科學發展的眼光來對原有的體系進行完善和改革。

(1)引入ISO9000質量管理體系。我國的一些檔案館根據檔案管理國家法律法規及本單位實際，結合ISO9000質量管理體系運行模式，按照ISO“八項原則”特別是圍繞以“顧客為關注的焦點”與“持續改進”兩個基本原則，明確檔案管理目標，落實科室和個人責任，操作性評比性更強。醫院檔案管理引入全面質量管理體系是完全可行的。檔案室作為醫院的一個部門，要參與到ISO9000國際質量管理體系的建設中，結合科技事業單位檔案管理的有關文件、制度，編寫質量體系文件，融合標準，實現管理程序文件化，定期接受全院內審和外部評審，使檔案管理逐步走上規范、科學化、現代化軌道。

(2)完善制度，規范管理。隨著信息時代的到來和科學技術的飛速發展，一些檔案管理制度需要進行修改和完善，可將檔案工作的“三納入”、“四同步”管理(即納入計劃規范、管理制度、部門負責人及專兼職人員職責范圍；與布置、檢查、總結、驗收鑒定各項工作同步)列入規章制度，付諸實施。制訂和完善醫院檔案管理實施辦法等制度；制定電子文檔、零散文件收集歸檔制度；明確檔案工作職責范圍及專兼職檔案人員崗位責任制；完善醫院檔案的收集、整理、保密、保管、歸檔、利用、鑒定、銷毀、統計、庫房管理、檔案的補充修改等項制度，將檔案管理工作正式納入醫院工作議事日程，全面系統地納入規范化、制度化管理的軌道。

(3)創新手段，實現檔案管理網絡化。醫院檔案科學化管理，是一項實現醫院檔案管理工作規范化、制度化、現代化的高標準系統工程，是檔案工作人員面臨的新課題。檔案管理的現代化形勢，迫使檔案工作人員要采用系統工程、網絡技術目標管理等科學的管理方法創造性地開展工作。

4、創新服務方式，發揮檔案價值作用，使之轉化為現實的經濟效益和社會效益。醫院檔案部門必須由被動服務轉變為主動服務，拓寬服務領域、擴大服務范圍、創新服務方式，充分發揮醫院檔案的資源作用。

(1)擴大服務范圍，充分利用檔案資源。醫院檔案部門要充分應用現代科技，多渠道、多途徑地開發檔案信息資源建立檔案信息網絡，開展網絡檔案信息服務。醫院檔案部門要適應新形勢的要求，適應日益增長的社會需要，擺脫單純的業務觀點，充分利用檔案資源，努力拓展服務領域，多角度、多層次地為醫務人員、患者及社會公眾服務。

(2)創新檔案服務方式，提高檔案利用價值。在檔案工作由傳統向現代的轉型時期，傳統檔案服務方式與現代檔案服務方式之間并非是“脫胎換骨”，而是“相輔相依”，兩者之間呈現出強烈的互補性。因此，醫院檔案部門應根據社會檔案需求發展演變的客觀趨勢，在不斷優化傳統檔案服務方式的基礎上，與時俱進地促進檔案服務方式的創新。