高校過刊的管理現(xiàn)狀及價值利用

[摘要]過刊是圖書館文獻資源的重要組成部分，如何做好過刊的管理和利用工作是高校圖書館必須研究和重視的問題。淺析高校圖書館過刊信息資源的利用現(xiàn)狀，提出加強過刊期刊管理工作一些有益做法。

[關鍵詞]高校圖書館 過刊資源 管理 措施

中圖分類號：G48文獻標識碼：A文章編號：1671－7597（2009）0520181－01

21世紀是信息化的社會，是以信息的快速傳播和交流為基本特征的。作為圖書館主要文獻類型之一的期刊，利用率和流通量已經(jīng)遠遠超過了圖書，其中過刊憑借其刊種相對齊全、系統(tǒng)、信息儲量大等優(yōu)勢，成為人們查找原始資料，探索和研究工作的重要文獻信息源。可以說它蘊藏著比現(xiàn)刊更大的情報信息量，所以做好過刊的管理和利用工作，是圖書館期刊工作的一個至關重要的環(huán)節(jié)。[1]

一、過刊的特點

所謂過刊，就是現(xiàn)刊流通了1年或2年，甚至3年以后，按一定的標準裝訂成書本型的合訂本，然后按圖書處理的辦法登記造冊，并投入專門書庫供讀者查閱的一種過期刊物，是高校圖書館文獻收藏的重要組成部分，具有獨特的價值和其自身的特點。

1．數(shù)量多、信息量大、參考價值高。在知識經(jīng)濟時代，期刊數(shù)量以驚人的速度發(fā)展，各館藏的過刊入館總量也在逐年遞增。目前世界上共有各種學術期刊20余萬種，其文獻量占文獻總量的75%，期刊所提供的信息量占信息總量的70%以上。并且隨著新學科的誕生，門類的增減發(fā)生變化，這就使得過刊具有品種多、數(shù)量大、更新快、信息含量高等優(yōu)點，這就為過刊資源的建設打下了雄厚的物質基礎，為更好地利用過刊信息資源創(chuàng)造了物質條件。

2．連續(xù)性和完整性。各種期刊出版本身的連續(xù)性和完整性決定了過刊的連續(xù)性和完整性。過刊資源的連續(xù)性和完整性，對期刊信息的傳播交流以及信息量的保存產(chǎn)生直接的影響。因此，各個圖書館對期刊中學術價值高、資料性強的部分逐年裝訂成冊，收齊入藏，體現(xiàn)了過刊的連續(xù)性和完整性，使館藏過刊的保存朝精、準、全的方向發(fā)展，為高效利用過刊資源提供了物質保障。

3．學科性和系統(tǒng)性。圖書館的期刊文獻資料是不斷發(fā)展和擴大的文獻體系。過刊的收藏也是圖書館長期對各個學科、各種門類期刊的收集、歸類，并隨著社會發(fā)展、新學科體系的增加而不斷補充和完善。一般情況下，一種刊物涉及的學科往往有5-6個之多，最少的也有2-3個，是讀者進行課題研究、專業(yè)學習的主要資料來源之一。大量過刊經(jīng)過整理后的合訂本，按照科學的方法分類體系按序排架，使期刊文獻流通有序化，體現(xiàn)了完整的學科性和系統(tǒng)性。

二、高校過刊管理的現(xiàn)狀及存在的問題

（一）過刊資源的閑置。過刊管理是高校圖書館期刊管理的重要組成部分，它對文獻資源建設有重要的影響。以往，在一些讀者和圖書館管理人員中存在著錯誤的認識，以為過刊乃過期刊物，忽視了它的文獻價值，從而造成了過刊資源的大量閑置。過刊的利用狀況不理想，大量寶貴的資源就得不到充分的開發(fā)、利用，直接影響學術研究。

（二）服務方式單一。在服務上，提供的服務方式單一，受傳統(tǒng)觀念的影響對過刊的利用率較低。過刊服務大都只是簡單的借閱而不是借出，使過刊資源得不到充分的利用。

（三）裝訂時間過長。傳統(tǒng)的過刊管理制度使這些重要資源沒有得到充分有效的利用。裝訂期刊需要1-2個月的時間，一般正值第二年初，這時正是畢業(yè)生撰寫論文之際，他們往往需要查閱大量的過刊資料。這種長時間的滯留，給讀者帶來了極大的不便。[2]

（四）提供的信息不完整。由于期刊從現(xiàn)刊到裝訂成過刊這個過程需要經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，在這些環(huán)節(jié)中，有郵局來刊不全，也有在全年讀者閱覽、借閱過程中丟失和人為破壞等諸多因素，因而妨礙了讀者的使用。

（五）過刊資源面臨環(huán)境信息化的挑戰(zhàn)。在信息時代，讀者服務方式已發(fā)生了根本的變化，傳統(tǒng)質過刊文獻服務方式在很大程度上已被網(wǎng)絡環(huán)境下便捷的子獲取方式所替代。讀者可不受時空和地域的限制，通過網(wǎng)隨時隨地訪問任何一個圖書館的網(wǎng)站來獲取自己所需要的獻信息。這些信息資源為廣大讀者營造了一種全新的網(wǎng)絡息檢索環(huán)境，這也是信息時代過刊資源發(fā)展的必然規(guī)律和必然結果。

三、加強過刊管理的措施

（一）提高管理人員和讀者認識。提高圖書館管理人員及讀者對過刊的認識，充分認識到使用過刊的重要意義。統(tǒng)計表明，在科研中所獲得的有效信息90%以上來自于各種期刊，而科技文獻總量的75%也是通過期刊發(fā)表的。[3]較之現(xiàn)刊，過刊的文獻價值更顯“靜態(tài)”，更能反映出信息特征的一定厚度，因而更具有價值意義。因此，我們應最大程度開發(fā)和利用過刊資源，使過刊更好地為教學和科研服務。

（二）采取多種借閱方式，為讀者提供方便。為了方便讀者，過刊庫應向讀者開架借閱，讀者憑借閱證進入閱覽室自由選擇自己所需的資料。有些圖書館只在正常上班時間開放，而有的讀者只能在課余時間來過刊庫查閱資料，尤其是有些讀者在開館時間內沒有看完所需的資料，針對這種情況應該實行雙重服務模式，針對不同讀者實行不同方式，對有些來不及抄寫的資料，可借出，對于利用率較高的過刊資料，可縮短借閱期限，加快其周轉。

（三）做好期刊的裝訂工作，盡量不影響讀者借閱。盡可能縮短整理裝訂期，或將裝訂時間改變在文獻使用相對低峰期。為了解決裝訂與借閱之間的矛盾，就需要在新刊下架到裝訂成冊之間有一個備查期，對利用率高的重點期刊可延期裝訂上架，到第二年暑假再裝訂。為緩解過刊裝訂時無法利用的問題，可在現(xiàn)刊閱覽室中設立一個2-3年的現(xiàn)刊庫，延長現(xiàn)刊的使用周期，在使用的高峰期減弱后，再對過刊進行整理、裝訂，減少滯留時間，提高過刊的利用率。

（四）加強期刊管理，保證期刊的連續(xù)性和完整性。在期刊管理過程中，對沒有按期到達的刊物，要及時與郵局或編輯部聯(lián)系，要求盡快補缺。在新期刊上架以后，嚴格執(zhí)行期刊管理制度，防止讀者在刊物上亂寫亂畫、撕刊、竊刊等行為，管理人員要加強管理，以保證刊物的完整。

（五）加速過刊信息資源建設。隨著高校圖書館自動化和網(wǎng)絡化建設進程的加快，圖書館許多的業(yè)務活動都要借助計算機和網(wǎng)絡進行，過刊的管理體制也應相應地發(fā)生改變。加強館藏過刊目錄體系建設，建立計算機查詢檢索系統(tǒng)。數(shù)據(jù)庫的建立，是現(xiàn)代化信息技術在圖書館中應用的一個重點，對圖書館的發(fā)展有著重大的影響。[4]期刊作為圖書館館藏文獻的重要組成部分，具有連續(xù)性、時代性、新穎性的特點，是讀者進行學術研究、科研探討的首選文獻，因此，過刊回溯建庫在網(wǎng)絡環(huán)境下的圖書館建設中具有非常重要的意義，是圖書館實現(xiàn)自動化、網(wǎng)絡化的一項重要工作。

參考文獻：

[1]洪湛，論信息時代過刊資源的管理與利用[J].現(xiàn)代情報，2004年4月，第四期.

[2]張慧喬，論高校圖書館過刊價值及利用[J].高校圖書論壇，2006年9月，第三期.

[3]劉重盈，加強過刊管理提高利用效率[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2008年，第14期.

[4]古麗尼沙·木沙，高校圖書館過刊管理存在的問題及對策[J].科技信息，專題論述.

作者簡介：

李艷明（1980-），女，河北省武邑縣人，2004年畢業(yè)于河北理工大學數(shù)理系，衡水學院圖書館助理館員。