淺談人事檔案管理模式的社會化和開放式管理

楊　潔

[摘 要]隨著市場經(jīng)濟的建立和發(fā)展,我國的戶籍制度和人事制度都相繼進行了改革,與此相關(guān)的人事檔案工作,若繼續(xù)沿用黨政機關(guān)管理干部人事檔案的一種模式管理所有類別的人事檔案,已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)今社會發(fā)展要求,因此,必須探索和研究社會主義市場經(jīng)濟條件下人事檔案管理的新模式。本文主要談?wù)勥@種模式的含義、特點及建立這種模式的意義。

[關(guān)鍵詞]檔案;管理模式;變革

一、含義

這種模式是在市場經(jīng)濟條件下建立的一種新模式,與市場經(jīng)濟的發(fā)展和社會信息化程度密切相關(guān),所以它應(yīng)是一種社會化、開放式管理模式。這種模式的含義有以下四點。

1.人事檔案管理機構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象具有較強的社會性。市場經(jīng)濟的建立,產(chǎn)生了多種經(jīng)濟組織形式,這有利于人才的吸納、流動,但與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞,新型的人事管理制度如人事代理制應(yīng)運而生,人事管理變成了一種社會化的活動,因此,作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作,也必然具有這種社會化的性質(zhì)。從管理機構(gòu)來說,不像計劃經(jīng)濟時代僅有各單位內(nèi)部人事檔案管理機構(gòu),只收集管理本單位人事檔案,市場經(jīng)濟條件下已建立了具有較強社會性的人事檔案管理機構(gòu),如各省市人才市場建立的人事檔案管理機構(gòu),這種機構(gòu)不是管理本單位人事檔案的機構(gòu),而是面向社會,其管理對象包括該社區(qū)范圍內(nèi)所有流動人員的人事檔案,其服務(wù)對象更具有社會性,可以為整個社會提供人事檔案服務(wù)。

2.人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性。人事檔案管理機構(gòu)、管理對象和服務(wù)對象的社會性,決定了人事檔案來源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中,人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位內(nèi)部人事機構(gòu)行使,該機構(gòu)人事檔案來源單一,僅限于本機構(gòu)人員,內(nèi)容也較簡單;而社會化的人事檔案管理機構(gòu),其來源要廣泛得多,可以來自該社區(qū)范圍內(nèi)各類人員,又由于每類人員身份不同,集中起來顯得人員復(fù)雜,其檔案內(nèi)容也非常豐富多樣。

3.利用者對人事檔案需求的多樣性。市場經(jīng)濟的發(fā)展離不開人才,無論是外資、合資、國有企業(yè)招聘新的管理人才、技術(shù)人才,選拔合格或優(yōu)秀人才,還是考核、任免、招聘國家公務(wù)員以及大中專畢業(yè)生社會就業(yè),都不會忽略人事檔案的利用。利用者類型、利用用途的多樣性,導(dǎo)致對人事檔案內(nèi)容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性;也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門使用的狹窄范圍,不僅組織上需要,而且許多個人也需要,那些與個人生活和切身利益密切相關(guān)的人事檔案,經(jīng)常會被組織和個人查閱利用,但它們的要求不完全一樣,呈現(xiàn)出多種多樣的需求。

4.人事檔案管理方式和服務(wù)方式的開放性。市場經(jīng)濟的建立,減弱了人事檔案政治化、神秘化的程度,與此同時,信息技術(shù)和因特網(wǎng)的飛速發(fā)展,改變了人事檔案管理和服務(wù)方式.可以采用現(xiàn)代化管理手段與方式管理人事檔案,還可以將不屬于個人隱私內(nèi)容的人事檔案上網(wǎng),采用網(wǎng)絡(luò)化管理和服務(wù)方式,使人事檔案管理部門與外界的人才信息交流,由單一的途徑變?yōu)殚_放式的交流模式。

二、特點

1.人事檔案社會化開放式管理模式,是市場經(jīng)濟條件下的一種新模式,是對人事檔案管理模式的補充,與傳統(tǒng)人事檔案管理模式處于并存發(fā)展階段,市場經(jīng)濟條件下的新模式,與計劃經(jīng)濟時代傳統(tǒng)人事檔案管理模式有所不同。傳統(tǒng)模式中,人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機構(gòu)分別管理,比較封閉和內(nèi)向,在過去人事管理中起到了重要作用,在今天也還有一定的適用范圍。但這種模式不應(yīng)成為現(xiàn)代人事檔案管理中唯一的模式,而應(yīng)更新、改革舊的模式,建立新的模式,社會化開放式人事檔案管理模式就是一種新的模式,是對現(xiàn)代人事檔案管理模式的補充。

2.人事檔案社會化開放式管理模式目前主要適用于流動人員人事檔案管理。由于流動人員是辭職、辭退、脫離原單位和沒有工作單位的科技人員,管理人員等,其檔案與一般人事檔案比較而言,具有一定特點,因而在管理模式與方法上也應(yīng)有所不同。

3.社會化開放式管理模式預(yù)示著更大范圍內(nèi)人事檔案管理的一種方向和發(fā)展趨勢,21世紀,是一個更加開放的社會。知識經(jīng)濟的發(fā)展,人才資源的比較優(yōu)勢將越來越明顯,人才流動的數(shù)量與質(zhì)量會逐步增強,在更大范圍內(nèi)實行社會化開放式人事檔案管理模式將成為可能。

三、意義

在中國,人事檔案與戶籍對人才的流動具有極大的制約作用。如果某人想調(diào)到更適宜于發(fā)揮自己專長特點的地方和單位工作,原單位領(lǐng)導(dǎo)若不同意調(diào)走,其人事檔案和戶口就不能轉(zhuǎn)走,那么,即便是這個人調(diào)走了,但在工作、家庭、婚姻,住房等方面都會遇到很多麻煩。如果建立人事檔案社會化開放式管理模式,每個人是社會人而不只是單位人,每個人的人事檔案由社會化的人才機構(gòu)集中統(tǒng)一管理,與戶籍制度、人事代理制度協(xié)調(diào)運行,那么許多問題都會迎刃而解。可見,在社會主義市場經(jīng)濟條件下,建立一種社會化的開放式人事檔案管理模式是非常必要的。

在探討了建立這種模式的必要性之后,再看看有沒有這種可行性呢?因為,任何新事物的出現(xiàn)不僅應(yīng)該是必要的,而且還應(yīng)該是可行的。對此,我們持肯定的意見。這種新的管理模式不僅是可行的,而且更有利于人才流動、人盡其才,有利于人事檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化以及網(wǎng)絡(luò)化管理,這可用一些實例來說明.如美國著名的3M公司在廣州設(shè)有分公司,大約有70多人的人事檔案寄托在中國南方人才市場;我國聯(lián)想集團廣州分公司也有不少人的人事檔案寄托在中國南方人才市場而中國南方人才市場于l997年就上了因特網(wǎng),在這個網(wǎng)址里,可以搜尋25 000條人事檔案信息,它已經(jīng)向 1 500個單位提供了人才信息網(wǎng)絡(luò)的終端,還開發(fā)了人才測評軟件系統(tǒng),為7 000多人進行了評估。還有些省市的人才市場對人事檔案的管理也采用了社會化模式,并取得了一些成績。這些都說明我國人事檔案實行社會化開放式管理既是必要的,也是可行的,盡管在現(xiàn)階段主要適用于流動人員人事檔案管理,但今后在更大范圍內(nèi),更多類別的人事檔案管理中也是適用的.我們期待著這種管理模式的拓展,以更好地服務(wù)于社會。□

(編輯/劉佳)