淺談ERP數據錄入中存在的問題及對策

[摘 要] 數據錄入是ERP實施階段和正常運行期間的一項基礎而重要的工作。本文就ERP數據錄入過程中常見的問題進行了詳細的闡述并提出了相應的對策。

[關鍵詞] 數據;ERP;錄入

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 06 . 038

[中圖分類號]F270.7 [文獻標識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)06 - 0092 - 03

企業資源計劃(Enterprise Resource Planning，ERP)以財務管理為核心，通過計算機技術、網絡技術和數據庫技術將企業的物流、信息流和資金流統一起來，從而在最大程度上對企業資源進行優化整合和配置以達到效益最大化。

在ERP實施階段，尤其是在ERP系統上線前，有大批初始化數據需要錄入系統;系統上線后，錄入的數據則集中表現在正常的業務操作和數據維護。這兩個階段的數據主要分兩類:靜態數據，如物料信息、供應商信息、客戶信息等;動態數據，比如內部賬和往來賬。數據是應用軟件的根本，尤其是系統初始化時的基礎數據，是ERP的基礎和核心，其質量往往決定著ERP應用的效果，甚至是關系到ERP實施成敗的關鍵。同樣，ERP上線后正常業務操作中的數據錄入，也反映著企業業務活動的過程。并且各個模塊的數據最終都要歸集到財務模塊，如果業務數據不真實或者不準確，財務模塊就難以真實反映其中的財務信息，ERP數據更深一步的應用更是無從談起，比如報表查詢、數據挖掘或者從ERP讀取數據的第三方應用，得到的將是不正確的或者不真實的結果。

1 ERP數據錄入中存在的問題

1.1 數據不準確

不準確的數據對ERP來說無疑是致命的。在ERP上線前，數據錄入的不準確主要表現在缺少對數據有效的檢查，由于數據錄入量大，加上時間緊迫，導致錄入系統中的數據存在錯誤。ERP正常運行時，錯誤的數據錄入則源自業務員不熟悉操作流程或者進行業務操作時的粗心大意。經常出現的現象是，由于鍵盤按鍵問題或業務員一時大意，錯誤數據被錄入系統。

1.2 數據不及時

數據不及時指數據無法真實反映業務活動過程。這種情況主要存在于ERP正常運行期間，是由企業業務流程不合理或者錄入延遲等原因導致的。比如采購接收，供應商送貨到倉庫，先做接收，然后檢驗，但貨物在入庫之前已經被發放至車間，此時實際物理庫存的數量為負，雖然外部審計也認可此現象，但如果一個物理庫存數量長時間是負數也是不合適的。另外，應用系統不穩定或者企業的內部網絡發生阻塞時也會造成數據錄入不及時。

1.3 數據不完整

完整的數據反映著一個完整的業務環節。ERP的模塊不是獨立的，而是有關聯的并且是集成的，每個用戶只是根據自己的職責完成整個業務環節中的一步或者幾步。例如貨物銷售，銷售員首先做銷售訂單并發運，庫管員處理物料搬運單，銷售員進行發運確認并將銷售訂單信息傳送至財務應收接口行，財務人員看見銷售訂單信息后運行自動開票并做應收事務處理，最后過賬到總賬。不熟悉業務流程和業務操作的業務員往往沒有把自己的操作做完，尤其是在做業務操作遇到問題進行不下去時便不問不管了。這數據就被暫掛起來，進而導致相關的庫存或財務賬務存在差異。

2 解決對策

2.1 重視系統維護

ERP就本質來說是計算機軟件，所以ERP正常運行的前期條件是企業計算機系統、網絡系統的正常運轉。

2.1.1 主機系統

主機系統是ERP的核心所在，一般情況下ERP應用和數據庫都運行在主機上。日常應對主機系統和數據庫系統的性能和資源進行監控，尤其要關注數據庫的空間和警告日志，確保主機運行平穩可靠。

2.1.2 網絡

網絡是客戶端連接到服務器的通道，通暢的網絡是業務數據錄入快捷的保障。可以通過專用軟件對網絡流量進行監控以防止網絡阻塞或者癱瘓。時下常見的ARP攻擊十分危險，某臺電腦被充當假網關后，其他客戶端都無法通過正常的網關連接到服務器。

2.1.3病毒掃描

病毒是局域網內無法避免的，但可以通過部署網絡殺毒軟件進行全網主動查殺病毒，也可以通過交換機端口控制來劃分VLAN實現病毒泛濫時影響最小化。同時加強計算機管理，使用正版軟件，拒絕使用盜版軟件及來路不明的軟件，及時安裝操作系統更新并對殺毒軟件進行升級。

2.2 加大培訓力度

2.2.1 業務流程和業務操作的培訓

在ERP上線前，會有專門針對業務人員的培訓，尤其是對關鍵用戶的再培訓，但系統上線后這一培訓往往較少甚至再也沒有。隨著企業的發展，新員工不斷加入，關鍵用戶應當及時定期或者不定期舉辦ERP系統業務流程和業務操作的培訓，并就系統操作中容易出問題的地方或者薄弱環節進行重點提示，以幫助新業務員盡快適應業務流程和系統的業務操作。

2.2.2 常見問題的處理

ERP系統在使用的過程中，或多或少都會遇到大大小小的問題，包括應用的、數據庫的或者主機系統的。日常對這些問題加以解決后進行收集，分類，并可以通過培訓向業務員說明哪些問題出現時可以自己處理，哪些問題需要向項目組提交報告，提交報告給誰。解決問題的通道有電話、電子郵件和書面報告，IT人員在解決問題前應該對問題進行登記，問題解決后應將結果反饋至業務操作員并對結果進行確認。當問題涉及具體業務時，IT人員還應當尋求相關關鍵用戶的支持或者相關顧問的幫助，以便問題快速圓滿地得到解決。

2.3 通過其他快捷方式輔助錄入

傳統的數據錄入方式就是根據系統提示一步一步手工錄入。在ERP上線前，有大量需要錄入系統的數據，ERP正常運行期間，也有大量的數據維護工作要做，此時如果單憑手工錄入勢必影響項目計劃進度或者延緩數據錄入速度。

2.3.1 DATALOAD

DATALOAD是一種模擬手工錄入數據的工具軟件。在做好模板后，將要錄入的數據復制到DATALOAD中，就可以實現在較短時間內一次性快速錄入多條數據。此種方法錄入的關鍵是模板的準備，一個好的模板不但可以加快錄入速度，還可以增加錄入數據的準確性。由于DATALOAD是通過控制鍵盤快捷鍵和鼠標操作來完成數據導入工作的，所以對系統資源要求較高，為了保證數據錄入的速度和準確性，導入盡可能選擇在系統空閑時進行，同時要對錄入過程進行監控，以防導入數據的過程中出錯。類似的工具軟件還有LOADRUNNER，可以錄制模擬用戶從登錄系統開始到數據錄入完成后退出系統過程的腳本，隨后可以對腳本中數據錄入的部分加入循環完成腳本創建，批量錄入數據時只需運行腳本即可。

2.3.2 系統接口表

接口表是ERP模塊之間以及外部應用與ERP進行數據交換的中轉表，應用通過并發請求實現對接口表中數據的驗證并完成數據傳遞。上線前的數據錄入和運行期的數據維護都可以借助接口表，將準備好的數據插入相關應用的接口表，運行導入請求完成數據導入。此種導入由于涉及數據庫基表，一般都由IT人員負責完成。通過接口表可以將大批量準備好的數據一次性導入，迅速并且準確，整個過程無需人工監控，因為過程中是否有錯可以通過日志進行查看，而且不會出現像DATALOAD導入在系統變慢時非常容易出錯的現象。

2.3.3 條碼

隨著信息化的深入，企業采用條碼進行庫存管理或生產管理有望成為可能。條碼的應用可以通過ERP移動供應鏈實現，也可以通過第三方WMS軟件與ERP應用進行集成。使用條碼后，通過手持無線設備直接掃描，即可方便實現對庫存出入庫數據的快速準確錄入。

2.4 數據檢查

數據檢查指在數據錄入前對準備錄入數據進行核對和比較，也包括針對已經錄入系統的數據進行檢查，分析其合理性和正確性。

2.4.1 數據錄入前的檢查

為了避免對錄入后的錯誤數據進行修改，數據錄入前的檢查工作十分必要，尤其是在業務操作保存數據記錄前，應該再次檢查輸入是否正確無誤。對準備好的批量數據，可以借助Excel或者其他工具軟件來檢查。

2.4.2 數據錄入后的檢查

數據錄入系統后，任務并未完成。在上線前批量錄入數據后，可以通過導出數據或者直接在PL/SQL DEVELOPER中通過SQL語句檢查數據的準確性;ERP運行期間，數據錄入量不大時，可以在ERP應用里通過查找數據記錄檢查數據的準確性，數據的完整性檢查則要通過定期執行SQL語句來完成。

2.5 建立考核制度

不管是ERP實施階段，還是ERP正常運行期間，考核制度都是ERP實施進度和ERP正常運行的有力保障。ERP考核制度應由關鍵用戶參與制定，同時包括IT人員，就業務操作的關鍵和核心環節及部門銜接環節等，明確賞罰措施，實行部門之間交叉考核，定期由專人進行考核并將考核結果落到實處。

3 結 論

數據錄入是ERP整個應用過程中一項重要的基礎工作，數據的準確性、及時性、完整性直接關系到企業業務活動的真實性和準確性以及企業后期應用的實施。必要時借助其他工具軟件，加上操作時的細心和認真的態度，通過錄入前對數據進行檢查，并在錄入系統后做核對比較，就可以在最大程度上保證數據的準確、及時、完整。