開發學籍檔案信息資源的超前服務

陳黎航

學籍檔案與個人的利益息息相關,開發學籍檔案信息資源,實現超前服務,為學校專業設置調整服務,在職業預警方面為學生服務。

學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況,客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發展狀況,也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案與個人的利益息息相關,學生畢業以后就業、提拔干部、晉級、考評、轉正和晉升工資等都離不開學籍檔案。學籍檔案工作環節主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及編研、保管、利用、統計等幾個階段。學籍檔案信息資源的開發和利用是學籍檔案管理工作的最終目的,也是學籍檔案管理部門的職責之一。

1 開發學籍檔案信息的必要性

無論哪個國家的發展與進步,都離不開科技的進步與人才的培養。要建設具有中國特色的社會主義同樣也離不開科技與人才。作為人才培養基地的學校,肩負著為國家培養、輸送大量的品學兼優的專業人才的重任。與此同時,也會產生一批與人才培養和管理有關的學籍檔案。學籍檔案涵蓋的內容包括入學注冊、升留級狀況、成績冊、獎懲材料、休學復學、轉學退學、結業畢業等環節。

隨著改革開放的深入發展,人們對于檔案利用需求的范圍越來越廣,尤其是學籍檔案的利用率呈逐年上升的趨勢。特別是檔案工作“服務民生”,給學校檔案管理部門指明了檔案工作的正確方向。做好檔案的社會服務是檔案工作的根本要求,是檔案工作的永恒主題。學籍檔案與個人的利益息息相關,學校檔案管理部門要改變檔案管理手段,以往“抄抄寫寫、剪剪貼貼、裝裝訂訂”的傳統的“小作坊”式的檔案管理模式,已很難適應新形勢要求。要以民生需求為導向,以豐富的館(室)藏的學籍檔案資源為手段,不斷整合各類檔案資源,建立面向民生、覆蓋人民群眾的學籍檔案資源體系。

2 更新服務觀念,樹立超前服務的意識

要做好檔案服務創新工作,首先在思想上要充分認識學校檔案館(室)服務機制創新的重要意義。只有思想認識到位了,工作才能到位,有了創新服務觀念,才能扎實推進檔案服務創新工作。首先,學校檔案館(室)要樹立新的檔案服務理念,大力推動傳統檔案服務觀念向現代檔案服務觀念的轉變。面對經濟全球化和信息化技術帶來的激烈競爭,要在認識上盡快適應這種新情況的變化,形成符合發展需要的觀念和認識,樹立超前服務的意識。其次,服務內容要全新。要提供全新的檔案信息服務,服務是檔案工作永恒的主題,服務理念、服務方式等都要隨著用戶的需求而不斷地創新。學校檔案工作服務方式要有新突破,實現由被動服務向主動服務、由滯后服務向超前服務、由單一服務向多元服務等服務方式的轉變。第三,學籍檔案的收集要由事后搜集材料變為事前介入、事中參與。長期單調而枯燥的工作方式、傳統而落后的工作方法使檔案服務工作落伍,必將使學校檔案工作失去生存的活力和市場。學校檔案管理人員要以超前的意識、超前的節奏、超前的服務,贏得利用者的滿意。

3 學籍檔案超前服務的做法

目前,學籍檔案的利用方式通常表現為2種類型:一是學術利用,利用者一般為本校的教師和干部,利用目的是要在檔案中得到可用于學術研究的資料;二是實用性利用,利用者通常為本校的教師、干部和已經畢業離校的學生,利用目的是從檔案資料中直接獲取依據性文件材料和證明,利用的內容包括提供信息、辦理學歷與成績證明等。改革傳統的檔案利用方式,開發學籍檔案信息資源,實現超前服務有以下2個方面的工作內容。

3.1 對在校學生和歷屆畢業生的學籍檔案文件材料進行專題分析,為學校專業設置調整服務目前,學校培養的人才與市場對人才要求的矛盾,是人才的知識結構、層次與用人單位要求不吻合。我國社會主義市場經濟的市場更需要財富的直接創造者,而學校設置的某些專業脫離市場需求,出現學生在黑板上種田、教室里開機器的情況。學校的職業教育必須跟技能、跟機器、跟設備打交道,否則學生就拿不到職業資格證書。要利用學籍檔案中“考生報名登記表”“考生綜合登記表”“入學考試成績表”“畢業學員登記及鑒定表”“各學期在校學員注冊人數統計表”“畢業學員成績總表”等材料進行專題分析。例如通過“考生報名登記表總表”,對歷屆各專業的畢業生和社會對不同專業人才的需求情況與就業情況進行跟蹤調查,分析不同專業學生的就業率,根據社會對學校設置專業人才的需求情況,對本學校專業進行排名,使校方領導層下決心淘汰不適應市場經濟需求的專業,設置社會急需的專業。因為當今在畢業生就業困難的環境下,參加高考、中考的考生填報志愿時,都是參考各學校專業排名和今后的就業導向,才能作出對就讀學校志愿的正確選擇。

3.2 在職業預警方面為學生就業服務通過“畢業學員成績總表”跟蹤畢業生就業情況,分析畢業生學習成績與工作能力兩者之間的關系,使學校掌握第一手資料。這些資料反映出學校的專業設置存在的普遍問題是專業結構和勞動力需求結構不一致:勞動力市場需求的,學校培養不出來;學校培養出來的,市場又不需要。學校設置職業預警機制,主動給自己亮紅燈,調整專業結構。例如學校這幾年調整了涵蓋農林、財經、外語、計算機、藝術5大門類的會計、物流管理、汽車檢測與維》、服裝設計與工藝、廣告裝璜與電腦設計、國際貿易與報關等十幾個專業,學校的教育體系與市場需求逐步走上軌道。學校特別是職業學校,應該嘗試在職業預警方面為學生服務。有些學校招生就業辦公室的書架上擺滿“就業服務”及“用人單位跟蹤調查”資料,都是學校各專業負責人走訪企業時搜集到的回饋與意見,他們把目標瞄準在福建海西建設的制造業人才及服務業人才的大量需求上。一些熱門專業,如汽車專業、計算機輔助設計,學生還沒畢業,企業爭先到學校要求預留分配畢業生。實踐證明,設置職業預警機制能幫助學校認識不同專業的優勢,揚長避短。

4 學籍檔案數字化,為信息資源共享服務

隨著社會的發展,學籍檔案的利用率在不斷提高,檔案的破損速度也在加快,這樣就產生學籍檔案“保存”與“利用”之間的矛盾。沿用傳統的手工目錄查詢檔案已經不能適應形勢的要求,傳統的案卷目錄檢索條件單一,查全率和查準率很難得到保障。有的學生學籍檔案因組卷不規范,學生成績表、畢業生登記表、學生的學籍變更(如休學、退學、復學、轉學)等不能在案卷目錄上體現出來,這樣難免會降低檔案的查準率。將學籍檔案原文數字化,存入數據庫,不僅可以解決“保存”與“利用”的矛盾,而且還大大提高查檢速度。將建校以來學生的個人信息輸入計算機,建立學生信息數據庫,緩解檔案保存與利用之間的矛盾。

學籍檔案數字化是檔案信息上網的基礎。網絡化已成為時代的主旋律,網絡技術的應用更推動檔案事業邁上新的層次。大量的學籍檔案信息寓于紙質的案卷、文件之中,只有將這些紙質學籍檔案轉化為電子檔案,才能更好地為檔案信息資源共享服務。如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等,以方便師生通過計算機網絡檢索,獲得自己需要的學籍檔案材料。檔案信息是重要的信息資源,學籍檔案信息只有上網才能體現它的價值,才能為更多人所利用。■

(作者單位:福建省泉州市農業學校)