ＢＥＣ電子郵件中應遵循的禮貌原則

摘要:電子郵件在國際商務中的廣泛應用決定了其寫作方式必須遵循禮貌原則，以此達到友好的合作關(guān)系。本文以利奇的禮貌原則為基礎(chǔ)，探討了禮貌原則的幾個方面在電子郵件寫作中的應用和影響，從而為促進商務合作提供便利。

關(guān)鍵詞:BEC電子郵件 禮貌原則 5C原則

作者簡介:劉琛(1982-)，女(漢族)，湖北人，湖北大學外語學院本科生，助教，主要從事大學英語及商務英語應用教學與研究。

【中圖分類號】H315 【文獻標識碼】A 【文章編號】1002-2139(2009)-17-0051-02

一、禮貌原則概述

20世紀80年代，英國語言學家利奇在格萊斯“合作原則”的基礎(chǔ)上，從修辭學，語體學的角度出發(fā)，提出了著名的“禮貌原則”，其中包括:A. 得體準則(Tact Maxim):盡量少讓別人吃虧， 盡量多使別人得益; B. 慷慨準則(Generosity Maxim):盡量少使自己得益， 盡量多讓自己吃虧; C. 贊譽準則(Approbation Maxim):盡量少貶低別人， 盡量多贊譽別人; D. 謙遜準則(Modesty Maxim):盡量少贊譽自己， 盡量多貶低自己; E. 同情準則(Sympathy Maxim): 盡量減少雙方的反感， 盡量增加雙方的同情; F. 一致準則(Agreement Maxim):盡量減少雙方的分歧， 盡量增加雙方的一致。

二、 BEC電子郵件寫作中必須遵循的禮貌原則

(一) BEC電子郵件的基本規(guī)則

常見的BEC電子郵件包括:①寫信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。②標題。③稱呼、開頭、正文、結(jié)尾句。④禮貌結(jié)束語。⑤寫信人全名、寫信人職務及所屬部門、地址、電話號碼、傳真等。其中郵件主題應體現(xiàn)郵件主旨，要引人注目、意思明確，最好為名詞或動名詞短語;稱呼禮貌得體，符合商務英語寫作習慣，如不知對方姓名只知頭銜，可用 Dear+Title作為稱呼，如只知對方姓名不知性別，可用Dear+全名，如郵件為一封通函，則用Dear All作為郵件稱呼;正文應結(jié)構(gòu)清楚，便于閱讀，如正文內(nèi)容較長，可使用小標題、小段落，或利用星號、下劃線及段落間空行等方式使郵件眉目清楚、一目了然。

(二)BEC電子郵件寫作應遵循的五C原則和禮貌原則

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BEC電子郵件的正文寫作應該遵循五C原則，即Correctness(準確原則)、Conciseness(簡潔原則)、Completeness(完整原則)、Clarity(清楚原則)和Courtesy(禮貌原則)。具體有以下幾點:

1. 善用禮貌語言

在商務英語書信交際中，經(jīng)常使用的尊稱語、親呢語、祝賀語和委婉語等都體現(xiàn)了禮貌原則。禮貌語言的使用，不僅能傳遞給對方高興、感激、愉悅等積極情感，同時還可以委婉的提出進一步的要求，這樣可以對商務合作的成功起到積極的推動作用。

如:a) We cannot offer you more than 500 cases this year.今年我們的供貨量不會超過500箱。b) We are sorry to inform you that more than 500 cases are not avaiable this year.我們非常抱歉今年的供貨量不會超過500箱。

很明顯，b句比a句更禮貌，b句比較含蓄，采用了弱化了否定的意思，使語氣顯得不那么強硬、絕對;a句則比較直接生硬，不夠禮貌，容易引起對方的不悅甚至反感，影響了業(yè)務的順利進行，也有礙于建立互信友好的貿(mào)易伙伴關(guān)系。

另外，還可以使用虛擬語氣來使要表達的令人不快的意思顯得間接委婉。如:

a. If it is not for the larger orders we receive from a numbe r of Our regular customer，we cannot quote for supplies even at that price .

b. If it were not for the larger orders we receive formal number of our regular customer，we could not have quoted for supplies even at that price.(返還盤)要不是我們接到許多老客戶的大量訂單，我們尚不能給這些貨物報如此低的價格。

b句與a句相比，由于動詞采用了虛擬語氣的形式，使商務洽談雙方的語氣大為和緩，大大減輕了對方面子受損的程度。這種為了給對方留出更多面子采用的禮貌策略有利干業(yè)務的開展和貿(mào)易關(guān)系的確立。

2.遵循You attitude原則

所謂You attitude就是將自己置于對方的立場上，充分考慮對方的需求、利益、愿望，切實做到以客戶為中心，多為客戶利益著想，盡量讓對方受益，少考慮自己的損失，充分體現(xiàn)了禮貌原則的“策略準則”。在商務英語書信中需切記，我們寫信時需從對方的角度來看問題，站在對方的立場上，考慮對方的處境。采用You-attitude寫電子郵件，則體現(xiàn)了禮貌原則，要求人稱盡量不使用I或we開頭而應采用用第二人稱you或其物主代詞或者your.以突出You attitude。例如:

(1)If you are interested in any of the items，please don’ t hesirate to telI us. 如果貴方對任何產(chǎn)品感興趣， 請告知我方。

(2)To meet your requirement， we are wiling to make some concessions to offer extra 2%discount to our price if the quantity of your individual purchase is not less than 100 items. 為滿足貴方要求，如果貴方每次購買不少于100件的話，我方愿意做出一些讓步，再讓價2% 。從以上例子我們不難看出，不管你的目的是提供信息、說服別人還是增進友誼，最打動人的詞就是“you” 和“your”， 這項原則尤其適合傳遞喜訊和推銷類型的電子郵件。

3. 同情原則

在國際商務中，公司之間需要互相關(guān)心和理解。尤其當對方發(fā)生了不幸或不愉快的事情時應向?qū)Ψ奖磉_同情及親切之意，并表示一定的理解和美好的祝福，這種寫信人向收信人表達關(guān)心、理解或同情的方式即充分體現(xiàn)了“同情原則”。“A friend in need is a friend indeed.”

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這句話同樣適用于商業(yè)伙伴之間。當合作方遭遇挫折時，一封表示深切慰問的郵件不僅彰顯了禮貌，也讓人感激。例如:We acknowledge receipt of your letter dated the 3rd this month enclosing the reprography of the insurance policy，we are regret for your loss.(本月3日來函和保險單復印件已經(jīng)收到，我們對貴公司所遭受的損失深表同情。)這是一封與遭受損失的公司就交貨期限進行磋商的信函，信中表達了己方對對方遭受的損失的同情與關(guān)心，也體現(xiàn)了禮貌原則。

4.一致原則

在BEC電子郵件的寫作中，合作雙方在某些事務上會有分歧，如寫信人不同意對方的觀點或不愿滿足對方的要求，這時該如何在郵件中適當?shù)谋磉_自己的意思，是特別需要注意的禮節(jié)。例如:We sincerely recommend you to accept our proposal as the international price changes frequently， and we are afraid we shall be unable to offer you such discount if you fail to let us have your confirmation immediately.(我們真誠地勸告貴方接受我們的建議， 因為國際價格波動頻繁。如果貴方不立即確定訂單， 我們恐怕將無法滿足貴方需要。)在此句中，如果把recommend 該為advise 的話，就會不妥。因為advise 會給客戶一種居高臨下的感覺，好象非接受我方建議不可，這就有失禮貌，反而產(chǎn)生分歧。

又如:According to our records ， you have not yet settled your account for the goods supplied to you on 10th December this year.(根據(jù)我方記錄，貴方尚未對我方今年12月10日向貴方提供的貨物全部付款。)作者用According to our records 這個間接模糊限制語來緩和對方未付款的事實是非常恰當?shù)挠谜Z。因為當雙方觀點不能統(tǒng)一時，理解并尊重對方的觀點是我們首先要做的事，在此基礎(chǔ)的上郵件才會受到對方的認可和積極快速的回饋。

三、結(jié)束語

在國際商務交往中， 電子郵件不僅是用來溝通的媒介。更是建立友誼、吸引客戶的手段。它的特點和功能決定了其必須注重禮貌原則，其撰寫的成功與否對企業(yè)的業(yè)務有著極其重要的影響。因此，在日常的商務活動中.我們應注意BEC電子郵件的禮貌原則的運用，這樣才能更好促進商務合作的順利進行。總之，我們應遵循郵件的5C原則:信息準確、簡明扼要、內(nèi)容完整、清楚無誤、禮貌周到的原則。

參考文獻:

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