當代公文主題詞制作存在的問題及解決對策研究

摘要:公文主題詞的制作是公文寫作中的重要內容,它有嚴格的要求,但在實際的寫作中公文主題詞的制作存在許多問題:不標注公文主題詞、要素不全、層次混亂,簡單片面縮略文件標題,標引用詞不規范,生造亂造主題詞,用詞過多、過少、錯放位置等等。存在這些問題的原因既有主觀的也有客觀的。要想把公文主題詞制作好必須要遵循一定的原則,掌握三步走的步驟,注意一些人們易錯的問題。

關鍵詞:公文 主題詞 制作

公文主題詞,是概括反映公文主題內容、類別及文體形式的規定性詞或詞組,它是公文的一種標識,是公文版記部分的構成要素之一。公文主題詞既可以準確、簡要地概括文件的主要內容,又可以幫助我們快速檢索、查詢文章,有利于提高機關的辦事效率,使檔案管理規范化、系統化、科學化。近年來,隨著電腦在公文管理和檢索中的廣泛應用,主題詞已成為文件的重要組成部分,其標引越來越受到文秘人員的重視。但在主題詞制作過程中,存在著許多問題。

一、公文主題詞制作中出現的問題

1.不標注公文主題詞:這主要表現在下行文時,由于標注者主觀上的原因,不進行標引。

2:要素不全、層次混亂:按照主題詞標引的規則,每一文件的主題詞的基本構成應是:類別詞十類屬詞十區域詞十文種詞,但是一些文秘人員在制發文件時,由于對類別詞、類屬詞的認識不足,往往漏標要素,特別是漏標類別詞,模糊混淆了文件歸屬類別,也使主題詞在結構層次上違犯規則,缺乏層次感。

3:簡單片面縮略文件標題:有些公文撰制者對主題詞停留在表面理解,把主題詞和標題簡單等同起來,往往認為主題詞就是對文件標題主要詞素的照搬引用。

4.標引用詞不規范:這是由對主題詞片面理解而帶來的直接后果。一些基層文秘人員在撰文時,隨意選擇自由詞(自由詞指未被<公文主題詞表>收錄的自然語言詞匯)對文件進行標注,用詞不規范或自覺不自覺受方言口語影響。

5.生造亂造主題詞:一些基層文秘人員常常撇開《公文主題詞表》,而自行生造亂造出“主題詞”來,這種非規范性用詞,表述性、適用性差,很容易造成對文意的誤讀,讀者很難把握,也給電腦化管理帶來困難。

6.用詞過多、過少、錯放位置:在實際標注主題詞的過程中,還不同程度了存在一些主題詞標注過多、過少和錯放位置的情況。這主要也是因為秘書人員對主題詞的制作理解不夠透徹,對主題詞的標注規則不太明白,分不清類別詞和類屬詞,還有很多人容易把類別詞和類屬詞位置錯放。

二、主題詞制作中出現問題的主要原因

很多人沒有充分認識到公文主題詞在公文制作和檔案管理中的重要作用,忽略了主題詞存在的必要性和重要性,認為主題詞和公文的關系不大,標與不標、標對標錯無關緊要。認為公文只要具有七要素——主題、結構、語言、內容就是完整的公文,而事實卻恰恰相反,缺少了主題詞,無論七要素如何完整,行文如何準確流暢,它首先是不完整的公文,就不可能合格和規范。

有的人覺得按照主題詞表來標引過于麻煩,或者為圖省事,使得制發的公文只有主體部分,沒有主題詞,或者上行文不得已使用主題詞,而下行文時主題詞則長期不用或完全消失。造成這些問題的主要原因有以下幾個方面。

1.技術手段不準確。公文主題詞標注是一項技術性很強的工作,但是,大多數公文寫作者沒有真正掌握公文主題詞的標注規則、標注方法,致使主題詞的標注出現了很多錯誤。

2.部分人認為公文主題詞是一份文件的附屬部分,制作帶有很大的隨意性。導致制作的主題詞不是在相關的公文主題詞表中選定的,而是根據制作者的個人意愿,隨便在文件中抽出幾個詞匯來標注。這種情況比較普遍。

3.認為主題詞就是公文標題的縮略。從而依據公文的標題,從前向后依次標引。這是產生不規范的主要原因。

4.對公文主題詞不太了解,不知道它的形式和位置。導致出現了標注詞目過多、過少和位置放置錯誤等情況存在。

5.各行業使用各自的主題詞表,在為標引者提供便利的同時,又因為主題詞表種類多,使標引者不知如何選擇,也是形成標注不統一、不規范的原因。

6.標注者對文件理解不深,抽象出的主題概念不準。由于標注者的實際工作經驗不足,對主題詞的標注規則缺乏了解,造成標注的主題詞缺乏準確性和一致性,這是造成標注不準確的原因之一。

三、公文主題詞的制作

1.公文主題詞制作必須遵守的規則

在主題詞的標引中必須遵守以下的標引規則,這樣才能標引出規范合理的主題詞來。

1.1主題詞不一定是一個完整的意思,不考慮語法上的結構,不考慮詞與詞之間的搭配連接與必然的聯系,只是將各個詞依次羅列出來。

1.2堅持用詞“宜寬不宜嚴”的原則,如果沒有確切的主題詞,可用相近的詞或上位詞代替。

1.3標注注意按“一范圍、二內容、三文種”的順序“由大到小”排列。在同一組主題詞中,要按“屬概念在前,種概念在后”的秩序排列。

1.4用詞數量一般不少于3個,最多不超過5個。

1.5明確主題詞的位置。公文主題詞位于末頁下方,抄送范圍的上方,也就是注釋域或特殊說明域以下,抄送機關標識域以上。

1.6掌握主題詞的結構及其標印格式。主題詞的結構由標題和主文兩部分組成。標題即主題詞三個字,用黑體字頂格加冒號,其后為主文。主文不使用標點符號,每個主題詞之間空出一個字的位置。

2.公文主題詞制作的步驟

上文主要分析了公文主題詞標注中出現的問題及產生問題的原因。那么作為一個文秘人員,應樣才能走出誤區、搞好公文主題詞的制作呢?主要分“三步”走。

第一步:審讀文件,分析主題。

首先通讀公文,了解公文的主要內容和發文意圖。一般來說,審讀文件標題,進行主題詞標引是公文寫作者常用的方法。如文件標題能概括公文的主要內容,就從標題入手分析主題。否則,就要從公文的內容入手進行主題分析。

主題類型分為單主題和多主題兩種。單主題是指一份公文所研究和論述的只有一個對象或問題。多主題是指一份公文所研究和論述的主題對象不只一個,而是兩個或者更多,而且都是并列的獨立主題。單主題標引時用多個表達同一概念主題詞,多主題用分組的多個主題詞分別表達各自的主題概念。

分析主題重點是主題結構分析,確定主題因素。主題結構分析即分析主題里面的主要成分和次要成分以及它們之間的關系。

第二步:提煉、轉換主題概念。

經過分析主題類型和主題結構后,就掌握了一份文件的全部主題概念。對這些主題概念,并不完全需要標引出來,而應當去粗取精,有所取舍。要提煉標引那些最重要的、專指性最強的主題概念,舍棄一般的主題概念。

要提煉出的公文真正地具有檢索意義上的主題概念,就需要查公文主題詞表將其準確、規范、科學地轉換成主題詞。

公文主題詞的選取方法主要有四點:一是從公文標題中摘錄;二是從公文正文中提取;三是題文結合摘要;四是自己概括,以能表達公文的主要內容為原則。

主題詞組配標引,就是用兩個或兩個以上主題詞構成邏輯關系組合以表達一個專指概念的一種方式。它以詞間語法關系和邏輯關系為基礎,只有相容關系的概念詞才可以組配,而且,不是字面上的組配,決定的因素是邏輯關系。組配標引有概念交叉組配、概念限定組配、上位詞或下位詞組配。應優先考慮交叉組配和限定組配。

交叉組配是指兩個組配的概念之間具有交叉關系,兩個概念的外延有一部分重合。限定組配是以概念的限定為基礎,由屬概念過渡到種概念的組配。

在標注過程中,如果沒有十分貼切的主題詞,應遵照“宜寬不宜嚴”的原則,選擇相近的主題詞。如國務院辦公廳頒布的《國家行政機關公文處理辦法》一文的主題詞,必須使用《國家行政機關公文主題詞表》中所列之詞。因該表中沒有“處理”二字,可用相近的“管理”一詞代替。

第三步:標引記錄,審核校驗。

主題詞成功組配后,根據《國家機關公文格式》規定,將主題詞標注在公文末頁下部抄送欄目左上側。詞目之間空一字,不用標點符號,按主體、通用、空間、時間、文種等要素,依次進行著錄,也就是按前文所說的類別詞十類屬詞十區域詞十文種詞的結構進行標注。

在結束主題詞標引之前,必須對標引結果進行審核。審核的主要內容有四點:一是主題概念提煉是否準確、全面,有無漏項;二是主題詞的轉換是否符合標強規則和組配規則;三是同類型公文所選用的主題詞是否一致;四是標引記錄有無遺漏等。如發現問題,及時糾正補救。

3.主題詞標注應注意的三個問題

3.1必須熟悉各自的《公文主題詞表》。不熟悉公文主題詞表就談不上公文主題詞的標注。要認真審研公文內容。可以說,不懂公文內容就不可能標注出恰如其分的公文主題詞。切實做好結合文章。這就是把主題詞表與公文內容緊密結合融會貫通,便能找出適當的主題詞。

3.2主題詞的排列

反映公文整體(概述)內容的主題詞在前,反映公文部分(分述)內容的主題詞在后。在單主題公文中,反映中心內容的主題詞在前,反映其他方面的主題詞在后;在多主題公文中,反映公文整體(概述)內容的主題詞在前,反映公文其他內容的各主題詞按出現的先后次序排列。作為自由詞標引的地名(組織機構名)、時間、人名等,應置于表現公文內容的主題詞后面,置于表現公文形式的主題詞前面。同時出現在同一公文中,則按地名(組織機構名)、時間、人名的順序排列。

3.3在批轉、轉發、發布文件時,如果只選擇一個主題詞來標文種,可選擇被批轉、轉發、發布文件的文種。如《國務院關于發布<國家行政機關公文處理辦法>的通知》,其主題詞是“文秘工作公文辦法”,標注的就是被發布文件的文種“辦法”,而不是發布文件的文種“通知”。如果想要完整反映文件的形式,也可將前后兩個文種同時標注;但如果是用“通知”轉發“通知”,為避免文種上的重疊,只標一個“通知”即可。

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(王淑文,天津職業大學)