檔案管理中電子文件的前端控制理論

摘 要:電子文件的生命周期分為三個階段，即設計、形成、維護階段。電子文件的產生為檔案管理帶來了便利的同時，也帶來了弊端，電子文件的特性使得生成文件的前端控制相當重要。

關鍵詞:檔案管理; 電子文件; 前端控制

中圖分類號:G276 文獻標識碼:A 文章編號:1006-3315(2010)4-146-001

相比較傳統的紙質文件，電子文件具有非人工識讀性、系統依賴性、信息與特定載體之間的可分離性、信息的易變性、信息存儲的高密度性、多種信息媒體的集成性和信息的可操作性。它的產生使人們開始質疑傳統的文件生命周期理論，我們把電子文件的生命周期分為三個階段，即設計、形成、維護階段。其中設計階段是指電子文件管理信息系統的設計、開發和安裝階段。

1、前端控制理論的含義

所謂“前端控制”，是根據文件生命周期理論和全程控制原則，對電子文件從生成到歸檔的整個過程進行統一規劃和統一要求，對文件、檔案工作的業務流程進行重組，并在文件形成和維護階段進行有效的監督，從而實現對電子文件的超前控制和全程管理。

在傳統的檔案管理中，文件在歸檔之后才由檔案部門對其進行控制，而在這之前的工作都是由文書部門控制。在電子文件中，檔案人員對電子文件要何時介入管理，選擇他們在文件生命周期中進行干預的時機，甚至重新思考這種生命周期本身。因此，檔案工作者要制定有關保存、整理和淘汰電子檔案的原則和標準。

2、電子文件前端控制的背景

文件前端控制要做的工作主要是設計特定的文件類型，其目的一是提高文件實現其產生目的的能力，二是減少處理同樣信息量的單份文件的數量。而電子文件時代下，電子文件管理信息系統處理文件的能力以及信息的安全是電子文件管理的重要部分，因此，電子文件前端控制就顯得非常重要。

電子文件數量大量生成，使人們不得不去思考其控制問題。文件反映著人們生活的方方面面，隨著人們社會活動的增加和社會信息的全球化，文件的增長呈現著直線上升的趨勢。特別是在電子文件產生之后，指數倍的增長趨勢，導致大量的文件產生。這就要求對電子文件進行前端控制，避免沒有實際意義電子文件的產生。

由于電子文件質量參差不齊，文件的憑證作用需要電子文件前端控制來保證。傳統的紙質文件環境下，機關不論事情大小，都要發文，形成大量可發和不可發的文件。這樣就會使人們對文件的權威性產生懷疑。在電子文件下，由于傳統環境下日益形成的習慣，以及電子文件環境下發文的簡潔和易于操作性，產生的文件就會比傳統文件下發要多得多，如何保證文件的“憑證性”，就需要對文件進行“前端控制”。

電子文件安全問題比傳統環境下更為嚴重，迫切需要加強電子文件“前端”控制來解決。電子文件安全主要涉及到兩個方面，一是文件內容的安全，二是文件載體的安全。在電子文件時代，電子文件的信息和載體可分離性和系統依賴性，一旦技術革新或者使用不當，其信息內容就容易丟失或成為“死文件”。為了保證電子文件的安全，就需要對電子文件進行前端控制。

3、電子文件前端控制的內容

電子文件前端控制的實質就是檔案部門的介入時機問題。我們所說電子文件的三個基本階段，表明電子文件運動過程的前端已延伸到了電子文件管理系統的設計階段。因此，電子文件的前端控制主要表現為對電子文件管理系統的設計階段實施有效控制，盡可能把電子文件全程管理的所有要求設計在系統之中，從而設計出功能合理的文件管理系統作為管好電子文件的先決條件。這說明，電子文件的前端控制比傳統文件還要更加超前，機關檔案部門和人員介入電子文件管理的時機需要更加提前。

4、電子文件前端控制的意義

首先，前端控制是確保電子文件真實可靠、完整歸檔、安全利用和長期可讀的有效策略。由于電子文件具有易流失、易更改等特點，文件內容乃至文件本身出現差錯的可能性比紙質文件要大得多，其中很多差錯及其造成的后果是難以挽回的。只有把保障電子文件安全、可靠、完整、可讀的措施付諸于文件形成過程，方可有效地防止電子文件的損傷和破壞。因此檔案部門和人員只有在系統設計階段實行前端控制，才能真正確保電子文件的生成和管理質量。

其次，前端控制是電子文件管理系統優化管理功能、提高管理效率的有效措施。電子文件管理系統在整個管理過程中合理安排、重新構建業務流程，盡量減少和消除管理環節的重復和疏漏，從而使電子文件管理達到更加科學、合理和有效的目標。

5、檔案電子文件前端控制的方法

(1)樹立電子文件前端控制觀念。要求檔案管理的相關人員，認識到電子文件包括設計、形成和維護三個階段，樹立前端控制觀念，將前端控制納入到電子文件管理之中，讓他們認識到電子文件前端控制的重要作用，形成一個有利的社會環境和工作氛圍。

(2)加強管理。關于電子文件前端控制，一是對人的管理;二是選擇有效的控制手段和控制方式，其中控制方式包括直接控制和間接控制兩種方式，控制手段包括現場控制、前饋控制和反饋控制;三是制定控制規則，要在本單位內形成一個標準的控制規則;四是營造一個電子文件前端控制的環境。

(3)加強有關理論和技術的學習。電子文件前端控制涉及到的知識是多方面的。首先，要具有控制理論的知識，能夠將控制技巧運用到實際工作中去。其次，要加強檔案學理論知識的學習，理解電子文件生命周期理論和文件前端管理的重要性。再次，要具有計算機知識，電子文件與計算機知識、網絡知識等密切相關，這就需要了解計算機技術最前沿的背景知識。

總之，電子文件前端控制是電子環境下對電子文件從生成到歸檔整個過程進行安全、科學、規范管理的有效措施，要求檔案管理部門和工作人員要提高認識，加強學習，以不斷提高電子文件管理效率和質量。

參考文獻:

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