開發(fā)學(xué)籍檔案信息資源的超前服務(wù)

陳黎航

學(xué)籍檔案與個(gè)人的利益息息相關(guān),開發(fā)學(xué)籍檔案信息資源,實(shí)現(xiàn)超前服務(wù),為學(xué)校專業(yè)設(shè)置調(diào)整服務(wù),在職業(yè)預(yù)警方面為學(xué)生服務(wù)。

學(xué)籍檔案記載了每個(gè)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的基本情況,客觀地反映了每個(gè)學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等方面發(fā)展?fàn)顩r,也是一個(gè)人接受某種教育程度的經(jīng)歷和他所達(dá)到學(xué)識(shí)水平的信用憑證。學(xué)籍檔案與個(gè)人的利益息息相關(guān),學(xué)生畢業(yè)以后就業(yè)、提拔干部、晉級(jí)、考評(píng)、轉(zhuǎn)正和晉升工資等都離不開學(xué)籍檔案。學(xué)籍檔案工作環(huán)節(jié)主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞及編研、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等幾個(gè)階段。學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學(xué)籍檔案管理工作的最終目的,也是學(xué)籍檔案管理部門的職責(zé)之一。

1 開發(fā)學(xué)籍檔案信息的必要性

無論哪個(gè)國家的發(fā)展與進(jìn)步,都離不開科技的進(jìn)步與人才的培養(yǎng)。要建設(shè)具有中國特色的社會(huì)主義同樣也離不開科技與人才。作為人才培養(yǎng)基地的學(xué)校,肩負(fù)著為國家培養(yǎng)、輸送大量的品學(xué)兼優(yōu)的專業(yè)人才的重任。與此同時(shí),也會(huì)產(chǎn)生一批與人才培養(yǎng)和管理有關(guān)的學(xué)籍檔案。學(xué)籍檔案涵蓋的內(nèi)容包括入學(xué)注冊(cè)、升留級(jí)狀況、成績冊(cè)、獎(jiǎng)懲材料、休學(xué)復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)退學(xué)、結(jié)業(yè)畢業(yè)等環(huán)節(jié)。

隨著改革開放的深入發(fā)展,人們對(duì)于檔案利用需求的范圍越來越廣,尤其是學(xué)籍檔案的利用率呈逐年上升的趨勢(shì)。特別是檔案工作“服務(wù)民生”,給學(xué)校檔案管理部門指明了檔案工作的正確方向。做好檔案的社會(huì)服務(wù)是檔案工作的根本要求,是檔案工作的永恒主題。學(xué)籍檔案與個(gè)人的利益息息相關(guān),學(xué)校檔案管理部門要改變檔案管理手段,以往“抄抄寫寫、剪剪貼貼、裝裝訂訂”的傳統(tǒng)的“小作坊”式的檔案管理模式,已很難適應(yīng)新形勢(shì)要求。要以民生需求為導(dǎo)向,以豐富的館(室)藏的學(xué)籍檔案資源為手段,不斷整合各類檔案資源,建立面向民生、覆蓋人民群眾的學(xué)籍檔案資源體系。

2 更新服務(wù)觀念,樹立超前服務(wù)的意識(shí)

要做好檔案服務(wù)創(chuàng)新工作,首先在思想上要充分認(rèn)識(shí)學(xué)校檔案館(室)服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新的重要意義。只有思想認(rèn)識(shí)到位了,工作才能到位,有了創(chuàng)新服務(wù)觀念,才能扎實(shí)推進(jìn)檔案服務(wù)創(chuàng)新工作。首先,學(xué)校檔案館(室)要樹立新的檔案服務(wù)理念,大力推動(dòng)傳統(tǒng)檔案服務(wù)觀念向現(xiàn)代檔案服務(wù)觀念的轉(zhuǎn)變。面對(duì)經(jīng)濟(jì)全球化和信息化技術(shù)帶來的激烈競爭,要在認(rèn)識(shí)上盡快適應(yīng)這種新情況的變化,形成符合發(fā)展需要的觀念和認(rèn)識(shí),樹立超前服務(wù)的意識(shí)。其次,服務(wù)內(nèi)容要全新。要提供全新的檔案信息服務(wù),服務(wù)是檔案工作永恒的主題,服務(wù)理念、服務(wù)方式等都要隨著用戶的需求而不斷地創(chuàng)新。學(xué)校檔案工作服務(wù)方式要有新突破,實(shí)現(xiàn)由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)、由滯后服務(wù)向超前服務(wù)、由單一服務(wù)向多元服務(wù)等服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變。第三,學(xué)籍檔案的收集要由事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c。長期單調(diào)而枯燥的工作方式、傳統(tǒng)而落后的工作方法使檔案服務(wù)工作落伍,必將使學(xué)校檔案工作失去生存的活力和市場(chǎng)。學(xué)校檔案管理人員要以超前的意識(shí)、超前的節(jié)奏、超前的服務(wù),贏得利用者的滿意。

3 學(xué)籍檔案超前服務(wù)的做法

目前,學(xué)籍檔案的利用方式通常表現(xiàn)為2種類型:一是學(xué)術(shù)利用,利用者一般為本校的教師和干部,利用目的是要在檔案中得到可用于學(xué)術(shù)研究的資料;二是實(shí)用性利用,利用者通常為本校的教師、干部和已經(jīng)畢業(yè)離校的學(xué)生,利用目的是從檔案資料中直接獲取依據(jù)性文件材料和證明,利用的內(nèi)容包括提供信息、辦理學(xué)歷與成績證明等。改革傳統(tǒng)的檔案利用方式,開發(fā)學(xué)籍檔案信息資源,實(shí)現(xiàn)超前服務(wù)有以下2個(gè)方面的工作內(nèi)容。

3.1 對(duì)在校學(xué)生和歷屆畢業(yè)生的學(xué)籍檔案文件材料進(jìn)行專題分析,為學(xué)校專業(yè)設(shè)置調(diào)整服務(wù)目前,學(xué)校培養(yǎng)的人才與市場(chǎng)對(duì)人才要求的矛盾,是人才的知識(shí)結(jié)構(gòu)、層次與用人單位要求不吻合。我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的市場(chǎng)更需要財(cái)富的直接創(chuàng)造者,而學(xué)校設(shè)置的某些專業(yè)脫離市場(chǎng)需求,出現(xiàn)學(xué)生在黑板上種田、教室里開機(jī)器的情況。學(xué)校的職業(yè)教育必須跟技能、跟機(jī)器、跟設(shè)備打交道,否則學(xué)生就拿不到職業(yè)資格證書。要利用學(xué)籍檔案中“考生報(bào)名登記表”“考生綜合登記表”“入學(xué)考試成績表”“畢業(yè)學(xué)員登記及鑒定表”“各學(xué)期在校學(xué)員注冊(cè)人數(shù)統(tǒng)計(jì)表”“畢業(yè)學(xué)員成績總表”等材料進(jìn)行專題分析。例如通過“考生報(bào)名登記表總表”,對(duì)歷屆各專業(yè)的畢業(yè)生和社會(huì)對(duì)不同專業(yè)人才的需求情況與就業(yè)情況進(jìn)行跟蹤調(diào)查,分析不同專業(yè)學(xué)生的就業(yè)率,根據(jù)社會(huì)對(duì)學(xué)校設(shè)置專業(yè)人才的需求情況,對(duì)本學(xué)校專業(yè)進(jìn)行排名,使校方領(lǐng)導(dǎo)層下決心淘汰不適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)需求的專業(yè),設(shè)置社會(huì)急需的專業(yè)。因?yàn)楫?dāng)今在畢業(yè)生就業(yè)困難的環(huán)境下,參加高考、中考的考生填報(bào)志愿時(shí),都是參考各學(xué)校專業(yè)排名和今后的就業(yè)導(dǎo)向,才能作出對(duì)就讀學(xué)校志愿的正確選擇。

3.2 在職業(yè)預(yù)警方面為學(xué)生就業(yè)服務(wù)通過“畢業(yè)學(xué)員成績總表”跟蹤畢業(yè)生就業(yè)情況,分析畢業(yè)生學(xué)習(xí)成績與工作能力兩者之間的關(guān)系,使學(xué)校掌握第一手資料。這些資料反映出學(xué)校的專業(yè)設(shè)置存在的普遍問題是專業(yè)結(jié)構(gòu)和勞動(dòng)力需求結(jié)構(gòu)不一致:勞動(dòng)力市場(chǎng)需求的,學(xué)校培養(yǎng)不出來;學(xué)校培養(yǎng)出來的,市場(chǎng)又不需要。學(xué)校設(shè)置職業(yè)預(yù)警機(jī)制,主動(dòng)給自己亮紅燈,調(diào)整專業(yè)結(jié)構(gòu)。例如學(xué)校這幾年調(diào)整了涵蓋農(nóng)林、財(cái)經(jīng)、外語、計(jì)算機(jī)、藝術(shù)5大門類的會(huì)計(jì)、物流管理、汽車檢測(cè)與維》、服裝設(shè)計(jì)與工藝、廣告裝璜與電腦設(shè)計(jì)、國際貿(mào)易與報(bào)關(guān)等十幾個(gè)專業(yè),學(xué)校的教育體系與市場(chǎng)需求逐步走上軌道。學(xué)校特別是職業(yè)學(xué)校,應(yīng)該嘗試在職業(yè)預(yù)警方面為學(xué)生服務(wù)。有些學(xué)校招生就業(yè)辦公室的書架上擺滿“就業(yè)服務(wù)”及“用人單位跟蹤調(diào)查”資料,都是學(xué)校各專業(yè)負(fù)責(zé)人走訪企業(yè)時(shí)搜集到的回饋與意見,他們把目標(biāo)瞄準(zhǔn)在福建海西建設(shè)的制造業(yè)人才及服務(wù)業(yè)人才的大量需求上。一些熱門專業(yè),如汽車專業(yè)、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì),學(xué)生還沒畢業(yè),企業(yè)爭先到學(xué)校要求預(yù)留分配畢業(yè)生。實(shí)踐證明,設(shè)置職業(yè)預(yù)警機(jī)制能幫助學(xué)校認(rèn)識(shí)不同專業(yè)的優(yōu)勢(shì),揚(yáng)長避短。

4 學(xué)籍檔案數(shù)字化,為信息資源共享服務(wù)

隨著社會(huì)的發(fā)展,學(xué)籍檔案的利用率在不斷提高,檔案的破損速度也在加快,這樣就產(chǎn)生學(xué)籍檔案“保存”與“利用”之間的矛盾。沿用傳統(tǒng)的手工目錄查詢檔案已經(jīng)不能適應(yīng)形勢(shì)的要求,傳統(tǒng)的案卷目錄檢索條件單一,查全率和查準(zhǔn)率很難得到保障。有的學(xué)生學(xué)籍檔案因組卷不規(guī)范,學(xué)生成績表、畢業(yè)生登記表、學(xué)生的學(xué)籍變更(如休學(xué)、退學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué))等不能在案卷目錄上體現(xiàn)出來,這樣難免會(huì)降低檔案的查準(zhǔn)率。將學(xué)籍檔案原文數(shù)字化,存入數(shù)據(jù)庫,不僅可以解決“保存”與“利用”的矛盾,而且還大大提高查檢速度。將建校以來學(xué)生的個(gè)人信息輸入計(jì)算機(jī),建立學(xué)生信息數(shù)據(jù)庫,緩解檔案保存與利用之間的矛盾。

學(xué)籍檔案數(shù)字化是檔案信息上網(wǎng)的基礎(chǔ)。網(wǎng)絡(luò)化已成為時(shí)代的主旋律,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用更推動(dòng)檔案事業(yè)邁上新的層次。大量的學(xué)籍檔案信息寓于紙質(zhì)的案卷、文件之中,只有將這些紙質(zhì)學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案,才能更好地為檔案信息資源共享服務(wù)。如新生錄取登記卡、學(xué)生注冊(cè)表、學(xué)生成績、畢業(yè)證書編號(hào)、學(xué)位證書編號(hào)及檔案轉(zhuǎn)遞情況等,以方便師生通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索,獲得自己需要的學(xué)籍檔案材料。檔案信息是重要的信息資源,學(xué)籍檔案信息只有上網(wǎng)才能體現(xiàn)它的價(jià)值,才能為更多人所利用。■

(作者單位:福建省泉州市農(nóng)業(yè)學(xué)校)