信息時代醫院人事檔案的服務和利用

馬宏凌

(廣西壯族自治區人民醫院人力資源部 廣西南寧 530021)

人事檔案的作用在于為人事工作服務,它除了是個人增加工資、晉升職稱的重要依據外,還是對個人經歷、活動、表現和德、才、績、能綜合素質的直接記載。傳統以手工處理為主的紙質檔案管理模式愈來愈暴露出工作效率低下,無法滿足動態管理的需要,已經不能很好地適應時代的發展。通過數據庫建立信息平臺,實現檔案信息數字化,可大大提高檔案的服務、利用的效率和質量。

(1)傳統方法建立的人事檔案是原始的真實記錄,具有憑證性質和參考性質,而計算機具有強大的信息和數據處理功能,建立人事檔案信息數據庫,是檔案信息化建設的基礎工作,也是檔案實現優質服務的前提。我院是一所以醫療為中心,兼有科研、教學和預防為一體的大型綜合性省級三級甲等醫院,是廣西的醫療中心。在醫院領導的大力支持和計算機室通力合作下,人事檔案室完成了將全院職工個人紙質檔案非機密的信息內容,輸入數據庫,并進行了圖像電子掃描到個人基本信息欄內。以人力資源部為主導,以完善檔案信息化設施和健全安全體系為保障,著力加強檔案信息化標準規范和檔案室信息資源建設,構建一個人事管理信息平臺,配備專門的人事管理服務器。安裝人事管理客戶端軟件,醫院領導和重要的職能部門,通過信息網絡平臺可以進行檔案資料的遠程查詢,實現人事檔案管理資源共享。采用一種管理模式,實現一體化管理,按醫院主管部門實行權限分級,除了人事檔案室,其他部門須經人力資源部授權才能查看已授權的信息,未經授權的信息無權操作顯示檔案個人基本信息。在堅持紙質檔案管理基本原則的基礎上,根據電子文檔管理的實際,積極探索檔案工作信息化管理的有效辦法。由人事檔案管理員,完成了自建院以來全院各級各類人員信息的輸入數據庫,并根據變化隨時更新,使電子化檔案逐漸成為醫院專業技術人員重要信息資源,滿足醫院臨床醫療、教學、科研、人才隊伍建設等方面需要。

(2)變坐等查閱為主動提供信息,讓人事檔案在充當醫院領導參謀上發揮作用,為醫院領導用人、決策服務。在醫院發展中,是否擁有一支高素質的干部人才隊伍,是醫院面臨的首要問題,這就需要人事部門對有關人員的年齡狀況、學識水平、知識結構、政治思想素質、業務能力和主要工作經歷等,有一個合乎實際的了解和掌握。要達到此目的就必要借助于人事檔案信息。自2003年以來,隨著我院人事制度改革、崗位競聘,選拔了一大批既有高學歷和較強業務能力,政治素質和組織領導才能的年輕干部,成為各科室的負責人,主要骨干力量。在這些干部的任用過程中,人事檔案信息通過數據庫,實現主動服務和優質服務,迅速、有效的提供真實、可靠、準確的數據,大大提高檔案利用的效率和質量,為醫院領導全面地考察和正確的使用人才提供了重要的依據。完成了醫院重要人才、重點人才個人信息的匯總,為醫院落實人才優先發展、人才引進培養、發揮人才作用、建設人才小高地等工作提供重要參考依據。通過信息化建設把檔案服務主動送到了醫院領導辦公桌前,極大地提高了工作效率。

(3)檔案管理的目的就是最大限度地開發檔案信息資源,使檔案發揮社會效益。科學技術的進步要依靠人才的優勢,醫院是以醫療為主體,專業技術人員職稱高、學歷高。但目前醫院人才隊伍人事檔案中反映專業技術干部綜合能力、素質的績效考核材料較少。考核體系的科學性和完善性欠缺,考核過程存在著只重結果不重過程、只重量不重質等問題,尚未完全發揮出預期的激勵作用。專業技術干部績效情況,目前只能從高級職稱評聘材料中反映一個人的某一階段的業績成果,不能全方位反映干部個人量化考核動態工作表現信息的內容,績效考核形成的材料并沒有得到有效的整理和歸檔,更沒有得到有效的開發和利用。因此,醫院專業技術人員工作實際、科研成果、論文論著發表、業績考核、職稱晉升、人才素質測評、成果獎勵、留學回國人員、專業技術隊伍的人才培訓、優秀專家等方面的紙制及電子數據應需要得到及時的補充、整理和歸檔。專業技術人才的檔案信息材料,涉及面廣,是多個學科、多門類、多層次,建立與各主管部門經常性聯絡,及時上門收取,豐富人事檔案的內容,更好地為醫院人才隊伍建設的政策實施、專項活動、落實待遇等提供了堅實地基礎。

(4)醫院人事檔案管理的主要任務是積極、及時地開發和利用人事檔案信息資源,不斷創新人事檔案服務機制。人事檔案不僅僅是干部提拔的輔助工作,而應成為全社會合理使用的資源服務。隨著社會的發展和全民檔案意識的普遍提高,人們要求檔案部門提供的服務內容已不僅僅局限在政治范疇,而是延伸到了社會生活的各個方面,為適應此要求,檔案室提供的內容更加廣泛。人事檔案經常地被查詢、翻閱和復印,對檔案原件人為的觸摸污損和在靜電復印過程中光照帶來的危害及機械損傷,使得原件壽命大大減少,不利于保護原始檔案。而通過人事信息數據庫,可以幫助職工查找所需信息,在核查工齡、解決工資、福利、保險及財產繼承等方面發揮了檔案憑證的重要作用。

(5)整合信息資源,主動提供適用人事檔案信息,為高校畢業生雙選服務。為適應醫院發展,根據醫院用人科室的需求,提前將求職高校畢業生個人基本情況、個人簡歷、在校學習成績、專業特長、論文發表、獲獎情況、興趣愛好、黨團情況、甚至身高體重、參加的競賽、當選的學生干部、參與的社會實踐、家庭情況、體檢表等材料匯集成冊,信息輸入數據庫內存儲,以最快的時間傳遞給醫院領導和用人科室,便于調閱、查詢。同時將我院醫院規模、技術力量、發展情況等信息,通過院外網發布,供高校畢業生參閱。醫院根據畢業生面試、技能考核等結果,進行綜合分析做好推測學生的綜合素質和具有的潛能,為醫院和用人科室正確選用畢業生提供了滿意的服務。

信息時代只有加強計算機開發在醫院人事檔案領域里的服務和應用,挖掘檔案潛力,才能充分發揮人事檔案在醫院現代化建設中的重要作用。