項目管理在機械制造企業中的應用分析

肖 燕

摘要:在當今科技發展日新月異、市場競爭白熱化的形勢下,項目管理已經成為提升企業核心競爭力的核心利器。從機械制造企業的角度,闡述了實施項目管理的積極意義,以及建立實施項目管理體系的方法和控制要點

關鍵詞:項目管理;項目管理體系;機械制造企業

中圖分類號:F270.7

文獻標識碼:A

文章編號:16723198(2009)20004402お

1實施項目管理的必要性

在當前經濟全球化和競爭國際化的趨勢下,隨著客戶需求向多樣化、個性化和多變性發展,企業運營逐步向客戶導向過渡,營銷模式也從功能型向過程型演化。如何適應科技的發展和市場的變化,靈活應對種種機遇與挑戰,同時降低企業風險,滿足客戶的高品質要求,這成為擺在機械制造企業經營管理者面前的一道難題。這僅憑常規的管理手段已經難以應對,唯有不斷調整管理模式,對企業資源和工作流程進行優化重組,加強風險管理和變革管理才是企業發展的生存之道。

由此,作為應對不確定性——基于項目的先進管理模式應運而生,它更加注重人的因素和顧客需求,更加富有柔性和變革的活力。具有專項功能的項目組比穩定的職能機構在企業中實現著更為關鍵的價值,項目的成敗成為企業興衰的決定性因素。因此更多的企業開始以建立項目管理體系為一種維持競爭優勢的關鍵戰略。

項目管理體系不僅可以將企業的各類工作以專項任務的方式進行推進,覆蓋項目的全過程、所有相關者,可以促進企業內部各個環節、合作伙伴及客戶之間的跨平臺、跨地域的溝通與共享;而且可以讓所有的團隊,無論是職能系統、業務系統與服務系統都朝著同一方向高效前進,降低成本,擴大業務,使企業利益得到最大程度的保障。目前國內國際知名的一些大型IT企業,如IBM、 HP、華為公司都是以項目管理為核心來管理整個組織的運作。項目管理作為一種行之有效的現代的管理方法,在當代企業生產和運作將更多地采用。

2項目管理的特點

項目管理作為一門學科最早起源于美國,它所研究的對象主要是在資源一定的前提下,如何通過科學的運籌和管理以求達到即定的項目目標。由于項目管理技術在科學研究以及生產實踐中顯示出的巨大優越性,已成為未來企業管理的趨勢。

項目管理是一種優化的管理模式,與傳統的職能管理相比,具有組織臨時性和柔性的特點,注重于綜合性和目標管理,強調基于團隊合作中的個人負責制,注重創造性和協作性。

首先,它提供了靈活的組織方式,有利于企業在有限資源的約束下,以適當的成本快速搶占商機或應對危機;

其次,它具有明確的目標導向性,有利于明確責任、分配資源、激勵士氣、提升績效,便于評估考核、總結、提高;

再次,它強調“事事有計劃,時時有控制”,通過一系列的啟動、計劃、執行、控制和收尾這樣一個PDCA循環過程來確保目標的實現;

最后,它具有系統化、程序化、模塊化、規范化、制度化的特點,能為項目的成功實施提供全方位的保障。

企業項目管理就是在管理企業所有項目的基礎上,通過項目管理的方法來計劃、組織、指導和控制公司的資源,從而實現企業戰略的管理方式。它雖夾雜著企業日常管理,卻與企業戰略緊密結合。它是一種面向目標、面向成果的系統管理方法,使組織的管理由面向職能、面向過程的管理轉變為面向對象,成為國際項目管理研究的一個重要領域。

3企業項目管理體系的建立與實施

現代項目管理的日趨普及顯示出其極強的生命力和作為一種先進企業管理模式的巨大優勢,正逐步成為企業發展的有力保障。但是在許多企業的具體應用中,項目管理往往專注于單一項目的運作,而未能與企業的整體運營管理相結合。尤其是一個企業的項目管理還會涉及到眾多的工作、人員、數據和資源,如果沒有一個有效的信息系統來支持和提高工作效率,企業項目管理將會難以實施。現在多家軟件公司已開發出了相應的信息系統,包括微軟公司的 Microsoft Project; Primavera公司的Primavera Project Planner for Enterprise; Welcom公司的Open Plan等。這些優秀的項目管理軟件終究也只是輔助工具,如果沒有建立一個科學的企業項目管理體系,即使最出色的管理軟件將難以發揮作用。

因此,研究如何建立一個精簡有效的企業項目管理體系,讓項目管理系統更加有效地支持企業管理,從而提升企業的整體管理水平,具有非常重大的實際應用意義。

這里筆者認為,在機械制造企業建立實施項目管理體系需要關注以下幾個方面:

(1)建立靈活的項目管理體系機構。

要根據按照常規管理模式,設立起相應的組織機構,并明確各級職責和權限。往往需要建立一個項目管理辦公室來集中管理,主要為項目實施提供指導和顧問,并提供人力安排,同時在企業建立標準過程、管理最佳實踐、經驗和教訓、建立工具庫和數據庫方面,爭取獲得高層的支持。尤其是在制造業企業中實施項目管理體系,還要考慮到項目類型的多樣化、兼顧顧客要求的個性化特點,這就要求我們必須建立一套靈活多變的運行模式,監控項目按階段實施。

(2)開發有效的文件化體系。

要實現項目管理體系化,就要根據項目管理的特點,確定相應的指導方針、組織機構、職責劃分、工作程序、資源配置,并細化到每個工作程序運用的管理工具方法,以對項目的實施控制,這是建立項目管理體系的實質內容。

在文件中應規定項目的管理職責、各項工作程序和管理方法、處理途徑等,形成各類制度、程序、指導方針、表格和檢查表。

當公司運用項目管理方法愈加成熟的時候,以前的各類管理制度和工作程序將會被取代,這樣可以有了更多的工作彈性。

(3)規范的項目管理方法。

規范的項目管理方法的建立,可以大大地增加組織在項目管理不斷成功的可能性。一個成功的項目管理方法是基于它的指導方針和表格,而不是管理制度和工作程序。這種管理方法必須有足夠的彈性,以便于它們能很容易適應所有的項目。并考慮到該方法對企業文化的支持和體現。

(4)認識持續改進的必要性。

當企業管理日趨成熟,取得一定的成功時,就獲得了可持續性競爭優勢。然而,要想保持持續競爭力,就必須要認識到持續改進的必要性。持續改進可以使企業保持住它的競爭優勢,不斷應對新的挑戰。通過每個項目階段的總結評審,不斷積累歷史數據,進行分析和整理,從而用于指導后續項目的開展。也可與競爭對手或行業標桿進行比較,發現自己的差距并努力縮短。

(5)做好能力規劃。

伴隨著企業在項目管理水準的程度提高,如何在盡量短的時間內,利用較少的資源而完成更多的工作內容,這屬于能力規劃的范疇。目前大多數公司都致力于建立能力規劃模型,進而分析在現有的人力、物力的條件下能承擔多少工作量。在進行能力規劃時,需要考慮的因素應該包括:人力資源、時間、設備、現金流、技術等多方面的因素。不能一味追求銷售擴大,而盲目承攬大量業務,造成生產運作超負荷,最終影響到企業的信譽和效益。

(6)與企業戰略發展相結合。

企業項目管理要關注企業的戰略目標和經營目標,因為戰略目標是項目管理的基礎,項目目標要與戰略目標保持一致,為實現其而服務。無論從項目選擇、資源的獲得、執行過程還是項目評價,始終是圍繞企業的戰略目標這個根本出發點來進行的。

項目是企業實施戰略的主要途徑,戰略是企業項目的出發點,企業的成敗也最終取決于項目能否順利地達成企業目標。戰略是企業項目選擇的依據,戰略為項目選擇的過濾提供了指導性綱領,只有符合企業戰略的項目才應被選擇和實施,這樣的項目才有價值。

4項目管理實施的關鍵環節

(1)健全管理制度。

項目管理的重點應放在規章制度的健全上。建立健全和完善各項管理制度。重點對安全、質量、效益、物資采購、現場管理、供應商管理、售后服務等,制定一整套標準和管理辦法,做到規范化、科學化、制度化。嚴格對進度、質量、安全、效益和信譽等關鍵業績指標進行公開監督考核。

(2)做好項目的成本控制。

項目的成本控制一般包含三階段的工作:

①基于預算的規劃:要根據準確的歷史信息,建立項目的基準預算和現金流;并對數據庫進行更新。

②成本與績效的決策:決定每個階段工作內容的成本,將實際成本與實際績效比較,以確定真實的收益率。

③總結報告:為項目團隊成員、項目經理、管理層和客戶準備一份項目階段報告。報告應應反映出:各階段的時間進度和成本,與計劃節點和成本的預算的差異。預測將會出現的問題,并提出規避風險的戰略等,為后期的項目管理持續改進提供一個實施框架。

(3)以人為本。

項目管理實質上也是一種以人為中心的管理方式,強調要通過項目管理激發員工的共同使命感和責任感。憑著團體意識的“結合力”,把專業化分工的不同個體協同起來,凝成整體的力量,齊心協力實現目標。

在項目管理體系的文化建設中,首先要培育員工的集體榮譽感,將個人與組織榮辱與共,從而激發員工的主人翁意識和責任感;其次,要打造和培養協作精神。要根據項目工作的特點,提出能夠凝集人氣、激發干勁、鼓舞人心的精神理念,作為企業文化的核心和精髓,對增強企業凝聚力和核心競爭力具有極其重要的作用;最后是營造寬松和諧的競爭環境。文化建設的重點,就是充分調動全體員工的勞動熱情和創造精神,以尊重人才、關心人才、發揮人才為準則,為職工營造一個寬松和諧的工作環境,讓每個員工都能找到施展自己才華、實現自我價值的舞臺。

5結語

項目管理這一新興的管理模式已經滲透到國際國內的各行各業,作為適應知識經濟時代最具生命力的管理工具,為我們暮靄重重的機械制造企業也帶來了一線生機。通過實施項目管理體系,不僅為我們提供了先進的管理理念、有效的管理工具,而且為我們的企業發展核心競爭力,早日與世界市場接軌,贏得了機遇。