教學檔案管理的網絡化建設研究與實踐

摘要:本文從教學檔案管理的網絡化建設的現狀,分析了網絡化教學管理系統的特點,闡述了教學檔案管理的網絡化建設的實施方案和設計實現。

關鍵字:教學檔案管理 網絡化建設 管理系統

教學檔案是高等學校教學工作的歷史記錄,是學校在教學管理和教學實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像載體等材料。教學檔案是高等學校檔案的主體、核心和重點,是衡量院校教學管理水平和教育質量的重要標志之一。完整的教學檔案對于改進教學工作、提高教學質量、促進教學工作的持續發展,有著至關重要的作用。他既是學校進行教學評估的真實憑證,又是改革教學工作的重要依據;既是開展教學研究的可靠資料,又是維護學校和個人合法權益的法律依據。教學檔案的作用是通過其開發利用來實現的,只有做好教學檔案的開發與利用工作才能充分發揮其作用。

一、 教學檔案管理網絡化現狀分析

教學檔案是廣大教學工作者在從事教學實踐和教學管理活動中直接形成的,具有保存價值并按照一定規范整理歸檔保存的教學文件材料。它是反映高等學校教學活動的真實歷史紀錄,是教學活動的成果和產物。伴隨著時代的發展,社會的進步,以現代化高新信息技術發展為手段的知識經濟時代的到來,使傳統的檔案管理機制面臨前所未有的挑戰。

當前,盡管我校在校園網的基礎上構建了本校的教學檔案管理系統,但由于出于成本、安全等因素的考慮,許多教學檔案的管理仍主要采用傳統的檔案盒,分門別類的進行歸檔,資料較少時能夠準確的查找;但是隨著數據資料的增加,不便于進行快速的查找和統計;檔案盒中存放較多的原始資料在一定程度上也浪費了大量的紙張,而且占用較大空間。隨著時代的進步和科學技術的發展,教學檔案的管理也必將隨著這一劃時代的歷史進程而發生巨大的變化,走出傳統的思維和工作模式,進一步為我校的教學、科研服務。

我校在教學檔案管理手段方面,最突出的問題表現在管理手段上缺乏科學性。按照辦公自動化、管理科學化的要求,在教學檔案管理方面應當采取現代化手段,對我校的教學檔案管理實現科學化,智能化。

在教學檔案管理信息化方面,近幾年來,盡管我校加大了管理信息化改革力度,但從整體上看,不少部門往往只重視設施、裝備、技術的投入,很少關注管理信息化數據庫的建設,使得對信息資源的開發和利用缺乏應有的力度。不能及時地掌握用戶的需求及其變化,使管理信息化缺乏針對性和實用性,特別是不能真正地依據現代科技信息網絡來及時、迅速、準確地開發信息資源,難以形成信息資源開發和服務功能的多元化、組織系統的網絡化、操作手段的自動化等立體型體系,難以全面顯示管理信息化在我校管理中的應有作用。

二、網絡化教學管理系統的特點

(1)建立基于Web的服務體系

在學校綜合集成管理信息中,檔案工作將以計算機管理檔案信息為主要形式,通過計算機檢索查詢和提供檔案信息將成為主要的服務方式,因此為利用者提供的信息組織結構應是網狀的,用戶可以根據自己的意志沿著信息之間的關系鏈進行瀏覽,而不是按照規定途徑進行檢索和查詢檔案信息。手工勞動則成為輔助形式。而讓利用者通過Web瀏覽器訪問,是目前先進、有效和最為大家樂于使用的訪問方式,因此我校建立起自己的Web服務器,向校內外檔案利用者提供檔案信息服務。

(2)檔案信息的數據庫系統

數據庫管理系統的選擇要建立在Internet/Web技術基礎上。既要具備聯機事務、處理數據安全性與可靠性的支持能力,又要有較強的安全控制能力,同時還要適應多種硬件平臺、多種操作系統,并具備同其他數據庫系統進行連接和交換數據的能力,使用戶可以輕松地建立起Web站點上的數據庫服務。

(3)對教學檔案數據進行標準化處理

標準化是自動化網絡化的前提。高校檔案館網絡化協調機構制訂檔案的有關業務工作、技術方法以及設備等方面的統一原則和規范,并根據國際、國內標準及行業發展趨勢,制定出網絡化過程中各項標準,如著錄規則的標準、文獻標引的標準等,并且選用統一的高質量應用軟件,建立標準化的數據庫,這樣可以在向資源共享過渡時少走彎路,避免人力、物力、財力的浪費。

(4)提高了教學檔案管理系統的安全性

在網絡上運行本系統,為確保數據安全采用了一些安全保障方式。如:系統采用優秀的加密算法,登錄驗證,權限管理(用戶管理和組管理),安裝防火墻等。

(5)降低系統實施成本

運用我校的現有網絡資源和技術資源,本系統運行方便快捷,有效地降低了人力和物力的過多消耗。

三、 教學檔案管理網絡化的實施方案

各教學院、系試用電子檔案管理系統,教學秘書擁有辦公室數據的管理權,可以修改、查詢、瀏覽下列內容:成績管理、教學計劃、校發文件、試卷管理、教學大綱、教學文件、試題庫、教學日歷、教材征訂、優秀畢業論文、重點學科建設實習試驗資料、教學工作量統計畢業學位等資料。

院教辦擁有教研室數據的管理權,可以修改、查詢、瀏覽以下內容:教學大綱、教學日歷、教案、課表;習題集、試題庫、考試大綱;考試成績單及試卷分析;教學研究及論文成果;科研項目;發表論文;課程作業;社會實踐報告;教研室活動;指導畢業論文和課程論文;科研科技服務獲獎證書;指導學生社會實踐及獲獎證書等。

最后由大學將各院教學檔案系統對接,構建全校的教學檔案管理系統。

四、 教學檔案管理網絡化研究的設計實現

(1)總體設計

該系統運行在單機或Intranet環境中,通過建立網絡,配置服務器和數據庫接口程序,客戶端配置軟件,檔案負責人通過客戶端軟件界面將檔案分類和檔案目錄輸入到軟件中。各部門通過向網絡管理員申請用戶名,對本部門檔案內容數據,通過列表形式錄入到軟件中;用戶通過檢索和篩選功能查詢各部門所需數據,輸出數據結果。

(2)基本設計流程

由客戶端向服務器發出請求,服務器接到請求后,進行相應處理,將處理結果以數據文件的形式返回給客戶機并顯示給用戶。服務器要與數據庫交互,必須通過中間件完成。本系統采用Delphi的連接來實現數據庫訪問。

(3)教學檔案管理系統軟件的結構(如圖1 、圖2)

五、小結

本系統開發和利用充分利用了學校的豐富的技術資源、現代化設備,不僅大大地提高了檔案管理工作的效率,而且實現了信息規范化,文檔一體化。使教學工作走向了科學化,信息化的道路。隨著時代的發展和科學技術的進步,本系統將會更加完善,更加符合未來檔案管理工作的需求。

【基金項目】石河子大學骨干教師項目階段成果,項目編號JM06009。

參考文獻:

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[2] 范群杰 高琦:河流信息檔案系統的構建與應用[J],東北水利水電,2008年11期

[3] 連紅 王鑒棋:實踐教學檔案系統管理的動態模式探析[J],四川檔案,2008年4期

作者簡介:徐曉鵬(1978-),男,漢族,講師,碩士研究生,主要從事與會計信息化的教學與研究。