常見勞動爭議風險防范之證據管理

● 張 艷 倪金祥

據統計，2008年全國勞動爭議立案受理案件136.3萬件，企業敗訴率為87%，其中因勞動糾紛證據不足導致案件敗訴率達60%。在各種爭議中，有關事實勞動關系、勞動報酬及結束勞動關系成為最主要的爭議。企業如何做好證據管理，有效預防勞動爭議，是擺在企業管理者面前的重要課題。本文結合勞動爭議適用的證據規則，從證據管理角度系統分析了企業如何預防事實勞動關系、勞動報酬及結束勞動關系的爭議風險。

一、事實勞動關系爭議與證據管理

事實勞動關系是指沒有按法律規定簽訂正式書面合同而形成的勞動關系。事實勞動關系一旦形成，企業將面臨支付兩倍工資的賠償風險；事實勞動關系滿一年的，企業須與勞動者簽訂無固定期限勞動合同。表1顯示了事實勞動關系的舉證責任與證據認定。

事實勞動關系主要由勞動者舉證，企業應在如下幾個方面做好證據管理：

（一）規范勞動合同管理

1.規范勞動合同管理流程，妥善保管好合同簽訂過程中形成的書面資料。勞動合同應在指定地點和時間簽訂，在專人的監督下訂立，確保是勞動者本人簽訂。為防止勞動合同丟失或損毀造成事實勞動關系，企業應簽訂一式多份勞動合同，分別予以保管；同時建立勞動者名冊，招用勞動者應及時登記在名冊上。發放勞動合同時應實行簽收制度，用以證明企業已經將勞動合同交給勞動者。為避免因疏忽導致過期未續簽，企業最好對勞動合同信息實行計算機管理，設置合同到期提前預警程序，并定期檢查合同的簽訂情況。

2.通過集體勞動合同明確勞動報酬。由于事實勞動關系對勞動報酬的約定不明確，極易產生勞動爭議，企業可在集體合同中預先約定勞動報酬和勞動條件等標準，在發生事實勞動關系時，避免勞動報酬過高的風險。

（二）規范用工管理

1.明確招聘流程，集中招聘管理權。不少企業招聘管理混亂，用人部門隨意用工，往往是勞動者入職一段時間后才告知人力資源部門是否留用，造成勞動者與企業間的矛盾。因此，企業必須要明確招聘流程，集中招聘管理權，勞動者必須辦理入職手續后方可上崗。同時，企業應對用工部門的負責人進行有關簽訂勞動合同的培訓。

表1 事實勞動關系的舉證責任與證據認定

2.加強對小時用工、勞務派遣、勞務外包等用工形式的管理。對于小時用工，如果企業沒有配套的管理辦法，往往會發生事實勞動關系爭議。因此，企業應與小時工簽訂小時工用工協議。對于勞務派遣或勞務外包，企業應選擇具有合法資質的單位簽訂協議，細化有關勞動管理、勞動報酬及支付等內容，防止因文字歧義引發的勞動爭議，并保存勞務派遣或勞務外包單位與勞務工之間簽訂的勞動合同。在具體操作過程中，企業還應注意：（1）避免向勞務工直接支付工資，必須直接支付的，應在工資簽收表上注明；（2）避免使用有與本企業有關的工牌；（3）要求勞務派遣或外包公司為勞務工購買社會保險或商業保險；（4）在需要企業負責考勤時，應書面明確是某勞務派遣（外包）公司勞務工考勤表。總之，企業應避免與勞務工之間可能產生事實勞動關系爭議的證據。

二、勞動報酬爭議與證據管理

勞動報酬爭議是最常見的爭議，而又以加班工資爭議為主，此類爭議極易發展為集體性案件。表2顯示了勞動報酬爭議的舉證責任與證據認定。

勞動報酬爭議的舉證責任主要由企業承擔，企業不能舉證或舉證不力，將承擔不利后果。勞動報酬爭議主要集中在勞動報酬的構成、勞動報酬標準、加班事實、加班時數、加班工資計算基數等方面。企業應在如下幾個方面做好證據管理：

（一）通過規章制度和勞動合同明確有關勞動報酬的約定

1.明確勞動報酬的標準及構成。用人單位應根據《關于工資總額組成的規定》等法規合理設計工資福利結構，明確勞動報酬的標準。有關勞動報酬的約定并非一定表現為具體的數額，也可以表現為一定的計算方式，如計件工資制明確計件定額和計件單價。為避免非工資項目因發放形式不當引起的糾紛，企業對國家明確規定不列入工資項目，如交通補貼、差旅費、午餐費、通訊費、洗理費等，應盡量采用財務報銷的方式，避免隨同工資一并發放，也不應在工資單中列入該項目。對于高級管理人員，為避免被追訴巨額加班費，企業應申請實行不定時工作制，并在勞動合同中約定不再另行支付其加班工資。對于設立年終獎的企業，應通過制度或合同約定離職人員是否享受年終獎金。

2.明確加班工資的計算基數。目前加班加點工資計算基數沒有統一規定，有的規定以當月工資總額作為計算基數，有的規定以標準工資作為計算基數，有的則允許在不低于最低工資的情況下由當事人約定。對于允許當事人約定的，用人單位可在勞動合同中明確加班加點工資的計算基數，即哪些工資項目計入加班加點工資，具體標準是多少。如果勞動合同沒有對加班費的計算基數作出約定的，司法實踐將會以實際發放的工資作為加班工資的計算基數。

3.明確各類假期工資的計算標準。法定節假日的工資支付法律有統一的規定，但事假、病假等期間的工資則需要用人單位根據地方法規進行約定，即假期工資包括哪些工資項目。

表2 勞動報酬爭議的舉證責任與證據認定

（二）規范企業考勤、加班管理

企業應在管理制度中明確：員工加班須填寫加班申請單，經部門負責人簽字同意后方安排加班，員工自愿延長工作時間不算加班；員工考勤卡僅是記錄員工考勤的依據，必須輔以部門負責人審批的加班申請單方可計算和認定加班時間。考勤記錄和加班記錄須經員工書面確認，至少要保存兩年。企業在日常管理中，還需注意如值班記錄、生產會議紀要等可能引起加班事實爭議的證據管理，防止因此產生的加班工資爭議。

（三）規范加班工資發放與工資簽收管理

企業不能將加班工資以“獎金”、“節日福利”、“節日補助”等名目發放，否則一旦發生糾紛，企業將必須“重復”支付加班費。企業也不應與勞動者約定固定加班工資,因為如果實際加班費超出了約定的金額，勞動者仍然可以要求用人單位補足加班費的差額，但如果實際加班費少于約定的金額，用人單位必須按約定的加班費發放。

企業每月還應將出勤時數、加班時數、工資、加班工資、各類假期工資等明確單列在工資單上，由勞動者簽收確認。并在公司管理制度

中或勞動合同中約定：勞動者應對每月工資支付情況等認真核對，如有異議，應于本人工資到帳后5個工作日內向用人單位書面提出，逾期則視為無異議。經勞動者確認的工資單企業至少要保存兩年。

三、結束勞動關系爭議與證據管理

終止或解除勞動關系分為四種形式：用人單位單方面解除、雙方協商解除、合同到期終止、勞動者單方面解除，本文重點分析前面三種情形。表3顯示了結束勞動關系爭議的舉證責任與證據認定。

結束勞動關系的爭議主要是圍繞結束形式、結束勞動合同理由與事實、結束程序等幾個方面展開，焦點是是否應當支付經濟補償金以及支付的標準與金額。企業應在如下幾個方面做好證據管理：

（一）以書面形式明確結束勞動關系

企業應以書面形式明確結束勞動關系，并由員工簽字確認，防范因證據管理漏洞導致被追訴經濟補償金或賠償金。對于用人單位單方面解除的，需在《解除勞動合同通知書》中明確解除的理由、事實與時間；對于雙方協商解除的，需在《解除勞動合同通知書》中明確“經雙方協商一致解除勞動合同”和協商解除的時間；對于到期終止勞動合同的，需在《終止勞動合同通知書》中明確在原勞動報酬及崗位不變的情況下，哪一方主動提出終止勞動合同；對于勞動者因主動離職單方面解除勞動合同的，要求勞動者填寫《員工解除勞動合同申請書》，明確是勞動者因個人原因單方面提出解除勞動合同。

為進一步明確勞動關系結束后雙方的權利與義務，企業可與勞動者簽訂《解除（終止）勞動合同協議書》，約定：（1）至本協議簽訂之日，甲方已經依法向勞動者足額支付了工資、社會保險等勞動條件和勞動報酬；（2）乙方應按用人單位要求辦理工作交接手續，如果因為工作交接對用人單位造成損失的，甲方有權向其請求賠償。

表3 結束勞動合同關系爭議的舉證責任與證據認定

（二）細化過錯性解除的制度依據

過錯性解除的認定主要依據企業內部規章制度，但由于很多企業規章制度文字表述模糊、籠統，容易引起解除勞動關系依據的爭議。因此，企業應細化過錯性解除勞動合同的依據：

1.細化試用期錄用條件。通過招聘廣告和崗位說明書等明確崗位必須具備的學歷、資格證書、工作經驗等錄用條件與崗位職責，在錄用前向應聘者公示，并要求應聘者確認。通過企業績效考核制度，明確試用期考核錄用標準，嚴格試用期考核，書面確認試用期考核結果，做好證據固定。

2.細化嚴重違紀違規行為，量化重大損害。企業在制定獎懲制度的同時，還應將有關違規違紀行為加以匯總、分級，細化違規違紀行為，量化重大損害，并制定相應的處罰辦法。有的企業將違規違紀行為匯總成130條的《獎懲細則》，按嚴重程度將其分為三級，并規定了相應的處罰辦法。

3.建立勞動者不勝任崗位的標準。企業應在績效管理制度中明確不勝任工作的標準，如“一年內季度考核結果累計三次及以上為差者即為不勝任本崗位工作”。直線主管應與員工溝通制定業績目標和考核標準，以保留考核過程的文件和考核結果，并要求員工簽字確認。對考核不勝任的員工應書面通知調整工作崗位，并要求員工簽收；對不勝任崗位的員工進行培訓時，要與員工書面確認培訓內容及培訓過程，并保留培訓記錄。

（三）收集構成“企業單方解除勞動合同”的證據

企業在日常管理中應注意收集員工“嚴重違紀”的證據。在法律上，企業可單方面解除勞動合同的證據主要有以下幾類：（1）違紀員工本人撰寫的“檢討書”、“申辯書”等；（2）員工違紀涉及的物證或帶有拍攝時間的照片、視聽資料、錄音、錄像等；（3）其他員工或知情者的證詞、證明書等；（4）包括違紀員工在內的全體會議人員簽名的會議紀要等。在各種證據中，違紀員工簽字的書面證據是最有效的證據。所以，企業應讓違紀員工做出書面檢討、書面情況說明等，并對違紀行為做出書面處理材料，由員工簽字確認。對違紀行為有異議的可提請工會討論，并詳細記錄。

（四）保存履行“單方解除勞動合同”的法定程序證據

對于用人單位單方解除的，用人單位應當保存經工會簽署意見的解除勞動合同通知書；對于用人單位提前通知解除的，用人單位應保存由勞動者簽字確認的“已提前三十日通知勞動者”或“已額外支付一個月工資（含具體金額）”的書證；對于辦理工作交接，用人單位應保存由勞動者簽字確認的“已告知勞動者辦理工作交接的事項和內容”的書面證據，同時還應保存已出具相關證明及已辦理退工手續的證據。

（五）明確經濟補償金標準

根據《勞動合同法》，非過錯性解除、雙方協商解除以及企業終止到期的勞動合同均需支付經濟補償金。雖然具體的補償標準也已明確規定，但在實踐中有關經濟補償金標準的爭議仍很多，主要由非工資項目發放形式不當或經濟補償計算年限而引起。因此，企業必須規范工資發放管理，避免將非工資項目以工資收入的形式發放，并做好員工企業工齡的管理。

《勞動合同法》、《勞動爭議調解仲裁法》等法律的實施，加重了企業舉證責任和勞動關系管理的風險，有關事實勞動關系、勞動報酬及結束勞動合同關系的證據管理應成為各個企業勞動關系管理的重點。企業應熟悉證據規則，完善企業內部規章制度和勞動合同管理，加強對日常勞動關系管理過程中的證據管理，盡可能地使法律事實與客觀事實保持一致，從而有效降低勞動爭議風險。參考文獻

1.鄧旭明等著：《用證據說話:勞動爭議官司證據指導》，法律出版社，2008年版。

2.石晶，周翔主編：《勞動爭議處理及其應對策略》，中國民主法制出版社，2009年版。

3.程延園主編：《勞動爭議案例》，中國勞動社會保障出版社，2009年版。