現刊三合一坐標定位排架法

［摘 要］“分類號·共性詞·刊名字順”三合一坐標定位排架法可以把同類刊物集中在一起，又能將同類中還有一定共性的刊物再次細分集中在一起，使現刊歸類更透徹，而且排架號簡明有規律、方位明確、定位性好，很適合現刊快速上架、準確回架和高效整架。

［關鍵詞］期刊管理；現刊；排架方法；坐標定位法

［中圖分類號］G255.2 ［文獻標志碼］B ［文章編號］1005-6041(2010)06-0043-04

盡管期刊全文數據庫在現代圖書館網絡服務中發揮出前所未有的作用，替代了紙本過刊的一些使命，但由于現刊出版及時、內容新、閱讀直觀，仍是到館讀者的摯愛。現刊閱覽在當今實體圖書館中的意義已顯得更為突出。排架是期刊管理工作的一個核心問題，它直接關系到讀者利用和館員日常管理的效率。

1 現刊排架問題簡述

期刊排架種類復雜，形式多樣，長時間以來一直在爭論中演變，在實踐中發展。目前越來越多的圖書館傾向于“分類號·刊名字順·年代時間”的排架做法。但現刊在館時間一般只有一年，實際上還是采用“分類號·刊名字順”的做法。“分類號·刊名字順”排架法一方面體現出學科主題的系統性，能夠物以類聚；另一方面符合讀者的查閱習慣，能滿足讀者“族性檢索”的需求，讀者通過一種刊物能發現更多的同類或相關刊物，拓寬資訊來源，進而也提高了相關刊物的利用。［1］同時，同類刊物又按刊名字順排列，有規律，易被掌握。這些優點是目前其他方法無法比擬的，這也是圖書館界比較認可的主要原因。但由該辦法直接組配出來的排架號往往結構復雜、號碼冗長，如“C55/J56044”“C96/R29265”“Q495/C73844”等，不易被理解，取號操作較麻煩，號碼的定位性不強而難找準架位等。［2］如何發揮其優點，克服其缺點，很有探索價值和現實意義。

2 坐標定位排架號

21 現刊與過刊的排架方式可不同

現刊在圖書館上架的閱覽周期一般只算一年，一旦訂閱確定之后，總的品種和數量就趨于穩定。刊名、郵發號等刊物特征在一年內也不會有大的變化。而過刊跨越的時間長，因停刊、改名、新增以及圖書館每年經費、讀者結構調整等多種因素影響，圖書館每年訂購刊物的品種和數量都可能發生大的變化。現刊的穩定特點適合靜態排架方式，如定位排架；過刊的變化特點則宜用動態的排架方式，如傳統的索刊號排架。兩者的利用特點也不同，現刊閱覽具有大眾化特點，隨意性較大；而過刊查找具有專業性特點，針對性較強。因此，現刊和過刊的排架方式可以不同，不應強行地將兩者捆綁在一起。

22 對現刊排架號的要求

讀者利用的大眾化和隨意性特點要求現刊排架號要通俗易懂，簡單明了，并便于操作。從管理的角度來說，就是要體現出一定的科學性和專業性。［3］“分類號·刊名字順”式的傳統索刊號方法基本符合管理要求，但不便于讀者掌握和利用，往往會出現讀者因不懂或嫌麻煩而亂丟亂放的現象。把分類和刊名字順等信息翻譯轉化為“民用”號碼是解決問題的有效途徑。數字是最易識別的號碼，把索刊號用數字翻譯過來，排架號就可以簡明易懂了，流水號和坐標定位號的制訂如表1所示。表1 流水號與坐標定位號舉例

刊 名傳統索刊號分類號刊次號流水號坐標定位號表達方式一表達方式二………………風流一代D43F382002排2架1層1號2211黃金時代D43H262012排2架1層2號2212續表1

刊 名傳統索刊號分類號刊次號流水號坐標定位號表達方式一表達方式二遼寧青年D43L452022排2架1層3號2213年輕人D43N552032排2架1層4號2214………………………………婦女之友D44F492212排3架4層1號2341………………………………23 坐標定位排架號的優點

表1中的方法可以把同類刊物都集中在一起，又能按刊名首字音依次排序，刊物的排序結果一樣。只要能達到目標，那么方法越簡單、效果越明顯的自然就越好。傳統索刊號作為一種動態排架號碼在現實中多是不連續性的，中間隨時會出現斷號，這樣前后排架號無法作為回架參照物，不便于找準架位。流水號簡單直白，具有連貫性，但因不是具體的位置碼，上架時仍容易走過頭或走錯位。坐標定位號簡明易理解，規律好把握，尤其是給人的方位感十分明確，在哪一排哪一架清清楚楚，就是在哪一層哪一列也明明白白，讀者只要知道手上刊物的排架號就能夠直奔應擺放的確切位置，方便準確，高效快捷。

24 坐標定位排架號的編碼方法

坐標定位排架法其實是多維坐標定位法在圖書館的應用，編碼方式應因地制宜，結合具體閱覽室書架的擺設格局、刊架的規格以及刊物在架上的擺放情況而定。［4-5］如大開間某閱覽室的第1組（或A組）第2排第3架第4層第3列的架號可標寫為“12343”或“A2343”。如果書架直線或回型擺放，不分組也不分排，且書架總數超10個，則前面2位數可表示架號，如“3333”或“3333”表示第33號架第3層第3列。

坐標定位排架號需一一對應，即每種現刊的封面要醒目地標明它的排架號，對應的現刊架位上也要貼寫有相同的號碼，同時每一組、每一排、每一架也要分別配備組號牌、排號牌和架號牌，這樣才能真正方便讀者和工作人員按從大方位到細位置的順序快速準確地“對號入座”。

25 坐標定位排架號與學科主題關系的處理

為了讓讀者清楚坐標定位排架號與學科主題的關系，需在相應的書架上配備對應的學科主題分類標識牌，標明某學科主題由哪個架號開始至哪個架號結束，如“S 農業科學6111~6344”“Z31 高校學報 7321~9144”。

3 “分類號·共性詞·刊名字順”三合一坐標定位排架法

31 “分類號·刊名字順”二合一排架法的不足

在實踐工作中，按分類號集中再按刊名音序排列之后，會出現同類中還具有一定共性的刊物分散在不同的地方，如表2中的兩個例子，所列刊物在整理前的排列結果顯示“醫科”與“醫藥”、“圖書館”與“圖書情報”等交叉混雜在一起，給人以雜亂無章的感覺。這顯示“分類號·刊名字順”排架法仍存在不足，沒能把同類中還有共性的刊物做進一步細分集中。表2 二合一排架法改進前、后的對比舉例

[BHDFG11.5mm，WK90mm，K1mm，KW][ZB(]例子一改進前的排列結果改進后的排列結果[][][ZB(][BHDG5.5mm，KW]例子二[BHDG6mm，K34mm，KW]改進前的排列結果改進后的排列結果[ZB)W]安徽醫科大學學報安徽中醫學院學報白求恩軍醫學院學報北京中醫藥大學學報長春中醫藥大學學報第二軍醫大學學報第三軍醫大學學報福建醫科大學學報福建中醫學院學報[ZB)W]白求恩軍醫學院學報第二軍醫大學學報第三軍醫大學學報沈陽藥科大學學報中國藥科大學學報安徽醫科大學學報福建醫科大學學報廣東醫學院學報青島大學醫學院學報軍醫藥科醫科大[BH]醫學院[]大學圖書館學報國家圖書館學刊農業圖書情報學刊山東圖書館季刊數字圖書館論壇圖書館圖書館界圖書館雜志[BH]圖書情報工作圖書館圖書館界圖書館雜志大學圖書館學報國家圖書館學刊山東圖書館季刊數字圖書館論壇新世紀圖書館中國圖書館學報圖書館XX

圖書館續表2

[BHDFG14mm，WK90mm，K1mm，KW][ZB(]例子一改進前的排列結果改進后的排列結果[][][ZB(][BHDG7mm，KW]例子二[BHDG7mm，K34mm，KW]改進前的排列結果改進后的排列結果[ZB)W]廣東醫學院學報青島大學醫學院學報沈陽藥科大學學報中國藥科大學學報安徽中醫學院學報福建中醫學院學報北京中醫藥大學學報長春中醫藥大學學報中醫中醫藥[][]圖書情報知識現代圖書情報技術新世紀圖書館中國圖書館學報[ZB(]圖書情報工作圖書情報知識農業圖書情報學刊現代圖書情報技術圖書

情報XX圖

書情報32 同類中共性刊物細分集中的好處

從表2中“整理后的排列結果”來看，同類刊物中具有共性的刊物又能分別集中到一起，刊物得到進一步分類，且歸類透徹、條理清楚、層次分明，其規律和結果都讓人一目了然。前后刊物帶有相同字眼，這等于為刊物排架又提供了一個定位參照物。前后有參照物對照，對快速找架、準確擺放自然就更方便了。

在同類刊物中名稱上有相同字眼詞的刊物宜再次集中到一起，如《電腦愛好者》《新電腦》等帶“電腦”字眼的刊物、《計算機應用》《現代計算機》等有“計算機”字眼的刊物。有同一字眼詞、命名結構相同的刊物也宜緊排在一起，如《青年博覽》《青年時代》等“青年+xx”刊名結構的、《時代青年》《中國青年》等“xx+青年”結構的、《當代青年研究》《中國青年研究》等“xx+青年+xx”結構的。這樣步步跟隨，環環相扣，層層集中，使刊物歸類更加合理，更顯邏輯性和系統性，其規律性一目了然，讓人更易理解和掌握，有助于普及分類和排架知識。

33 “分類號·共性詞·刊名字順”三合一排架法的提出

同類刊物中具有共性字眼詞的刊物很多，處理好它們的歸類集中問題具有相當普遍的意義。因為是同類刊物，分類號已經相同，不可能再通過分類號來將它們進一步細分。因同義字眼詞交叉出現，如“電腦”與“計算機”、“青年”與“年輕人”等，并且有的在刊名的開頭、有的在中間，有的在結尾，因此，通過刊名字順辦法也難以將它們分別集中起來。因此，要將同類刊物集中，并繼續將同類中還有一定共性的刊物再次進行細分集中，“分類號·刊名字順”二合一排架法已無法滿足，需做進一步的擴展，可完善為“分類號·共性詞·刊名字順”三合一排架法。

34 三合一坐標定位排架法的實踐應用操作

目前很多圖書館集成管理系統軟件對書目數據都難以進行復合排序并轉換成Excel格式輸出。Excel作為通用的辦公軟件，操作簡便，且數據處理功能強，尤其能夠進行多重排序、自動求和、分類匯總等。［6］把Excel應用于期刊排架，效率高、效果好。［7］具體操作如下：

第一步：通過報刊征訂目錄數據庫（報刊發行公司每年免費提供，帶Excel輸出功能），把本館當年訂閱的期刊以Excel格式輸出后，另存1份為《xx年期刊排架目錄》，刪除其中一些不需要的內容列，但一定要保留“刊名”內容列，增設“分類號”“共性詞”和“排架號”內容列。

第二步：把各刊物的分類號輸入表格后，點擊Excel工具欄中的“數據”，再點擊“排序”命令，主要關鍵字選擇“分類號”，次要關鍵字選擇“刊名”，各關鍵字都選擇“升序”后排序，結果是分類號相同的刊物各自集中在一起，并按刊名音序依次排列，如表3例子中的第二步結果。表3 三合一坐標定位排架法第二、三、四步操作舉例

第二步結果第三步開始刊 名分類號共性詞安徽農業科學S農業3古今農業S農業2廣東農業科學S農業3廣西熱帶農業S農業2江蘇農業學報S農業3第三步結果第四步開始第四步結果刊 名分類號共性詞排架號青海農林科技S農林36111天津農林科技S農林36112農業展望S農業16113農業知識S農業16114古今農業S農業26121續表3

第二步結果第三步開始刊 名分類號共性詞南方農業S農業2農業展望S農業1農業知識S農業1青海農林科技S農林3上海農業學報S農業3臺灣農業探索S農業3天津農林科技S農林3中國熱帶農業S農業2第三步結果第四步開始第四步結果刊 名分類號共性詞排架號南方農業S農業26122廣西熱帶農業S農業2熱帶6123中國熱帶農業S農業2熱帶6124臺灣農業探索S農業36131安徽農業科學S農業3科學6132廣東農業科學S農業3科學6132江蘇農業學報S農業3學報6134上海農業學報S農業3學報6141[ZB)W][HJ0]

[HJ][HT][FL(K2]第三步：在同類刊物中尋找具有相同字眼詞的刊物，在“共性詞”列里鍵入相應的字眼詞或代號，如沒有兩種以上的刊物具有共同的字眼詞，則留空，然后選擇“分類號”“共性詞”和“刊名”進行三重排序，結果是分類號相同的集中在一起后，具有共性字眼詞的又能分別集中在一起，如表3中，“農林”與“農業”類各自分開后又能分別集中在一起。同類刊物中有些具有兩個以上共性字眼詞的，需在前次三重排序結果的基礎上，在原共性詞后添加另一個共性詞，如表3中的“農業3科學”，再作多一次三重排序即可。這樣第2共性詞眼相同的又能分別集中在一起，如表3中的帶 “熱帶農業”“農業科學”和“農業學報”的刊物各自分開后又能分別集中在一起（表3例子共性詞后的“1”表示“共性詞+xx”結構刊名的刊物，“2”表示“xx+共性詞“結構刊名的刊物，“3”表示“xx+共性詞+xx”結構刊名的刊物）。

第四步：按第三步最終結果的排列次序，即從A類開始到Z類的順序，把排架號按從小到大的順序一一分配給各種刊物(見表3的第四步)。這樣每種刊物都有一個對應的排架號，也即每個排架號代表著一種刊物。根據具體情況，排完某一小類或某一大類之后，預留若干架號出來，以便給日后可能增加的刊物使用。

第五步：把第四步最終結果另存一份為《xx年期刊登到表》，刪除不必要的內容列，保留郵發號、刊名、排架號等內容列，按現刊登到的要求改造成為日后的現刊登到工作表，這樣在登到時就能順手將該刊物的排架號抄貼在其封面上。如果是用電腦管理系統登到現刊的圖書館則需把各刊物的排架號一一輸入到系統中。

［參考文獻］

［1］ 牛振恒高校圖書館現刊管理存在問題及其對策［J］圖書館雜志，2007(9):38—40.

［2］ 別立謙從字順到分類:北京大學圖書館期刊排架工作實踐［J］大學圖書館學報，2006(4):71—75.

［3］ 宋立敏高校圖書館現刊管理工作實踐［J］圖書館建設，2008(9):104—106.

［4］ 張扣女.中文現刊定位排架法［J］圖書館雜志，1995(3):51.

［5］ 賀愛英.半開架中文期刊坐標排架法［J］津圖學刊，1995(1):91.

［6］ 曹廣英Excel試用于現刊排架［J］圖書館建設，2006(3):81—82.

［7］ 何春濱.電子表格在期刊閱覽室現刊管理中的應用［J］圖書館，2008(1):96—97;106.

［收稿日期］2010-04-30

［作者簡介］黃傳生（1969—），男，副研究館員，大學本科，現就職于廣東海洋大學圖書館。