新形勢下高校圖書館與院系資料室合并探析

胡福文

摘要:本文在分析新形勢下高校圖書館與院系資料室分立的諸多弊端的基礎上提出了對二者進行合并的觀點,并指出了二者合并應具備的基本條件和具體思路。

關鍵詞:高校圖書館;資料室;資源整合

中圖分類號:G258.6文獻標志碼:A 文章編號:1002—2589(2009)23—0162—02

高校院系資料室是隨著院系學科專業的設置而建立的,它和高校圖書館分立并存,共同構成了高校的三大支柱之一。而今,隨著人類進入二十一世紀和信息時代的來臨,高校越來越重視圖書館的建設,紛紛改建、擴建或新建圖書館,圖書館自動化、網絡化、數字化建設水平不斷提高,相比之下,院系資料室的建設則顯得滯后。圖書館與院系資料室之間條塊分割、各自為政的傳統管理模式,已經不能適應高校教學和科研工作的需要。[1]在新的形勢下,高校圖書館和院系資料室的關系該如何處理,已影響到高校的進一步發展,不得不引起人們的重視和思考。對此,圖書館界有三種觀點:第一種,加強資料室的建設;第二種,按大學科合并資料室,建立專業文獻信息中心;第三種,資料室與圖書館合并。[2]筆者對新形勢下高校圖書館與院系資料室合并做以初探,以求教與各位同仁。

1.高校圖書館與院系資料室分立的弊端

1.1管理體制方面的問題

根據《普通高等學校圖書館規程(修訂)》的規定,高校圖書館是學校的文獻信息中心,實行校(院)長領導下的館長負責制。而院系資料室是院系的下屬機構,在機構設置、人員編制、考核獎懲等行政管理方面歸屬各院系,只是在業務工作上接受圖書館的指導和協調。這種高校圖書館和院系資料室分設共存、院系資料室自成體系的管理體制,造成高校圖書館和院系資料室條塊分割,各自為政。[3]這必然造成高校圖書館和院系資料室業務管理脫節,雖然二者近在咫尺,卻聯系不多。因此,各院系資料室名義上是接受圖書館的業務指導,實際上,高校圖書館對院系資料室的指導和協調是難以落到實處的。[4]

1.2經費保障及使用方面的問題

近幾年,隨著我國高等教育從精英化教育向大眾化教育轉變,高校紛紛加大投資,建設新校區,擴大辦學規模。為此,許多高校因欠銀行貸款而負債累累,不堪重負,情急之下,圖書購置方面的經費就常常被擠占挪用,經費保障就成問題了。由于學校經費緊張及相關制度的不健全,為 “分一杯羹”,圖書館和資料室之間常常為經費分配起紛爭,經費的分配及使用沒有統一的規劃,難免造成文獻資源重復購置和經費浪費現象,使原本緊張的經費得不到充分利用。另外,即使有的高校已明確將院系文獻資源建設費劃歸各院系管理,雖然各院系也知道資料室建設的重要性,但由于各院系對資料室建設的重視程度不一樣,也難免出現有的院系將此經費挪作他用,造成各院系資料室建設發展的不均衡。[5]

1.3資源共享方面的問題

在資源共享方面存在的主要問題有三。其一,如上文所述,傳統的高校圖書館和院系資料室的管理體制造成二者各自為政,相互之間聯系甚少,比較封閉、孤立,在文獻資源的采購上難以做到統籌、協調,容易出現“大而全”、“小而全”的現象,必然造成高校圖書館和院系資料室在圖書資料采購上的重復購置和浪費。[6]其二,有些高校圖書館和院系資料室之間未聯網,沒有建立聯合書目中心,讀者無法從網上檢索到院系資料室的藏書,資源共享缺乏網絡基礎。其三,由于條塊分割,管理分散,各院系資料室一般只為本院系師生服務,不對其他院系開放,致使院系資料室的圖書資料利用率降低,難以做到資源共享。

1.4提供服務方面的問題

院系資料室提供服務方面的問題主要表現在四個方面。一是時空條件受限。院系資料室的開放時間大多按行政坐班制執行,開放時間太短;院系資料室開放需要院系提供場地,但由于辦公用房緊張和領導重視不夠,院系資料室的場地常常受到擠占,難以保障。二是服務手段比較落后。許多院系資料室仍采用傳統的服務方式,圖書資料的采訪、編目、借閱等以手工操作為主。這種落后的技術和服務手段不利于文獻資源的充分利用,也難以適應網絡時代讀者的服務需求。[7]三是服務的水平較低。院系資料室一般只提供一次文獻的借閱服務,很少進行二次、三次文獻的開發,難以滿足讀者深層次的文獻信息需求。四是服務人員方面的問題。資料室管理員很少受過圖書情報專業方面的培訓,業務素質普遍不高,而且大多身兼數職,人少事雜,在時間和精力上難以滿足讀者的服務需求。

2.高校圖書館與院系資料室合并的條件

要克服以上高校圖書館與院系資料室分立的弊端,就需要對高校圖書館與院系資料室進行整合。筆者認為,最徹底、最有效的辦法就是撤銷院系資料室的建制,將院系資料室與圖書館合并,實行集中管理。為此,需具備以下條件:

2.1館舍條件

撤銷院系資料室的建制,將院系資料室與圖書館進行物理空間的合并,既可以節省院系的辦公場地,又便于實現集中管理和資源共享。這就要求圖書館要有較大的館舍面積和較多的閱覽座位,以適應全校師生讀者來館集中借閱圖書資料的需求。要滿足這一條件,各高校可以根據自身的實際情況,采用兩種辦法解決:其一,如果學校的校園面積不大(比如,不超過3000畝),也沒有分校區,各院系師生來館比較方便,學校只需要在校園中心位置改建、擴建或新建一個較大的圖書館就可以了。其二,如果學校的校園面積很大,或在其他較遠的地方設有分校區,為方便各院系師生利用圖書館,學校除了設立一個較大的中心館外,還應根據需要設立相應的分館。

2.2思想條件

院系資料室作為學校文獻保障體系的組成部分,曾為院系及全校的學科及專業建設等做出了重要的貢獻,可謂功不可沒。現在,要將其與圖書館合并,受慣性思維的影響,學校師生尤其是院系的領導在思想上一時是難以接受的。因此,在二者合并之前,要轉變學校師生尤其是院系領導的思想觀念,形成共識。在這方面學校有許多工作要做,圖書館要當好主角。

2.3體制條件

館舍條件是關于物的方面的,思想條件是關于人的方面的,而體制條件是關于制度方面的。所謂體制條件,就是要將不適應圖書館和院系資料室資源共享的管理制度進行徹底轉變。也就是圖書館要得到學校領導、院系領導的大力支持,將原來二者的分散管理變為集中管理,變原來的各自為政為統一協調,從學校的制度層面上擁有原圖書館和原院系資料室的人事、經費等行政管理權、業務管理權等。只有這些管理權限合二為一,圖書館和院系資料室才能從實質上做到合二為一,融為一體。

3.新形勢下高校圖書館與院系資料室合并的思路

3.1撤銷建制

圖書館和院系資料室合并是學校管理體制改革的一件大事,是學校的一項重大決策。在“依法治校”的當今時代,決策應在科學論證的基礎上履行規范的程序,比如事前召開二者合并專家論證會、干部研討會、讀者座談會等廣泛聽取意見,在合并條件基本成熟,合并意見基本統一的情況下,最后由學校召開黨委會討論決定。

3.2人員安排

在撤銷院系資料室的建制,將其與圖書館進行合并后,圖書館已具有統一的人事管理權。圖書館應將二者的人力資源進行整合,統一規劃,對原院系資料室的人員進行合理安排。第一,妥善安排,平穩過渡。對于原院系資料室的專職資料員,圖書館應無條件接收;對于兼職的,應尊重其個人意愿和選擇,并與院系協商安排。第二,公平競爭,雙向選擇。合并后的圖書館的崗位應公開透明,崗位的應聘條件要在考慮歷史、立足現實與面向未來之間取得平衡,保證原院系資料員平等參與競聘,實行雙向選擇,做到人盡其才,用其所長。第三,及時培訓,提高技能。由于原院系資料員業務素質參差不齊,且整體上與圖書館員有一定差距,因此,為保證圖書館工作穩步向前,合并后,圖書館應有計劃、有步驟地對其進行業務培訓,幫助其盡快提高業務技能。

3.3資料整合

由于資源共享、功能增強、服務提升是二者合并的根本目的,因此,合并后,圖書館應將二者原有的文獻資源進行整合,統一規劃,重新構建合理的學校文獻保障體系。筆者認為,這里需要注意的是:其一,做好查重工作,保證文獻資源不重復采購;其二,保持原院系特有的文獻資料采購的穩定性和連續性,以保持和增強原院系資料室的情報功能;其三,根據各院系學科、專業建設的實際和遠期規劃,適時調整文獻資源建設的布局;最后,搞好文獻資源的數字化、網絡化建設,建設統一規范的書目數據庫,方便全校讀者網上檢索和共同利用原院系資料室的文獻資源。[8]

3.4經費整合

院系資料室和圖書館合并后,圖書館對二者的經費應進行整合。這里的經費既包括行政管理開支,也包含文獻資源購置費。特別是文獻資源購置費,圖書館應科學規劃、統籌安排。首先,要根據全校學科、專業建設的長遠規劃來分配經費,向重點或特色學科、專業傾斜,做到統籌兼顧、重點突出,不能搞一刀切;其次,與資料整合相適應,不浪費經費進行重復采購;再者,充分發揮網絡的強大的功能,逐年增加碩博士論文網絡數據庫等電子資源的購置比例;最后,在二次、三次文獻的開發上要增加投入,增強圖書館的情報功能,努力滿足各院系對圖書館的情報服務需求。

3.5場地整合

所謂場地整合,就是指,院系資料室和圖書館合并后,為便于集中管理、統一協調、規范服務,各院系資料室的場地仍由各院系管理,留作他用。如上所述,圖書館可以通過改建、擴建或新建等途徑建一個較大的中心館,通過科學布局保留并增強圖書館對院系的情報服務功能,不再內部單獨設置一個個院系的資料室。當然,如果一個中心館不能滿足使用需求,可以再建一個或多個分館,通過總館分館的管理模式來解決。

參考文獻:

[1]果青.王祖艾.構建軍隊院校圖書館與系資料室文獻信息資源保障模式[J].圖書館服務均等化與資源共享,2008,(10):486-488.

[2]鄭偉青.淺論高校圖書館與系部資料室的一體化管理[J].科教文匯,2007,(7):108.

[3]張秀丹,張國慧.高校圖書館與系資料室文獻資源的一體化建設.科技情報開發與經濟,2006,(22):23-24.

[4]李化祥.高校圖書館與院系資料室資源整合研究[J].科技情報開發與經濟,2008,(10):54-55.

[5]江文芬.高校圖書館與院系資料室一體化管理的實踐[J].圖書館工作與研究,2008,(5):92-94.

[6]高燕.共建共享──高校圖書館與院系資料室資源整合的思考[J].湖州職業技術學院學報,2008,(1):89-91.

[7]陳秀華.略論高校圖書館與院系資料室的共建共享[J].農業圖書情報學刊,2008,(5):156-158.

[8]董燕平.試論高校圖書館與院系資料室的協調發展.河南科技,2008,(2):20-21.

(責任編輯/彭巍)