團隊管理原理與方法

林明慧

摘 要:文章主要以李慧波的“團隊精神”理論為指導,闡述了團隊及其應具備的基本要素,強調團隊作為新的組織方式,已在企業的發展過程中發揮著越來越重要的作用,成為現代企業的核心競爭力。文章還通過對我國企業團隊管理現狀的概述,分析了影響團隊管理整體績效的問題,并結合國內外一些企業在團隊管理方面的經驗,從“補短板”、團隊協作、打造優秀平臺等三個方面,提出了提高團隊績效的對策和方法。

關鍵詞:團隊管理 團隊精神 績效

中圖分類號:F270 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)09-220-02

高素質的人才,是組織發展的主導力量,更是企業效益的核心資源。可以說,作為一種先進的組織形態,團隊已越來越引起企業的重視,并在企業的發展中發揮著越來越重要的作用。

一、團隊及其應具備的基本要素

1.共同目標。目標的一致性,是團隊建設的基石。只有在團隊所有成員對所要達到的整體目標持一致的肯定和充分的認同,才能為之付出努力,并最終共同實現目標。在企業的發展過程中,奮斗目標的不確定性往往是導致最終失敗的主要原因之一。目標的不確定、方向感的缺失使企業高層與中層之間,中層與基層之間出現了嚴重的信息溝通的斷裂,并由此引發價值觀的分歧,從而導致企業整體計劃、目標、團隊建設的失敗。

2.團隊協作。協作的優劣,是團隊建設的關鍵所在。在一個企業里,分別存在著以企業領導層為單位、部門為單位、小組為單位的不同的大小團隊。企業為這三個團隊中的核心團隊,企業的整體利益必然也必須成為任何一個小團隊的利益中心,所有的行動指南。可以說,協作情況與工作業績、與整體利益息息相關。

3.角色定位。準確的自身角色定位,是團隊建設的基礎。無論是一個企業、一個部門、一個小組想要共同創造出優良績效,對于每一個個體都必須做出一個準確的定位。導致績效不佳的原因,很大程度上在于員工對自身在組織中的定位缺乏認識,以致于定位不準、不足、不對,不能發揮應有的作用,沒能盡到應盡的職責,更有甚者起到了副作用。俗話說:“尺有所短,寸有所長”,準確的角色定位,可以使員工更為清醒的認識自己、最大限度地發揮自己的所長,從而提高了團隊的綜合實力。

4.相互激勵。相互間的激勵,是團隊建設的精髓。相互激勵能夠在心與心之間產生共鳴、達成默契,從而形成團結、向上的整體工作氛圍。在激勵別人的同時,對自己也是最好的激勵,就如凈化別人是對自己靈魂最好的洗禮一樣。相互間的配合、幫助、激勵會使團隊更容易地攻克難關和通向成功。

從團隊必須具備的基本要素中,可以歸納出:“團隊是擁有一個共同目標,能夠用最理想的狀態來面對和解決所遇到的任何問題和困難的群體”。{1}

二、企業團隊管理的現狀及存在問題

1.團隊建設中的紙上談兵現象。在團隊成為管理上的理論熱點后,幾乎所有的組織都在談論團隊合作的重要性,似乎“談”得多了就表明自己的團隊是具凝聚力的,是跟得上歷史潮流的。但是在對一些組織的調研中顯示,有的企業搞了多年的團隊建設,事實上卻依然是表面文章,“團隊、團結”成了紙上談兵的東西,成了企業文化的“團隊秀”。這種現象容易造成員工對團隊建設的懷疑、困惑、反感甚至消極抵觸,使企業的團隊管理成為一個遙不可及的愿望。

2.團隊目標不明確。團隊目標是團隊建設的愿景,也是優秀團隊的靈魂所在。沒有明確目標的團隊形同一盤散沙,形不成一個團隊,即使勉強合在一起也是貌合神離。硅谷中有個“阿波羅現象”,就是由多個聰明人成立的公司95%會失敗,原因是聰明人大多自以為是,沒有統一的目標。

3.沒有信任的團隊意味著高成本。美國管理學者波特認為,人的感覺是非常重要的,信任在任何時候都是最重要的東西。當一個團隊或組織超過一個人時,信任就變得尤其重要。沒有信任或缺乏信任的團隊里,領導者往往被認為是自謀私利和獨斷專行,成員逐漸變得喜歡懷疑一切,人與人之間輕則互相冷漠,重則充滿敵意。團隊在缺乏信任的情況下合作,就得依靠更多的規章制度與懲處辦法來管控,這不僅將大大提高運作成本,而團隊的效果也將大打折扣。

4.團隊分工不清,職責不明。據筆者了解。某些供水企業存在著部分職能界限不清、重疊交叉的問題,當一個用戶出現供水故障時,經常需要同時出動的部門有:水表管理單位、管道管理單位、管道建設單位、管道維修單位、管道檢漏單位,這么多平級的單位聚在一起,不可避免地會產生許多扯皮、沖突現象,相互推卸責任,局面經常會變得混亂不堪,直至領導到場解決、協調。可見團隊分工不清、責任不明,不僅會耗費大量的團隊資源,還會直接造成團隊的低效率。

影響團隊的負面因素還有很多,如團隊的愿景不明確、團隊的計劃不連貫、團隊成員之間缺乏協同工作的習慣、團隊追求短期目標的行為以及成員之間缺少溝通等等等等。只有解決了團隊存在的問題,才能增強團隊的凝聚力,使團隊精神成為企業真正的核心競爭力。

三、加強企業團隊管理的對策

(一)“補短板”——提高團隊績效的對策之一

木桶理論告訴我們,木桶的容量取決于最短的那塊木板。如果把每個成員都看成是圍成團隊這個木桶的木板,那么,優勢突出和技能互補的成員是團隊成功的保障。因此,做為團隊的領導與管理者,首先就要控制自己選用的每一塊木板在某一個領域的長度是足夠的,是個有優勢的長板,同時組合好不同長項與優勢的人,如同足球隊由前鋒、后衛、門將等人員組成一樣,把成員根據組織需要及個人特點分別安排到合適的崗位,并盡可能讓每個個體的優勢得到發揮和彰顯。

其次,也是最關鍵的,如果要持續不斷地裝更多水的話,就必須不斷地加高每塊木板的長度,領導與團隊管理者在善于發現并“揚長”每個人的優勢的同時,還應盡可能地提供機會或幫助讓每塊木板的優勢—即長度得到進一步的彰顯和拉長,然后經過系統的思考與策劃,充分利用團隊的每一份有限資源,找到最有效的方法,利用最合適的那塊“長板”、“優勢板”去有計劃的分步實施執行,才能最大限度地、最快捷地達成團隊目標,為團隊創造效益。

筆者所在的公司,在近期推行了全員競爭上崗、雙向選擇工作,并通過該項工作實現了崗位的優化組合,使人力資源得到更合理的配置。而員工也在競爭中得到了更能發揮個人才能的崗位,進一步調動了工作積極性。應該說,全員競爭上崗、雙向選擇工作,為中環正源水務有限公司的可持續發展提供了更加強有力的人力資源保障,是一項有成效的”補短板”活動。

(二)團隊協作——提高團隊績效的對策之二

在專業分工越來越細,市場競爭越來越激烈的前提下,單打獨斗的時代已經成為過去,“精誠合作的團隊精神是企業成功的保證”。{2}那么,如何促進團隊合作的“緊密度”呢?

⒈溝通、溝通、再溝通——積極溝通才能有效合作。溝通是指把信息、觀念和想法傳遞和交換給別人的過程。溝通是合作的開始,優秀的團隊一定是一個溝通良好、協調一致的團隊。溝通帶來理解,理解帶來合作;同時,溝通也是一個目標明確、相互激勵、協調一致、增強團隊凝聚力的過程。

溝通的方法有很多,企業內部溝通根據傳播的方向可分為下行溝通、上行溝通、平行溝通,根據傳播媒介可分為語言溝通和非語言溝通。在具體工作中不少人片面地把“溝通”理解為有聲的語言溝通,事實上溝通的方式無處不在,有面對面交流、電話、指示、文件、會議、業務報告、內部報刊、廣播、宣傳欄、各種活動、意見箱、內部局域網等。

要實現團隊的有效溝通,在實際工作中,還應該通過以下幾個方面來努力。(1)團隊領導者的責任。領導者要認識到溝通的重要性,并把這種思想付諸行動。團隊的領導者必須真正地認識到與成員進行溝通對實現組織目標的重要性。如果領導者通過自己的言行認可了溝通,這種觀念會逐漸滲透到組織的各個環節中去。(2)團隊成員要提高溝通的心理水平。團隊成員在溝通過程中要認真感知,要注意鍛煉自己的理解能力和交流能力,培養穩定的情緒和良好的心理狀態,以促進信息接受、理解和判斷。(3)正確地使用語言文字。語言文字運用得是否恰當直接影響溝通的效果。使用語言文字時要簡潔、明確,敘事說理要言之有據,條理清楚,富于邏輯性;要措辭得當,通俗易懂,不要濫用詞藻,不要講空話、套話。非專業性溝通時,少用專業性術語。并且可以借助手勢語言和表情動作,以增強溝通的生動性和形象性,使對方容易接受。(4)學會有效的傾聽。有效的傾聽能增加信息交流雙方的信任感,是克服溝通障礙的重要條件。要提高傾聽的技能,必須做到以下幾點:使用目光接觸;展現贊許性的點頭和恰當的面部表情;避免分心的舉動或手勢;傾聽過程中要提出意見,以顯示自己不僅在充分聆聽,而且在思考;復述,用自己的話重述對方所說的內容;要有耐心,不要隨意插話;不要妄加批評和爭論。(5)縮短信息傳遞鏈;拓寬溝通渠道;保證信息的雙向溝通。信息傳遞鏈過長,會減慢流通速度并造成信息失真。因此,要減少組織機構重疊,拓寬信息渠道。另一方面,團隊管理者應激發團隊成員自下而上地進行溝通。例如,開通管理者熱線,允許下屬提出問題,并得到高層領導者的解答。如果是在一個公司,公司內部刊物應設立有問必答欄目,鼓勵所有員工提出自己的疑問。此外,在利用正式溝通渠道的同時,可以開辟非正式的溝通渠道,讓領導者走出辦公室,親自和員工們交流信息。坦誠、開放、面對面的溝通會使員工覺得領導者理解自己的需要和關注,取得事半功倍的效果。

總之,有效的溝通在團隊的運作中起著非常重要的作用。成功的團隊領導應把溝通作為一種有效的管理手段,通過溝通來實現對團隊成員的引導和激勵,為團隊的發展創造良好的心理環境。團隊成員也應統一思想,提高認識,克服溝通障礙,實現有效溝通,為實現個人和團隊的共同發展而努力。

⒉團隊分工要明確,要把適當的人選配到最合適的崗位上去。現代社會的競爭就是人才的競爭,而人才在團隊中能否被放在最恰當的位置,進行最佳的協作配合,也決定著一個團隊戰斗力的強弱。團隊的明確分工可通過職務說明書的方法。職務說明書是表明團隊期望成員做什么、成員應該做什么、應該怎么做和在什么樣的情況下履行職責的匯總,具有明確工作職責與權限、工作目標、工作特點、任職要求等作用。職務說明書編寫的過程,其實是對團隊業務流程重新認識的過程。團隊應把職務說明書的編寫工作作為團隊業務流程的重組和一次大盤點,從而明確各崗位的職責與權限,規范工作流程,以實現明確分工和科學管理的目的。

⒊增強團隊的向心力。團隊管理首先是人心的管理。假設團隊成員是組成木桶的木板,那么領導者就是桶的圓心,領導者只有把員工的心留在木桶里面,木板才能形成向心力,才能緊密地結合在一起。

⒋建設優秀的團隊協作機制,強化團隊的協同作戰與互相支持。比如團隊的分享機制。使不同成員積累的經驗能成為團隊共同的財富,促進團隊成員的溝通交流。在現代企業的團隊建設中,打造一支協作型團隊,以達到整體效益大于部分之和的效果,無疑是企業實現目標最有力的保障。

(三)打造優秀平臺——提高團隊績效的對策之三

成功取決于系統,要想產生一種結果,必須設計一套能夠輸出這種結果的系統——包括相應的制度規范和相應的運行體系。沒有堅實的桶底,木桶就會“竹籃打水一場空”;同樣,沒有好的平臺與系統,團隊成員的才能就得不到充分發揮,團隊的戰斗力也將無從談起。

⒈要為團隊成員搭建能力發揮的舞臺——授權。授權是明智的行為。既然是團隊,不同的成員具備有不同的能力,發揮著不同的作用,作為團隊的領導者即使能力再強也不可能大包大攬。團隊領導一旦不懂得授權,事事親歷親為,顯然就會力不從心,而團隊成員也將沒有用武之地,也就更別提提高團隊績效了。中國的民營企業較多存在授權不到位的問題,或者明為授權,實為委托。這個原因是多方面的:有時是職業經理人本身不能取得老板的信任,而大部分是因為授權本身使領導者感到權力被別人分享而存在的威脅。因此,為確保團隊成員擁有良好的發揮才能的平臺,授權應該建立一套可行的機制,在授權的同時明確受權人的責、權、利,制定好權限范圍,并盡可能做到量化,同時建立受權者——監督人的授權監管體系。

⒉建立讓團隊成員施展才華的支持性系統。在有效授權的情況下,團隊成員如果只有權力,但缺乏應有的支持,也不一定能獲取良好的績效。比如供水企業的營業部門領命售水量目標,賦予了他們應有的權力,但要完成這個目標,必須還要有客戶部的客戶開發和信息支持,財務部的及時核銷和結算系統支持,用水部的不間斷管網優化支持,工程部的保質保量支持,物資部的及時到貨支持,以及高層領導指導市場、點撥思路的支持等等。

綜合起來,團隊建設的支持性系統至少包括三個方面:一是信息支持,這里包括市場信息和公司內部的信息都必須及時、準確地讓團隊成員掌握。隨著市場經濟的日益完善,競爭環境已是瞬息萬變,誰掌握的信息多,誰將掌握競爭的主動權。二是團隊其他成員的支持。三是團隊領導的支持,團隊領導必須能站在比成員更高的高度,對任務的執行提供綱領、提供方向,并在執行的過程中及時發現問題,指導團隊成員解決問題。

⒊建立科學的團隊管理激勵與約束機制。一個組織系統內有著怎樣的作為,制度建設有著特殊的重要性。良好的團隊激勵約束機制不僅可以留住、吸引優秀成員,而且可以調動團隊的積極性,釋放更大的能量。

團隊的激勵機制可以從以下三方面進行:(1)薪酬激勵。薪酬是充分激勵員工提高員工作績效的一種手段。對企業團隊進行薪酬激勵,關鍵是建立團隊薪酬戰略體系。綜合團隊績效和個人績效,按不同團隊類型制定不同薪酬體系,從薪酬內容、結構、支付方式等方面滿足團隊的多層次、多形態的需求,從而達到激勵目的。(2)開發、培訓、晉升激勵機制。開發、培訓、晉升激勵機制是指對團隊進行深層次、廣范圍的開發,給予團隊成員提供各種培訓以及為團隊成員設計多種不同晉升渠道,這些都是較好的激勵機制。不斷開發團隊的新能力滿足團隊成員對自己能力提高的要求,以及對晉升的渴望,從而極大調動團隊成員的積極性。例如,建立人才庫制度,在進行相關考核之后讓其進入專門為更高一級別儲備人才的“人才庫”,為上一級團隊提供后備人才;為員工進行職業生涯設計,使員工認清自己的優點和缺點,提醒員工克服浮躁,加強學習,努力工作;以及其他崗位晉升與技術晉升等多渠道的晉升制度。(3)企業文化激勵。企業文化是激勵團隊,培養團隊自豪感、責任感的重要因素,它有助于大大增強企業的向心力,營造促進團隊發展的和諧環境。

綜上所述,團隊管理是一個龐大的系統工程,只要正確掌握團隊管理的原理和方法,從大處著眼,細處著手,不斷創新,不斷超越,團隊精神必將成為企業持續發展的穩定的推進器。

注釋:

{1}{2}李慧波.團隊精神.新華出版社,2004年11月第4版,第8頁

參考文獻:

1.李慧波.團隊精神.新華出版社,2004年11月第4版

2.安尼瑪麗·卡拉西.團隊建設.上海遠東出版社,2002年10月第1版

3.李曉光.管理學原理.中國財政經濟出版社,2004年9月第4版

(作者單位:溫州中環正源水務有限公司 浙江溫州 325000)

(責編:鄭釗)