基于ＡＳＰ．ＮＥＴ的電子政務檔案管理系統(tǒng)中表單定制的實現(xiàn)

王　卓　王　津　陳　良

[摘要]表單定制也稱為表單自定義，是指在用戶使用工作流辦公軟件過程中，根據(jù)實際工作及流程需要，由用戶自己來自由地定制應用在Web上的基于HTML的表單。介紹并比較幾種常見的表單定制方法，并介紹基于.NET的電子政務檔案管理系統(tǒng)中基于分類模板的表單定制實現(xiàn)。

[關(guān)鍵詞]表單定制 電子檔案 模板 工作流

中圖分類號：TP3文獻標識碼：A文章編號：1671－7597（2009）0520037－02

一、前言

電子政務離不開對電子檔案的管理。在電子政務的建設(shè)中，實施電子文件的檔案管理，這已成為文件部門和檔案部門的共同認識。如何更有效地實現(xiàn)對電子檔案的管理、利用和共享，促進檔案事業(yè)的發(fā)展，成為當前檔案管理部門的熱點問題。在電子檔案的管理過程中，有一個必須堅持的原則就是規(guī)范性原則，用統(tǒng)一標準、統(tǒng)一規(guī)范來規(guī)范電子公文收集與數(shù)字檔案管理。檔案工作者利用自己的專業(yè)技能和專門知識，努力對電子檔案的形成實現(xiàn)“前端”控制，用檔案管理的理念和方法來規(guī)范、控制電子文件的產(chǎn)生、運行，確保電子檔案的真實、完整、可靠及其可利用性與可理解性，不斷推進檔案工作規(guī)范化、標準化，使得檔案的管理更加有利于檔案標準化管理中的分類和檢索。

二、電子政務與檔案管理

自1990年以來，采用計算機管理檔案就成為政府OA建設(shè)的主要課題之一。經(jīng)過不懈的努力，計算機檔案管理系統(tǒng)經(jīng)歷了從微機單機版、海量光盤存儲系統(tǒng)版、網(wǎng)絡版等不斷發(fā)展的漸進過程。其間，從最初的輔助手工檔案管理，一件一卷的創(chuàng)新檔案管理，公文、檔案一體化管理，發(fā)展到對絕密檔案的計算機管理。通過計算機檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)應用，檔案管理信息化不斷發(fā)展，檔案管理工作不斷得到創(chuàng)新。

根據(jù)文件連續(xù)體理論，電子檔案是需要前端控制管理的。在進行電子政務建設(shè)時，所產(chǎn)生的電子文件要能夠成為電子檔案，檔案部門就必須將其職能延伸至文件部門，與文件部門共同對電子文件進行前端管理、全程管理和文檔一體化管理。

三、表單定制及表單定制方法

（一）表單定制

基于Web的電子政務檔案管理系統(tǒng)通常采用工作流辦公系統(tǒng)，在基于工作流的系統(tǒng)中，可以將表單視為一張HTML頁面。表單中包含了用戶在各個節(jié)點需要察看和填寫的內(nèi)容。用戶對工作流的處理過程，就是該頁面在多個用戶之間傳遞，填充數(shù)據(jù)的過程。由采用工作流軟件，使用者只需在電腦上填寫有關(guān)表單，表單會按照定義好的流程自動流轉(zhuǎn)，下一級審批者將會收到相關(guān)資料，并可以根據(jù)需要修改、跟蹤、管理、查詢、統(tǒng)計、打印等操作，大大提高工作效率。

在實際工作當中，由于工作對象、工作內(nèi)容不同，以及為了應對各種新問題、適應各種新情況而出現(xiàn)的需求變更，用戶可能需要使用多種多樣的表單，表單范圍和表單內(nèi)容會千差萬別，而且，即便是同一表單，也經(jīng)常會由于業(yè)務流程的增加、刪除、更改等出現(xiàn)變更需求，所以，能夠?qū)崿F(xiàn)由用戶自己根據(jù)具體業(yè)務定制不同的表單，并能對表單進行編輯修改，解決不同用戶的表單業(yè)務需求不斷變化和軟件開發(fā)被動維護調(diào)整的矛盾，是基于WEB的辦公軟件必備的功能。

（二）表單定制方法

若系統(tǒng)不提供表單定制功能，實現(xiàn)通常采用如下幾種方法來解決信息的提交：

1．在項目開發(fā)中按用戶的需求由開發(fā)人員進行定制開發(fā),如果用戶的需求改變，必須再次由開發(fā)商的開發(fā)人員來進行修改。

2．提供表單的源碼程序并培訓用戶的管理員學會使用相關(guān)表單定制軟件進行表單的修改,但是因為每個流程綁定表單都可能不同，使用這種方式來做不能自動根據(jù)流程來更換不同的表單，而普通的技術(shù)人員要學會對表單的定制，難度較大。

3．使用Word等辦公軟件或HTML編輯框做為正文和處理單，但沒有錄入域值的權(quán)限控制，輸入的域值系統(tǒng)無法進行檢索。

目前，有一些專門的流程和表單定制工具，這些工作流產(chǎn)品允許用戶按照需求自己定義表單，這種方法較為靈活，基本能夠滿足絕大部分的用戶需求。但是，這種方法在實現(xiàn)上較為復雜，一般的非計算機專業(yè)檔案管理人員掌握起來非常困難。

另一種，就是預先定義好一組表單模版，然后限定用戶在這些模版中進行選擇，而且可根據(jù)具體情況對表單字段進行選擇。這種做法容易實現(xiàn)，操作簡便易行，無需用戶具備軟件開發(fā)能力。雖然缺乏靈活性，但卻可以較好地滿足檔案管理工作中的規(guī)范化和標準化要求。故本系統(tǒng)采用此種方式實現(xiàn)表單的定制。

四、使用ASP.NET實現(xiàn)電子檔案管理中的表單定制

首先，由檔案管理人員根據(jù)檔案管理的規(guī)范化和標準化要求，定制文檔分類模板，由軟件開發(fā)人員實現(xiàn)為表單模板。圖1中所示表顯示了所有分類模板。

其次，由檔案管理人員根據(jù)某類檔案存檔要求，由文檔分類模板自行定制相應的提交文檔的表單。

如圖2中所示，檔案管理人員可根據(jù)相關(guān)檔案管理要求，通過選擇不同的檔案門類和檔案小類，使用檔案模板生成具體表單。

接下來，由于依據(jù)模板產(chǎn)生的表單具有表單模板中所有字段，所以，要根據(jù)具體檔案管理要求，對表單各字段進行選擇，以及對屬性進行編輯修改。如圖3、圖4所示。

修改完成后，點擊“重新生成上報頁面”按鈕，即可完成表單定制。如圖5所示。

最后，由需提交存檔文檔的相關(guān)人員填寫表單，并提交相應文檔。如圖6所示。

五、小結(jié)

本文介紹了應用于電子政務檔案管理系統(tǒng)中的一種功能簡單、操作靈活方便的表單定制方法，并介紹了如何使用.NET技術(shù)實現(xiàn)該方法，通過該方法能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理部門對電子檔案的前端控制管理，實現(xiàn)電子檔案的管理的全程化和一體化。

參考文獻：

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[7]辦公自動化系統(tǒng)使用表單自定義有哪些好處?http://www.linkey.cn，技術(shù)研發(fā)中心文檔.

作者簡介：

王卓（1970-），女，山東肥城人，工程碩士，軟件工程專業(yè)，中國海洋大學信息科學與工程學院，講師，研究方向：軟件工程，信息管理；王津（1972-），男，碩士生校外導師，高級工程師，從事電子政務系統(tǒng)研究和開發(fā)；陳良（1983-），男，軟件工程師，從事電子政務系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計。