充分發揮內部控制在煙草企業管理中的作用

李　琴

摘要:隨著我國加入WTO,國外煙草企業大舉進軍中國市場,中國煙草企業面臨的競爭日益激烈。當下,煙草企業間的競爭可以歸結為核心能力的競爭,而內部控制對提升現代煙草企業管理水平和核心競爭能力發揮著不可替代的作用。因此,煙草企業要想在激烈的市場競爭中立于不敗之地,就必須通過加強內部控制來提升自己的核心競爭力,充分發揮內部控制在煙草企業管理中的作用,向內部管理要效益,最終以提高效益為手段來提升企業的核心競爭力。

關鍵詞:內部控制;作用;煙草企業

企業內部控制制度,是指企業內部為了有效地進行經營管理,而制定的一系列相互聯系、相互制約相互監督的制度、措施和方法的總稱。內部控制制度是現代企業管理制度的重要組成部分,對明確和規范企業內部各部門、各崗位的職責和行為,對保證經營目標的實現,對提高管理效率和保護資產的安全與完整對規范會計秩序,防止會計信息失真等,都有積極的作用。正確認識內部控制的作用,對于加強企業經營管理,提高企業經濟效益,具有十分重要的現實意義。

一、內部控制對煙草企業管理的作用

在煙草企業中,內部控制對企業管理的主要作用表現在:

(一)協調作用

一個企業是由各個部門或者各個職能單位和業務部門組成的整體,為保證各單位的活動服務于企業整體目標,就需要進行個面的協調,以便于各個組成部分能夠相互配合,煙草企業亦是如此。在內部控制中,預算管理和績效管理就是實現整體的協調與最優化的非常有效的方法。會計預算管理系統和系統績效管理體系能夠利用信息優勢,通過有效的制度和程序,綜合協調煙草企業內部各子目標和個別活動,使各部分的活動符合目標控制的總體要求。

(二)制約作用

既然是由各部分組成的有機整體,那么煙草企業要想達到總體的協調,就必須有有效的措施使各部分按照既定的行動方案進行,也就是說必須限制和制止影響總目標實現的某些行為,既包括對察覺到的錯誤或舞弊行為采取及時和有效的措施加以制止,也包括采取預防措施限制某些行為。因此,內部控制制度中的制約和控制措施是保證生產和經營的各部分和各個階段能夠嚴格按照預算執行的關鍵,也是實現煙草企業總的內部控制目標的前提和根本保證。

(三)反映和監督作用

內部控制發揮作用的很多方面是依靠會計信息的反映和監督來完成的。預算完成的好壞,各項控制指標的執行情況等都必須通過及時、可靠的會計信息予以反映,可以說對經營過程的正確反映,以及對控制目標的完成狀況和各部分行為是否偏離內部控制的要求等的事后檢查和監督也是內部控制的一個重要作用。通過內部控制的反映和監督,煙草企業不僅能及時調整不利的行為,而且有利于企業高層領導做出正確的決策并采取有效的措施,保證內部控制目標的實現。

(四)促進和激勵作用

煙草企業是由人組成的實現獲利和價值增值目標的整體。內部控制作為企業的一項重要管理措施,控制是目的,但并不等同于工作的全部過程,也就是說內部控制并不僅僅是簡單的限制和制約。煙草企業若想實現其經營目標,內部控制系統的設計應該采用“約束加激勵”的控制模式。控制是一種強制力,使企業達到管理和經營目標。但對企業的組成部分,尤其是對企業員工來說,控制是一種責任,同時也意味著機會。控制未必都是限制性的,不一定必須成為員下行為的腳鏈甚至手鏈,而是要幫助企業實現既定目標。現代管理哲學把控制看作是一種幫助和引導,而不僅僅是一種壓制,控制是一種結合個人和企業目標,幫助人們到達各自目的的手段,從這個意義上說,控制既可以用于自我衡量,促使員工努力工作,在企業目標實現的同時實現個人的價值并得到個人的滿足,同時控制還包括設計恰當的激勵機制,使個人目標與企業目標更好地融合。

(五)預防和糾正作用

控制分為兩類,一類是預防不良行為給企業造成損失,即“防患于未然”;另一類是及時覺察錯誤并采取及時有效的措施予以糾正。內部控制的預防和糾正作用是規范煙草企業內部業務行為使之向企業目標方向努力的重要措施。預防措施要求內部控制具有預見性,熟悉行為特點和業務執行中的控制點,找出容易出現錯誤的可能性盡可能地降低,比如業務執行中的合理授權和分工同時內部控制系統還應該能夠及時發現業務中的差錯和舞弊以及偏離控制目標的行為,更重要的是能夠及時糾正這些差錯和行為。

二、我國煙草企業內部控制的現狀

近年來,煙草行業組織機構調整步伐不斷加快,聯合重組后企業的資產越來越多,業務流程越來越復雜。跨地區甚至跨省份的分廠,取消縣級公司法人等都對煙草企業的經營效率和內部控制的有效性提出了新的挑戰。這不僅在客觀上對煙草企業不斷提高自我經營管理能力提出了要求,而且還對煙草企業加強內部控制提出了迫切要求。我國煙草企業大部分在一定程度上建立了內部控制制度,其基本業務的管理還是有章可循的。但仍有相當一部分煙草企業還未意識到內部控制的重要作用,對內部控制概念模糊,甚至存在著眾多誤解。企業治理結構的局限性,再加上內部控制缺乏,使企業內部業務隨意性大,缺乏有效的制約和監督。具體表現在:業務決策人員與經辦人員存在業務授權、業務執行、業務記錄、業績檢查兼容現象,沒有很好地分離制約;重大事項的決策和執行存在無標準操作現象,沒有很好的分離制約;財產清查沒有制度,“家底”不明確;內部審計沒有制度,該設的內審機構不設,該配的內審人員不配等,使管理力度層層遞減,管理效應層層弱化,從而造成企業競爭力降低,經濟效益下滑。

三、充分發揮內部控制在煙草企業管理中的作用

煙草企業應從以下方面充分發揮內部控制作用,促進企業的可持續發展。

(一)準確理解內部控制制度

目前涉及的內部控制規范標準體系包括三部分:基本規范、具體規范、應用指南。其中,基本規范規定內部控制的基本目標、基本要素、基本原則和總體要求,是制定具體規范和應用指南的基本依據,在內控標準體系中起“統馭”作用;26個具體規范是根據基本規范對企業辦理具體業務和事項從內控的角度做出具體規定;應用指南則是根據基本規范和具體規范制定的詳細解釋和說明。

在現階段,煙草企業要組織好對基本規范和具體規范的學習,掌握規范的具體規定和精髓。基本規范指出,內部控制是指由企業董事會、管理層和全體員工共同實施的、旨在合理保證以下基本目標的一系列控制活動:企業戰略,經營的效率和效果,財務會計報告以及管理信息的真實、可靠和完整,資產的安全完整,遵循國家法律法規和有關監管要求。規范同時突出強調對保證財務會計報告真實可靠、資產安全完整的關注。這就明確說明了,我國內部控制規范體系最基本的特性是滿足財務會計報告的可靠性。因此,煙草企業只有在確保財務報告真實可靠的基礎上,提高經營有效性,才能實現科學可持續發展。

(二)建立健全內控實施的組織體系

內部控制的有效實施需要有一個科學、有力的組織作保證,這是內控實施的物質基礎。在這一組織結構中,煙草企業一把手的深刻理解和積極參與是實施成敗的重要關鍵點。同時這一組織的建立,可以使得公司管理人員明白:內部控制不僅僅是財會部門的工作,需要全體部門的深入理解、身體力行和互相配合;內控不是孤立的,而是企業公司治理的重要組成部分。因此,煙草企業應當根據自身實際情況,明確管理人員尤其是最高管理人員、各級職能部門及基層單位的職責權限,建立規范的業務流程和管理流程。

(三)建立適合企業自身的內控實施辦法

財政部發布的各項具體規范,是從全局角度出發,為解決普遍性問題而制定的一般性內控規范。為增強規范的實用性和可操作性,煙草企業有必要結合自身特點以及實際情況,以規范為指導,以指南做輔助,制定詳細可行的企業內部控制實施辦法。這一辦法的制定過程需要企業各部門的大力參與,這也是改善業務流程與管理流程的好時機。通過各部門的積極參與,不僅本身就是一個內控標準的培訓,也為將來內控制度的順利實施打好基礎。

(四)科學、嚴謹實施內部控制制度

在內部控制設計合理的基礎上,是否有效執行是預防“錯弊”發生的關鍵。企業的內部控制系統,在實施中具體表現為企業運轉中相關業務活動的控制,即企業的控制應該按照業務環節,尋找業務流程中的控制關鍵點,作為日常管理控制的重點。內控制度的實施也要堅持成本效益的原則。只有在實施成本小于控制項目實現的收益時,該項控制才應實施,否則就不實施。在進行成本效益分析時,我們還要注意內控成本支出的資本性支出性質,即內部控制實施彌補缺陷所帶來的收益是長期的,并以此來衡量內控實施的成本與效益。

(五)內控制度與企業文化相結合

企業文化是企業及其組成人員的行為規范和行為指南,是內部控制得以有效實施的重要環境保證。不同企業文化造就差異化的內部控制,產生高低不同的控制成本,獲得績效不一的控制成果。因此,煙草企業內控標準體系建設就要求廣泛宣傳內部控制理念,引導企業逐步建立一種領導重視、全員參與,以風險為導向、以控制為手段的企業文化。通過企業文化建設降低內控制度建設的風險和成本,變“要我實行內部控制”為“我要實行內部控制。”

(六)不斷改進內部控制制度

煙草企業需要根據內部控制執行的實際結果,從制度設計和制度執行兩個方面不斷改進,以使內控制度更符合公司實際,并為企業的發展提供更大的幫助。這里的關鍵點是判斷內部控制實施效果的差異,是制度設計缺陷還是執行力缺陷,再分別從兩個角度去做改進。

對內控實施的評價從兩個途徑進行。一是內部評價,企業的內控實施機構,通過調查部門和員工進行內控制度評價,各部門還可以根據實施中出現的實際情況,進行深入討論,找出矛盾所在,尋找改善方法;二是外部評價,聘請有經驗的中介機構,利用專業人員,對一段時期內企業的內部控制進行整體評價,由于其專業性和外部獨立性,可以發現一些深層次的或內部人不愿說的問題,并對不符合預期之處提出解決方案。

總之,在政策優越條件及市場機會將逐漸喪失的背景下,煙草企業更應該從預算管理、績效管理等方面不斷改善其內部控制的效果,向內部管理要效益,提高組織績效,不斷提升企業的核心競爭能力,使企業在激烈的市場競爭中求生存求發展!

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