以培訓申請制破解中小企業培訓難題

● 趙欣

對于中小企業的人力資源管理者來說，存在著企業與員工目標不一，員工需求分散，培訓難于計劃、組織、管理，培訓經費缺口很大等等難題。中小企業既沒有條件照搬百事可樂強勢文化的培訓模式，也無力建立IBM式的企業大學，更無法承擔核心員工流失的培訓風險,從而企業的培訓管理陷入困境。

這種狀況如何應對？筆者總結多年來的管理咨詢經驗，在本文中提出培訓申請制，嘗試破解中小企業培訓管理難題，使培訓能夠為企業盈利與員工發展服務。

一、中小企業的培訓管理難題

1.中小企業與員工目標不一，且員工需求分散，培訓難于計劃、組織。市場競爭中，中小企業為了取得優勢，一般采取差異化戰略，將其核心產品、技術、服務以及相應的管理模式區別于同行業其他企業。因此，中小企業更需要專門人才，更強調培訓的專業性、區別于競爭者的。但對員工來說，由于面臨著更為嚴峻的就業環境與失業壓力，他們更愿意參加諸如計算機認證、職稱英語等獲得勞動力市場廣泛認可、通用性較強的培訓計劃。這使得管理者與員工在培訓項目上的選擇難以取得一致。另外，中小企業員工需求多樣且較為分散，不成規模，難于集中安排。

2.中小企業管理基礎薄弱，管理人員“按圖索驥”，員工消極抵制，培訓難以開展。我國中小企業脫胎于改革開放初期的鄉鎮企業，管理基礎較為薄弱。人力資源管理及培訓相關工作流程、激勵制度的缺失、制度流程間不相容現象的存在，使得培訓管理無章可循，培訓活動步步維艱。經常是人力資源管理者按照“教科書”中的流程制定計劃、組織培訓，員工則以“工作忙、走不開”為由請假不去；人事部門追求培訓到課率，強制要求員工參加，卻發現教室里仍有相當比例的空位；那些較為“聰明”的管理者，采用將員工培訓出勤情況作為考核指標且與薪酬掛鉤的策略，能明顯提高員工的到課率，卻對員工身在課堂、心從旁物的情況無計可施。

3.相對員工的潛在需求而言，中小企業培訓經費缺口很大。中小企業員工與大型企業員工相比，在獲得相當水平的薪酬后，缺少的正是與其職業發展緊密相關的培訓。在人員基數較少的中小企業，培訓經費很少，再考慮到培訓相關的間接支出，直接用于員工培訓的經費一般都低于規定比例。而且在經濟不景氣時，管理層會將培訓費作為成本費用控制與壓縮的對象。可以說培訓經費是中小企業人力資源部門開展培訓工作的瓶頸。

4.中小企業與其員工面臨更大的培訓風險。由于員工數量較少、銷售額較低、資產規模不大，中小企業在抵御培訓相關的人才流失風險、專業技術泄密風險、培訓預期收益風險方面能力很弱。常見的情況是：為員工支付了大額的培訓費用，而已完成培訓的核心員工卻流向了競爭企業或自立門戶，這對于中小企業幾乎是一種致命的打擊。同樣，員工參加培訓需要投入時間、精力，某些時候還要做出犧牲，比如放棄公共假期、放棄眼前的獎勵或晉升的機會等。如果市場環境發生變化，“船小好調頭”的中小企業一旦改變原有計劃和項目，則員工辛苦所學將無用武之處，其個人利益受損。

培訓收益的存在是中小企業培訓管理的基礎，而組織協調難、管理成本高、員工積極性低、培訓資金缺口大以及培訓風險的存在則是“攔路虎”。破解這些難題，要有廣闊的理論視野與不斷創新的勇氣。

二、培訓申請制的提出

本文旨在遵循制度管理的理念，針對中小企業培訓管理難題，在培訓需求確定、培訓項目實施、培訓經費使用、培訓效果評估及培訓風險規避等環節進行制度設計。該制度的核心內容是員工主動申請、企業按需審批，取其新意命名為培訓申請制。該制度有以下幾個特點：

1.變培訓管理中的命令、計劃為開放式申請。領導“拍腦袋”決定與簡單的員工調查這兩種中小企業培訓計劃編制的常用方法，無法將企業戰略規劃與員工發展目標結合起來。培訓申請制以企業戰略、人力資源規劃、內外部招聘計劃等為需求框架，允許員工基于實際崗位工作需求、結合自己所掌握的各種信息提出符合個人口味的培訓項目申請。這既符合企業培訓的根本目的，又充分考慮了員工需求多樣化且較為分散、難以集中組織的實際情況；另外，培訓申請制還將培訓管理中的信息搜集職責轉移到員工身上，無形中減輕了人力資源部的事務性工作負擔。

2.變被動培訓員工為員工自主選擇培訓。傳統的培訓管理流程使得員工更多的是被動接受培訓項目。培訓申請制下，企業只需確立基本原則，只要申請言之成理，實際的培訓項目完全由員工自己計劃和安排。比較而言，員工獲得了較多的自主權，必然會產生較強的培訓動機，提高對培訓課程的興趣、理解力及學習努力程度。

3.變無監管的旅游、消費為有目的、高效率的學習。“培訓必去風景名勝地”似乎已成為企業培訓活動的慣例，諸如此類的在職消費嚴重消耗著中小企業為數不多的培訓經費。培訓申請制引入審批機制，為人力資源管理部門提供了有效的培訓管控工具，可以規范培訓經費的使用，使得有限的資金產生最大的效益。

4.變高風險投資為高素質員工、高盈利企業。很多中小企業為解決培訓風險問題出臺硬性規定，例如對參與外訓的人員設置工齡要求、對參訓后若干年內辭職、離職的人員規定賠償措施等等。此類措施雖然降低了企業的培訓風險，但也阻礙了培訓的發展。培訓申請制可以有效控制投資風險。按照知識的通用性將培訓分類，那些不但對本企業有用而且對其他企業也有用的通用知識培訓，主要由員工個人承擔培訓責任并支付培訓成本；那些只對本企業有用而對其他企業用途很少或根本無用的非通用知識培訓，主要由企業負責并支付培訓成本。培訓申請制可以最大化地擴大培訓收益，引入培訓成果轉化管理。鼓勵參加外訓的員工結合工作實際展開內訓，使中小企業花一個人的培訓費用提高全體人員的知識技能。這些規定，為那些參加“冷門”培訓的員工提供了基本保障，為員工通過培訓獲取更多個人收益提供了“綠色”通道。

三、培訓申請制實例

某中型工業企業，年收入1.2個億，內部包括研發、設計、采購、生產、檢驗、銷售各流程，設有質量、人事、財務、資產、安全等職能部門，員工700余人，涉及近30個專業，涵蓋博士、碩士、本科、大專、中專、技校各學歷層次。該企業員工認為人力資源部門開展培訓需求調查不過是“走形式”，對于企業提供的培訓項目、培訓課程也很少參加。年終考評時，各部門對人力資源部的培訓管理頗有微詞，認為其效率低下，效果不佳。該企業的培訓主管對此感到委屈：自從出現受訓研發人員跳槽事件后，公司削減了培訓開支，加強了計劃控制，此條件下仍正常開展培訓已屬不易，卻得不到員工的理解和支持。為解決上述問題，結合該公司實際情況，遵循培訓申請制的基本設計思路，制定公司培訓申請制如下：

××公司培訓申請制度（節選）

總則為進一步規范培訓經費的使用、完善公司的培訓管理制度，提高在職人員素質與技能,改善工作績效，依據國家《企業職工培訓規定》、《職業技能培訓和鑒定條例》的相關規定，制定本制度。

原則堅持公開、公平、公正的原則，堅持依法辦事、規范有序的原則。

范圍本辦法適用于××公司全體員工。

組織成立培訓管理領導委員會，由公司領導層組成，負責培訓管理制度的審定及重大決策，負責年度培訓預算的審批、年終工作報告的審議，負責培訓申請中的爭議的裁決；

成立培訓申請審核委員會，由公司內、外專家組成，定期召開會議，討論外部培訓申請的評審原則及細則，負責員工培訓申請書的審核，按規定給出是否支持該員工參與此培訓項目的具體建議；

成立培訓申請管理辦公室，由公司人力資源部相關人員組成，負責培訓申請相關的信息發布、申請受理、初步審查、培訓經費使用管理、培訓效果評估等具體事務。

員工申請的要求

公司員工可根據人力資源管理部門發布的崗位人員需求信息，撰寫培訓申請書，向公司申請培訓經費資助，參加外部培訓，申請要求如下：

①員工所申請的外部培訓項目必須與人力資源管理部門發布的人力資源規劃、年度計劃、內部招聘計劃及崗位人員需求信息相符合，不在上述文件范圍內的或與之無關的培訓申請不予受理；

②培訓申請書必須寫明培訓項目的承辦機構、項目名稱、大致內容、時間起止、所需經費以及預計效果（培訓效果的具體形式可以是權威機構頒發的證書、獲得某項任職資格、能夠承擔某項具體工作、攻克某項難題、在公司內部開展內訓）；

③培訓申請書必須寫明申請人的性別、年齡、學歷、專業、現崗位、近期個人績效情況、以往參加培訓情況等，對自身是否適應培訓要求、能否達到培訓目的做出闡述；

④申請人將外部培訓申請書提交給公司培訓申請管理辦公室，領取回執，等待通知。

培訓申請的審批

公司培訓申請管理辦公室（可設在人力資源部）負責受理員工的培訓申請書，對其進行審批。員工培訓申請的審核要點如下：

①公司培訓申請管理辦公室負責對外部培訓項目的真實性進行審查，即核實培訓機構、培訓地點、培訓時間、培訓經費；

②公司培訓申請管理辦公室負責對外部培訓項目的風險性進行審查，即對申請書所述的培訓預計效果的具體形式進行審核，對該形式能否有效反映培訓效果做出判斷；

③公司培訓申請管理辦公室（或人力資源管理部門）聘請公司內、外專家，按專業形成評審專家庫，定期維護更新，以確保評審機制的有效運行；

④公司培訓申請管理辦公室將培訓申請書匯總后，匿名提交給相關專業的3-5名專家進行評審。單人單次培訓經費在1萬元以下的，由3名專家審核；單人單次培訓經費在1萬元以上的（5萬元以下），由5名專家審核；

⑤專家對培訓項目是否符合公司發展戰略及人才需求做出判斷；由專家對該申請人自身條件是否符合培訓要求做出評估；

⑥公司培訓申請管理辦公室收集專家意見，對于多數專家審核通過的申請書，簽字確認進入資助程序。

培訓經費的管理

①按規定以公司員工工資總額的2.5%計提培訓經費，將其中的80%劃撥構成外部培訓基金，用于資助本公司員工的外部培訓申請，由公司培訓申請管理辦公室負責管理使用；

②公司培訓申請管理辦公室對外部培訓申請的知識專用性進行判定，即按照普通知識、行業知識、公司專用知識對待資助申請進行分類，確定資助比例。普通知識培訓資助比例為30%；行業知識培訓資助比例為60%；公司專用知識培訓的資助比例為90%；

③員工的申請通過審批后，培訓費用中公司資助部分由員工通過向公司借款的方式先行支用，參加培訓；

④待培訓完成，由培訓申請管理辦公室負責培訓效果的審核，即審查受資助人（申請人）是否達到了前申請書所述的預期效果；

⑤受資助人達到預期效果的，可以有效憑證報銷規定比例的培訓費用，沖抵借款；受資助人未達到預期效果的，當月起按照一定比例從該員工的工資收入中扣除，直至還清借款；

⑥培訓申請管理辦公室可組織開展內部培訓，聘用前述達到預期培訓效果的員工為內部講師，將外部培訓所獲得的知識與本公司實踐結合，將有用知識擴散到公司內部，視參與內部培訓的員工數量及培訓效果向該員工支付一定的報酬，內部培訓報酬最高可達外部培訓經費的100%。

附則本辦法未盡事宜，參照上級有關文件、規定執行。本辦法在執行過程中，如與國家政策調整發生矛盾時，按國家政策執行。本辦法由人力資源部負責解釋。本辦法自發布之日起執行，原《××公司培訓管理制度》同期廢止。

四、討論

培訓申請制是在制度化管理理念指導下，針對中小企業培訓管理中存在的問題，結合中小企業的管理特點而設計提出的，具有較強的可行性。培訓市場的發展情況是影響制度可行性的重要因素。在實踐中還應注意，切實衡量現有的培訓制度所取得的投資收益與實行申請制的投資收益是決定是否采用該項制度的前提，在運行該制度時需要如上文實際案例所指出的那些機構、人員經費作為支撐。

1.李玲：《中國企業在職培訓投資困境分析》，載《中國人力資源開發》，2004年第1期。

2.何臘柏：《通過機制創新破解企業培訓困局》，載《中國人力資源開發》，2006年第8期。

3.田恩舜、楊雅清：《企業培訓的風險及其防范策略》，載《中國人力資源開發》，2004年第8期。

4.李春苗、林澤炎：《我國培訓市場現狀調查》，載《中國人力資源開發》，2004年第5期。

5.辛欣、趙欣：《中小企業人力資源管理外包淺析》，載《企業科技與發展》，2007年第12期。