談涉外文秘專業跨文化交際能力的培養

摘要: 本文以跨文化理論為基礎，以實際調查材料為佐證，指出了高職高專涉外文秘專業學生在英語學習中存在的跨文化交際能力缺失的問題并分析了缺失的原因，闡述了培養涉外文秘專業學生跨文化交際意識和能力的重要性，并提出了解決這一問題的基本對策。

關鍵詞: 涉外文秘專業跨文化理論跨文化交際意識跨文化交際能力

隨著經濟全球一體化的進程，我國經濟正逐步與國際接軌。國內合資、獨資企業數量激增，市場急需大量具備外語和秘書專業知識的新型秘書人才—涉外秘書。涉外秘書與普通秘書的主要區別在于溝通的對象和溝通的工具不同:普通秘書的工作對象是土生土長的本國人，而涉外秘書是為三資企業、外國駐華機構和我國涉外機關及相關企事業單位服務。為了使這些單位的經營活動能夠順利運轉，涉外秘書在工作中需要接觸到各種行業的人，需要處理好各個部門之間的關系。因此，作為涉外秘書，良好的跨文化溝通技能是他們首先必須具備的基本素質。而如何真正提高學生的英語綜合素質，扎扎實實提高涉外文秘學生的英語交際能力，以培養適應社會發展所需求的綜合性全面發展的高素質人才，是目前我們面臨的一個迫切問題。筆者對此加以探討。

1 涉外文秘專業的教學現狀

筆者對現在任教的涉外文秘專業的學生進行了問卷調查，發放問卷100份。問卷結果顯示:(1)大部分教師的英語教學尚停留于傳統教學模式，基本以應試教學為主。教學以“填鴨”式為主，課堂氣氛沉悶，沒有吸引力，課文講解局限于詞和句的表層意義、篇章結構及組句成篇等手段的分析，對文化的講解不夠重視，影響學生運用語言能力的提高。(2)應試傾向嚴重。教師、學生在統考指揮棒的作用下，把“教”、“學”的中心都放在了英語四、六級考試上或者其它的職業技能考試上，教學圍繞考試轉。這樣就造成了學生英語知識結構和綜合能力發展的不平衡。70%的學生認為，目前的英語學習不利于其創造性和個性的發展，不利于新世紀大學生跨文化交際能力的培養。(3)54%的學生認為部分英語教師自身的跨文化素質有待提高。如果教師本身的跨文化修養不高，又怎能培養學生的語言文化能力呢?(4)80%的學生認同跨文化的重要性，并表現出強烈的求知欲望。綜上所述，筆者認為，有必要加強涉外文秘專業學生跨文化交際能力的培養，為國家輸送高素質的涉外秘書人才。那么，什么是跨文化交際能力，在涉外秘書專業的英語教學過程中如何培養學生的跨文化交際能力呢?筆者將作以下重點闡述。

2 跨文化交際能力內涵綜述

跨文化交際能力(intercultural communicative competence)的概念形成于上世紀60年代末70年代初，由美國社會語言學家Hymes提出。他認為，跨文化交際能力包括語言能力(linguistic competence)和語言運用能力(linguistic performance)。交際能力通常定義為運用目的語進行有效語言交互活動(linguistic interaction)的能力，即在真實交際環境中能夠自然交流的能力。根據Hymes的觀點，交際能力不僅包括掌握語言形式規則，而且包括掌握語言使用的社會規則，即知道“什么時候該說，什么時候不該說;該對誰在什么時候、什么地點、以什么方法說什么”(Hymes，1972:P277)。Hymes認為交際能力有四個重要參數，即語法性、適合性、得體性與實際操作性，其中適合性和得體性的實質是語言使用者的跨文化交際能力，它們處于核心地位。簡而言之，跨文化交際能力指的是在跨文化交際中具體處理問題的能力，包括寬容的態度和能力，根據話題、語境、文化背景使用得體、恰當的語言的能力等。

西方語言學家認為外語教學的總目標應該是:“所有學生都應該發展在目標語社會中得體地活動和與該文化承載者所需要的文化的理解、態度和具體技能。”(胡文仲，2004)“學習外語不僅要掌握語音、語法、詞匯和習語，而且要知道操這種語言的人如何看待事物，如何觀察世界，要了解他們如何用他們的語言來反映他們社會的思想、習慣、行為，要懂得他們的心靈之語言，即了解他們的文化。”(鄧炎昌、劉潤清，1989)

3 跨文化交際能力對涉外文秘專業的重要性和必要性

3.1什么是涉外文秘

在國外，涉外秘書一般在出口企業、外國企業、私人企業或合資企業中工作。他們要和全球范圍內的客戶聯絡和提供服務，他們的工作是國際化的，也是非常重要的。在我國，涉外秘書是指在“三資”企業、外國駐華機構、我國涉外單位及相關部門供職的秘書，是改革開放以后產生的新型的外向型、復合型秘書，他們掌握一門及以上外語，能操作辦公自動化設備，懂經濟、懂法律，掌握秘書工作理論和技能，是輔助上司實施管理的專門人才。

3.2涉外秘書的工作特征

秘書的主要工作就是協助上司處理各類商業性事務，并且負責起草合同，聯絡客戶，收發函電，參與商務考察、商務洽談、商業談判、商業決策，等等。而涉外文秘主要去政府涉外機構、外向型企業從事秘書、檔案管理、人力資源管理等工作，涉外工作對語言有較高要求。涉外秘書是一種國際化的職業，具有涉外性、輔助性、事務性的特點。

以下筆者就從涉外秘書工作中的兩個主要方面來分析跨文化交際能力的重要性。

3.2.1辦會

在物質文明和精神文明都到達了一定程度的現代社會，商務會議已經成為各國和各企業事業單位的基本活動形式之一。常見的商務會議類型有股東大會、董事會、商務談判會議、企業新聞發布會、展覽會、團隊會議等。本文以商務談判會議為個案來說明跨文化知識在涉外秘書工作中的重要性，以會議座位安排為例。筆者認為辦會工作涉及“權利距離”這個文化概念。權力距離指的是一個社會中的人群對權利分配不平等這一事實的接受程度。接受程度高的國家，社會層級分明，權力距離大;接受程度低的國家和民族，人和人之間比較平等，權力距離則小。中國與美國相比，很顯然中國的權力距離比美國的要大。權力距離大小在組織結構中會有較明顯的表現:權力距離大的文化中的組織結構一般層級鮮明，金字塔般比較陡峭，如日本、韓國或者中國的企業;而權力距離小的文化中的組織結構一般就比較扁平，如美國、北歐的公司。另外，決策方式也不同:權力距離大的國家傾向于用自上而下的決策方式，有時即使高喊民主決策，也是形式為多;權力距離小的國家則傾向于自下而上的決策方式，善于吸納底層的意見，而作為低層的人也敢于說出自己的所思所想。當然，權力距離的大小都是相對的。雖然我們知道美國的權力距離小于中國、韓國或日本，但與許多北歐國家比，它的權力距離卻又是大的。這一點從公司的董事會的開法和座位安排上就能看出來。一般來說，去旁聽美國公司的董事會會議，比如波音公司，走進會議室看一看各人所坐的位置，聽一聽講話人的口氣，你就能大致猜出誰是掌握權力的人或者主要的決策人。但是，如果你去北歐國家的公司旁聽董事會，比如瑞典的宜家家居，董事會成員似乎隨意亂坐，發言時也是七嘴八舌，有話就說，很難看出誰是權威人物，因為低調、平等是北歐文化的底蘊。了解到這樣的文化差異，秘書在安排會議座位和組織會議進程時就不會出現失誤和尷尬，避免會議的失敗。

3.2.2辦事

3.2.2.1接待業務

接待工作是履行秘書公共關系職能的重要一環。在接待工作中，秘書肩負著雙重任務:一方面為領導人擋駕，處理部分接待工作或為領導人直接做接待輔助工作。另一方面接待訪客，為訪客實現其來訪目的提供服務，努力使其滿意而歸。接待工作的主旨在于為本單位或企業建立良好的公共關系形象，達到公共關系目的。接待工作的基本環節包括迎客、待客、送客。秘書接待的效果如何，會直接對自己組織的發展產生影響。

因此，掌握涉外接待的基本規范是涉外秘書的必修內容。在涉外接待的工作中，涉外秘書人員最需要注意的是“各社會或群體在問候、道歉、感謝、祝賀、邀請、恭維等諸多言語行為方面都有其獨特規則可循，即使是類似的情景、相同的社會功能，所實施的言語行為的語句可能截然不同，所采用的方略也有天壤之別”。比如接待美國客人時需要了解的是，美國是一種典型的非正式文化，所以美國人盡量避免一切正式的東西，像頭銜、尊稱，以及與他人交往時繁瑣的禮儀。他們喜歡在簡單的問候之后，談論天氣、工作、居住環境等話題，試著找出雙方的共同之處。法國人則保守而正式，初次見面握手是必要的。與法國人握手時可以向對方傳達適度的問候，但不要詢問對方的家事。而在某些國家，如印度、印尼、馬里，以及所有阿拉伯國家，則不能用左手與他人接觸或用左手傳遞東西等。

3.2.2.2商務活動

在現代社會中，涉外秘書因工作的需要會成為許多涉外商務活動的當事人。商務活動因為其對象的不同，所涉及的文化也大相徑庭。下面就以約會安排和商務宴請兩個主要的商務活動來說明。

約會安排是秘書日常工作之一。但因為不同的時間觀念和效率意識，約會安排有時并非易事。世界著名的跨文化管理咨詢專家理查德·劉易斯將全球的時間觀分為三種:一是單線活動型時間觀，如北歐、北美。二是多線活動型時間觀，如南歐。三是環形時間觀，如亞洲和非洲。其中，“單線”型時間觀習慣在同一段時間只做一項工作，而“多線”型時間觀習慣在同一時間段可以開展其它工作，而東方文化則認為，時間是一個封閉的圓環，循環不已。由于時間觀不同，他們對事務的處理方式也不一樣。在時間就是金錢的美國，商務活動至少要提前三到四周預約，且商務會面一定要是高效率的。在法國，圣誕節和法定假日與整個八月都是不能安排商務活動的，因為8月是其休憩的時間。而對于猶太人來說，周末是去教堂的時間，所以也不會安排任何的商務活動。西方學者認為文化敏感性至少包括四個層次的意思;首先，能夠注意到表面的異國文化特征;其次，能察覺到與自己文化有明顯差異并可能發生文化沖突的異國文化特征;再次，能在理論上或是理性地理解與自己文化有明顯差異的異國文化特征;最后，可以設身處地為對方著想，真正理解對方的所作所為。(胡文仲，2004)作為涉外秘書，如果不具備這種文化敏感性，不能深入地了解自己服務的對象的文化，無疑會導致工作失敗。

商務宴請是商務活動中的必要環節。在商務宴請的過程中，往往涉及許多由于文化差異所造成的飲食文化。作為涉外秘書，如果對這些文化差異欠缺了解，可能會造成商務宴請活動的失敗，從而影響到公司的利益。民以食為天，飲食文化是一個民族文化的核心文化之一。生活在不同國家和地區的人，在長期的生活中形成的風俗習慣也千差萬別。比如，在非洲很多地方，吃飯不用桌椅，也不用刀叉，更不用筷子，而是用手抓飯。每個人用左手按住飯盒或菜盒的邊沿，用右手抓自己面前的飯和菜，送入口中。

另外，送禮也是跨文化商務活動中交往雙方為表達彼此友好感情的必要的活動之一。但是不同的國家對禮品及送禮行為有著不同的見解。如果秘書接觸的客人是法國人，需要注意的是，法國人喜歡花，但切記不能送菊花、牡丹花、康乃馨和紙做的花，而且通常送花要逢單數，但又不能是13朵，因為許多天主教徒忌諱13。還有，在商務交往中男士不宜向女士送香水，也不要送刀劍、叉餐具之類的物品，因為這意味著會割斷雙方關系，但香檳酒、白蘭地、糖果等等都是不錯的選擇，而一些有藝術感和美感的禮品，如唱片、字畫或一些書籍，如傳記、歷史、評論及名人回憶錄等也會很受歡迎。

4 跨文化交際能力培養的方法

2000年，教育部高等教育司關于印發《高職高專教育英語課程教學基本要求》的通知中明確指出:“高職高專教育的英語課程是以培養學生實際運用語言的能力為目標，突出教學內容的實用性和針對性。”

西方語言學家指出，外語教學的總目標應該是:“所有學生都應該發展在目標語社會中得體地活動和與該文化承載者所需要的文化的理解、態度和具體技能。”(胡文仲，2004)著名的教育學家Byram(1989)也曾說過:“外語教育應當包括四項內容:(1)語言學習;(2)語言意識;(3)文化意識;(4)文化體驗。”這些都與高職高專的英語教學基本要求中的培養學生的語言實際運用能力和交際能力相符合。因此，涉外文秘專業的英語教育應該把培養學生的語言運用能力和涉外交際能力作為最終目標，而文化因素應該被充分地納入課堂內外教學過程中，教學策略也應該是綜合的、多管齊下的、靈活多樣的。

4.1顯性教學法

文化教學可以以顯性方式進行。例如英語國家概況、英語簡史、英語習語、英語典故，英語中的幽默、英漢語“色差”、姿體語、英美名人軼事，等等，可以通過舉辦專題講座的形式，直接“灌輸”給學生。我們可以利用每一個西方的節日，給學生講授與之相關的風俗和習慣，并組織相關活動;邀請外教來校與學生直接交流，給學生創造近距離。在學習每篇新材料之前，我們要對其文化及歷史背景知識進行介紹，以有助于學生更好地理解材料主旨，并達到擴展這方面知識的目的。

4.2隱形教學法

文化教學也可以利用英文電影、英文小說、英文故事、英文歌曲等對學生進行英語語言文化的潛移默化，從深層次挖掘其文化內涵。鼓勵學生多看或多聽一些與英語國家有關的文、史、哲、社方面的材料(書報、錄音、電臺、影片等)，這樣有利于學生通過觀察、閱讀、聽說等途徑構建背景知識圖式，從而再為閱讀理解和交際服務。對比分析既是跨文化研究的主要方法，也是第二語言教學的重要方法(畢繼萬，1998)，它能夠幫助人們認識母語語言和經受文化的干擾，把握那些“貌合神離”、大同小異的部分，也有助于學生或接受、或選擇、或吸收、或強化不同文化中的不同成分。換句話說，教學中可通過對比兩種文化的差異來導入文化，如:對比英美人和中國人對恭維和謙虛的不同反應;對比不同國家兩個民族對家族關系稱謂的區別;對比各國不同的送禮、宴請、招待的方法和方式等。這樣能讓學生既了解英美人的風俗習慣，又進一步認識本民族的習俗。

5 結語

總而言之，想要成為一名優秀的涉外秘書人才，學生不僅要熟悉本土歷史、文化、習俗，更要加強對不同文化的了解，掌握各種文化之間的差異，提高對不同文化之間差異的意識和敏感性，知己知彼，求同存異，才能在跨文化商務交往活動中成功而出色地完成自己的工作和使命。

參考文獻:

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