談實施會計電算化的內部控制

摘 要:內部控制關系到財產物資的安全完整，關系到會計系統對經濟活動反映的正確性和可靠性。企業為實現既定的管理目標，必須建立起一整套內部控制制度，以保證企業健康有序地發展。實施電算化后，提高電算化的科學管理、完善和強化內部控制制度應當著眼于整體適應性和內在增值性，這既是建立現代化企業制度的內在要求，也是提高企業競爭能力的重要途徑。

關鍵詞:會計電算化 變化 內部控制 要求

中圖分類號:F234 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)10-153-02

會計電算化是以電子計算機為主的現代電子技術和信息技術應用到會計實務的簡稱，是電子計算機代替人工，實現報帳、記賬、算賬、查賬以及部分須由人工完成的對會計信息的統計、分析、判斷乃至提供決策的過程。會計電算化的普及減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯，會計數據的處理速度加快了，會計核算的準確性和可靠性得到了極大的提高，核算手段和財務管理決策更準確、更及時。建立了電算化系統后，會計核算和會計管理的環境發生了很大的變化，也為內部控制帶來了新問題，使內部控制制度在新的環境下顯得落后于形勢。財政部頒布的《內部會計控制規范---基本規范(試行)》中指出:“電子信息技術控制要求運用電子信息手段建立內部會計控制系統，減少和消除人為操縱因素，確保內部控制的有效實施”。可見會計電算化系統的特殊性，要求建立一整套適合電算化會計系統的內部控制。

一、與手工會計環境相比，會計電算化系統下內部控制面對的變化

1.會計核算的組織形式發生了變化。使用計算機處理會計和財務數據后，會計部門的組織人員從原有財務、會計專業人員組成，轉變為由財務、會計專業人員和計算機數據處理系統的管理人員及計算機專家組成。計算機技術的引入，給會計工作增加了新的工作內容，會計部門不僅利用計算機完成基本的會計業務，而且還需要利用計算機完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復雜的業務(如銷售預測、人力資源規劃等)。隨著遠程通訊技術的發展，會計信息的網上處理成為可能，業務事項可以在遠離企業的某個終端機上一次完成;原先應由幾個部門按預定完成的業務事項，現在可能集中在一個部門甚至一個人完成。因此，電算化系統下內部控制制度在控制范圍和控制程序較之手工會計系統更加廣泛和復雜。

2.會計和財務的業務處理方法和處理程序發生了變化。在手工會計環境下，經濟業務均記錄于紙上，并按會計數據處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和會計報表。紙張上的書面數據形成會計人員所熟悉的會計證據原件，這些紙質原件的數據若被修改，則容易辨別出修改的線索和痕跡，這也是傳統會計工作的一個基本特征。在電算化系統中，會計和財務的業務處理方法和程序發生了很大的變化，各類會計憑證和報表的生成方式、會計信息的儲存方式和媒介也發生了很大的變化。原先反映會計和財務處理過程作為基本會計資料的書面形式的減少了，有些甚至消失了。由于電子商務、網上交易、無紙化交易等的推行，每一項交易發生時，有關該項交易的有關信息由業務人員直接輸入計算機，并由計算機自動記錄，原先使用的每一項交易發生時的各種憑證被取消了，必要的校對、審核一部分也由計算機自動完成了。以文件記錄的形式儲存磁盤或光盤上，是肉眼看不見的，很容易被刪除或篡改，由于在技術上對電子數據非法修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個是業務紀錄的“原件”。另外，電磁介質容易受損壞，所以會計信息也存在丟失或毀壞的危險。因此，在計算機中如何使磁性介質的數據安全可靠，防止數據被非法修改是一個非常重要的問題。

3.會計控制范圍發生了變化，計算機的使用提高了內控的難度。在手工會計系統中，會計控制主要是針對交易處理，對于一項業務的每個環節都要經過某些具有相應權限人員的簽章。但在電算化信息系統中，業務人員可利用特殊的授權文件或口令，獲得某種權力或運行特定程序進行業務處理，由此引起失控而造成損失的案例數不勝數。隨著計算機適用范圍的擴大，同時增加了新的控制內容。計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性，發現計算機舞弊和犯罪的難度較之手工會計系統更大，計算機舞弊和犯罪造成的危害和損失可能比手工會計系統更大，因此，電算化會計系統的內部控制不僅難度大、復雜，而且還要有各種控制計算機的技術手段。

由此可見，電算化系統下的內部控制制度與手工會計系統的內部控制制度相比較，電算化會計系統的內部控制在控制范圍、控制程序以及綜合性方面比手工會計系統更復雜，控制的重點也轉變為財務職能部門和計算機數據處理部門并重的全面控制，是人工控制和計算機自動控制相結合的多方位控制。

從我國會計電算化的應用來看，大部分企業停留在一般應用水平上。人們對于人員職責分工，數據備份和保管使用和維護等方面的重要性往往認識不足。所以，強化內部控制制度，提高電算的科學管理是建立現代化企業制度的內在要求，也是提高企業競爭能力的重要途徑。

二、實行會計電算化后對建立和健全內部控制系統的新要求

1.提高有關人員對系統的認識和理解。電算化系統應在開發階段就要對使用該系統的有關人員進行培訓，提高這些人員對系統的認識和理解，以減少系統運行后出錯的可能性。在系統運行前對有關人員進行的培訓，不僅僅是系統的操作培訓，還應包括讓這些人員了解系統投入后新的內部控制制度、計算機運行后的新的憑證流轉程序以及計算機會計系統提供的高質量的會計信息的進一步利用和分析的前景等等。

2.人員組織和管理的控制。實現了會計電算化以后，應對原有的組織機構進行調整，以適應計算機會計系統的要求。通過部門的設置、人員的分工、崗位職責制定、權限的劃分等組織與管理控制形式進行控制，其基本目標是建立恰當的組織機構和職責分工制度，以達到互相牽制、互相制約、防止或減少舞弊發生的目的。會計電算化以后的工作崗位可包括會計主管、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等工作崗位。電算化會計崗位可包括系統管理、操作、進行系統維護等工作崗位。計算機會計系統與手工會計系統一樣，內部控制的關鍵點就在于不相容職務的分離，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經濟業務，都不能由一個人或一個部門經手到底，必須分別有幾個人或幾個部門承擔。企業為防止舞弊或欺詐，應建立一整套職責劃分原則的內部控制制度，同時，還應建立起職務定期輪換制度。

3.會計電算化日常控制與管理。用于計算機會計系統的計算機應盡可能是專用的，企業應對計算機的的使用建立一整套管理制度，以保證每一個工作人員和每一臺計算機都只做其應該做的事情。對于計算機會計系統的各種硬件設備，應當建立一套完備的管理制度以保證設備的完好。會計電算化系統的日常控制操作主要表現為系統操作控制和日常系統維護管理，系統操作控制表現為操作權限控制和操作規程控制兩個方面。操作權限控制是指每個崗位的人員只能按照授予的權限對系統進行作業，不能超越權限接觸系統。操作權限控制常采用設置口令來實行，操作規程控制是指系統操作必須遵循一定的標準操作規程進行。操作規程應明確職責、操作程序和注意事項。系統的日常維護就是為保障系統正常運行而進行的安裝、修正、更新，擴展、備份等方面的工作。系統維護包括硬件維護和軟件維護。硬件維護主要是對其進行檢查并做好記錄。此外硬件對所處環境進行的溫度、濕度、防火、防雷擊、防靜電的控制，也包括對人文環境的控制，防止無關人員進入計算機工作區域、防止設備被盜、防止設備用于其他方面等。而軟件維護包括正確性維護、適應性維護和完善性維護。在軟件修改、升級和硬件更換中，要保證實際會計數據的連續和安全，并由有關人員進行監督。

4.經濟活動業務過程中的控制。經濟業務發生時的控制是對業務發生通過計算機相應的控制程序，對業務發生的合法性和合理性完整性進行檢查和控制。由于計算機處理數據的能力很強，處理速度非常快，如果輸入的數據不準確，處理結果就會出現差錯，在數據輸入時如果存在哪怕是很小的錯誤數據，一旦輸入計算機就可能導致錯誤的擴大化，影響整個計算機會計系統的正常運行。因此企業應建立起一整套內部控制制度以便對輸入的數據進行嚴格的控制，保證數據輸入的準確性。數據輸入控制首先要求輸入的數據經過必要的授權，并經有關的內部控制部門進行檢查。在數據輸出控制過程中，有關的內部控制部門應對數據的輸出是否與輸入數據相一致，輸出的數據是否完整，輸出數據是否能滿足使用部門的要求進行檢查核對。

綜上所述，企業在實行會計電算化后，必須建立健全整套內部控制制度，才能使企業經濟活動有序正常進行，才能使企業避免系統運行過程中存在的漏洞。使會計電算化系統更好地發揮它的功效，為企業當好助手，提高企業經濟效益。

參考文獻:

1.崔菲.論網絡會計系統的內部控制.財務與會計導刊，2003(12)

2.李靜華.電算化會計信息系統環境下內部控制的研究.會計之友，2006(7)

(作者單位:太原市城市建設發展公司山西太原 030002)(責編:芝榮)