論秘書與同事關系的處理方法

郭方圓

摘要：從人際關系出發，主要講的是秘書如何處理好與同事的關系，以及同事人際關系的處理對一個秘書的重要性。再從秘書處理好與同職能部門同事的關系、處理好與各職能部門人員的關系、處理好與領導的關系三個方面闡述，秘書應該把自己放在怎樣的一個心理位置。只有處理好了與他們的關系，秘書的日常工作才能順利開展起來。

關鍵詞：秘書；同職能部門；各職能部門；領導；溝通；關系

中圖分類號：C912.3

文獻標識碼：A

文章編號：1672-3198(2009)13-0094-02

1處理好與同職能部門同事的關系

秘書與同職能部門同事的關系，是指同屬于秘書部門內的秘書人員之間的同事關系，如同級秘書人員，同一辦公室的人員等，他們之間在職務上往往是平等的或相近的，又在同一個空間里工作，接觸頻繁而直接。秘書是領導與同事之間的橋梁，既要傳達領導的指示給同事，又要反映同事的意見給領導。因此，秘書與同職能部門同事保持良好的關系，對秘書工作同樣相當重要。但是不少秘書對怎樣處理好同事的關系感到困惑而且抱怨很多，這種問題的出現是由于秘書在工作中不能夠受到同事的歡迎，不善于化解同事之間的矛盾，在出現裂痕時沒有及時彌補所導致的。所以要做個受同事喜歡的秘書應努力做到以下幾個方面：

1.1必須學會尊重同事

在自尊的前提下，秘書人員之間應彼此尊重。秘書工作中，不能隨意插手別的秘書職權范圍之內的事情。有的工作需要大家共同完成時，應互相協商、配合，而不能只顧自己或互相破壞。

1.2保持樂觀和幽默感

秘書工作似乎千篇一律，變化不大，沒有多大的挑戰性。但秘書千萬不要變得灰心喪氣，要讓自己變得富有幽默感。樂觀和幽默可以消除彼此之間的敵意，更能營造一種親近的人際氛圍。更有助于秘書與同事的關系變得輕松，消除工作中的勞累，容易讓同事感到親近。秘書在工作中切忌情緒不佳，牢騷滿腹，工作時應該保持高昂的情緒狀態，即使遇到挫折、飽受委屈，也應當保持樂觀的心境。切忌逢人訴苦，在其他同事面前抱怨，秘書應當忘記過去的種種，把注意力放到充滿希望的未來，做一個生活的強者。

1.3化解矛盾，增進情感

秘書與同事之間在遇到矛盾時。需要和同事進行良好順暢的情感交流，就能化解各種矛盾，使雙方的工作順利進行。秘書與同事間出現意見分歧，秘書要能客觀冷靜的分析，控制自己的情緒，從自身找原因，對于自己的弱點要有清醒的認識并保持必要的敏感，如果確實辦錯了事，應勇于為自己犯下的錯誤承擔責任，真誠地道歉，不推托找借口，對于同事的過失應客觀地看待和處理，要盡量學會寬容。一94一同事之間出現分歧，產生矛盾，是正常現象，適時回避與等待，使對方頭腦冷靜，便于問題的解決。即使同事做了對不起自己的事，也應以德報怨，注意發現對方的長處和優點來彌補自身的不足，增強團結。秘書還要善于選擇溝通交談的時間、場合和對方感興趣的話題，態度謙虛誠懇，善于體察對方心情。講究說話的技巧，來增進與同事的情感。

2處理好與各職能部門人員的關系

秘書與各職能部門人員的關系，是在同一組織內因為工作交往所形成的相互關系。這既是一種平等的同志關系，又是一種在組織內部工作上的分工與合作、相互支持、相互配合、相互制約的關系。也可以說這是一種廣義上的同事關系。每一個獨立的組織機構，各職能部門在領導的指揮與控制下，具體負責某一方面的業務工作，如人事、組織、財務、后勤等等。各職能部門各司其職，互相配合，保證一個組織機構的正常運轉。從而保證領導決策完整正確地得到實施。離開了各職能部門，領導和與領導緊密相連的秘書部門就成了空架子。因此，秘書要想履行自己的職責，做好領導交代的工作，不搞好與各職能部門的關系是難以做到的。但是秘書在與各職能部門人員溝通的過程中，往往會感覺員工的斗志不高昂，人心渙散，本位主義嚴重，從自己部門的利益要求出發，無視整體協調的存在。這種問題的出現是由于秘書沒有能夠有效的引導彼此之間的溝通向著有利于組織發展的方向前進，從而使員工、部門為了共同的目標而合作、減少摩擦，從而有效保證組織實現整體的目標。秘書要做到與各職能部門人員有效的溝通，應努力做到以下幾點：

2.1平易近人，協作支持

秘書人員在與各職能部門人員的交往中，應擺正自己的位置，平等相待，平易近人。平時主動了解各職能部門的情況，體諒職能部門的難處。秘書部門的工作需要得到各職能部門的協作與配合，各職能部門的工作也需要秘書部門的支持與合作。平時各職能部門需要向領導反映情況、提出建議等，常常需要通過秘書人員與領導聯系或溝通。作為秘書，應站在全局的角度支持和幫助各職能部門開展工作，解決疑難問題。反之，秘書人員為了貫徹領導的決策，完成領導交辦的事項，常常必須依賴于各職能部門的支持與具體執行。一旦有時任務緊、領導要求高的情況下，秘書往往會忽略各職能部門的難處。如果平時不注意向職能部門了解情況，加強聯絡，培養信任與感情，而在出現狀況時一味催促恐怕于事無補。

2.2提供熱情周到的服務

秘書應主動幫助各職能部門與領導溝通，在職責允許的范圍內幫助各職能部門解決工作中的問題，特別要注意平等對待各職能部門，建立正常的合作關系。在促進各職能部門協調的過程中，秘書人員既要忠于領導的意圖，明確協調的基本原則，又要針對具體情況，切實解決他們的困難，促使各部門化解矛盾。這一過程實際上是為職能部門服務的過程，建立與職能部門聯系的過程。處理好就會得到大家的尊重、贊揚和好感，別人也會在工作中對秘書以禮相待，工作環境自然十分融洽。所以，秘書人員應將促進各職能部門的協調當作自己的職責，主動積極地做好這項工作。并通過做好這項工作，進一步促進各職能部門之間、秘書人員與各職能部門之間的人際關系朝著良性循環的方向發展。

3處理好與領導的關系

秘書是直接輔助領導工作的，這使得秘書在工作中處于一個特殊的地位，因此在秘書的人際交往中也往往顯得特別復雜。在秘書與同事關系的交際中，秘書與領導的交際是最為復雜的一種。政治思想上志同道合，工作上輔助領導，知識、能力、體力、思維的上補充領導，與領導的交往頻率很高，但人格上是平等的。有時，秘書面對的不僅僅是單個的領導者，而且還有一個復雜的領導群體。對每一個秘書人員來說，正確把握并處理與領導者的關系是十分重要的。要學會與上司和諧相處。正是因為秘書處理好與領導的關系顯得尤為重要，因此出現秘書新到一個單位接觸新上司刻意去琢磨上司的個性特征，結果往往適得其反，與上司相處不和諧甚至發生爭執。這種問題的出現是由于上司的個性以及管理風格需要相處一段時間后才能了解，而且上司的個性與管理風格并不是一成不變的，同時，還涉及

秘書自身的資歷、與上司信任關系的建立等不確定因素。因此，秘書首先要學會與上司和諧相處。秘書要做到與上司相處和諧應該努力做到以下幾個方面：

3.1尊重上司

每個人的思維方式不同，其處事的原則與方法也會不一樣。秘書工作是直接為上司服務的。所以學會如何尊重上司，是做好秘書工作重要的一步。秘書對上司的尊重體現在以下三個方面。

(1)維護上司的威信。

尊重上司的意見，認真執行已完成的決議上司找你商討問題時，要毫無保留地提出自己的看法，如果上司有不同的觀點，要尊重上司的意見，如果一形成的決議，盡管自己還有不同的看法，此時，也只能保留自己的意見，堅定不移地執行決議。

總之，秘書人員在工作中，既要體現出在協助領導形成領導意圖過程中的主動性，又要體現出在領導意圖形成之后的服從性，還要體現出在執行領導意圖過程中的創造性，從而使領導意圖經過秘書人員的努力能夠得到準確無誤的傳達、貫徹、執行。

(2)慎用上司的授權。

秘書的一切權力都來自上司的授予。秘書在工作的時候必須按職責規定辦事，不能越權，不能假借上司的名義發號施令；更不能假公濟私，用上司的名義謀取個人利益。尊重上司并不是表面的恭維。只有注意這些實際問題，謹慎用權才是真正地尊重上司。生活中，經常可以看到一些人當了幾年的秘書后，在眾人的刻意迎合和奉承下，竟然忘了自己的身份，常常以領導的口吻與職工或職能部門的工作人員講話，人為地制造了上司與職工的心理壕溝。嚴重地損害了上司的威望。

3.2注意嚴格要求自己

任何上司都不會喜歡一位工作自由散漫、做事丟三落四、不注意傾聽、說話啰嗦的下屬。秘書要與上司和諧相處，必須首先學會讓上司接受自己。

(1)以事業為第一生命。

所有的上司都會喜歡看重自己事業的秘書。這類人除了工作積極認真以外，他們在上下班的時間上也與其他人有區別，上班時，他們會提前10～15分鐘進辦公室，整理內務，打掃衛生；下班時他們會走在最后，臨走之前，他們會主動去關燈關窗。秘書工作非常特殊，無論你是領導的專職秘書，還是辦公室的普通文員，都要早上班、晚下班，領導沒有離開之前不要提前離開辦公室，確有要事需要提前離開，必須請求上司同意。

(2)說話簡潔清晰。

上司時間寶貴，秘書說話啰嗦就意味著浪費上司的寶貴時間，所以秘書向上司匯報工作時要言簡意賅，要做到這一點，除了平時注意練習語言表達能力之外，在匯報前還要注意清理思路，突出重點，必要時，可以考慮寫成書面提綱。

(3)注意仔細聆聽。

善于傾聽的人不僅能聽到上司的說話內容，而且還要能聽懂上司的弦外之音。只有這樣才能把握上司的說話重點，領會上司的意圖。上司在與你談話時，要集中所有的注意力，做好筆記，沒有聽清楚可以請求上司重復，最后，要將上司的指令扼要復述一遍，防止遺漏。上司不喜歡那些反復叮囑的秘書。