運用信息化技術,促進電網建設工程科學有效管理

陳平安

[摘 要]電網基本建設工程中的環節很多,從財務管理與會計核算的角度看,目前在實際工作中最關鍵且問題較多的有:預算控制及其作用的發揮、工程物資核算與竣工決算的編制、資金的籌集與支出等幾個方面。能否通過信息化手段有效地解決工程建設中的這些問題,對促進電網建設工程的科學化管理非常關鍵。筆者就存在的問題做一分析,對這些問題如何解決做初步探討。

[關鍵詞]信息化技術 預算

一、目前工程管理中存在的問題

(一)預算在工程建設管理中的作用較弱。在當前實際工作中,普遍存在重決算輕預算的狀況,預算沒有發揮應有的控制、規范作用。按照電網工程建設的要求和程序,工程項目在可行性研究報告通過后,進行初步設計,并由此編制并確定工程預算。根據預算,工程管理部門確定年度投資額,制定投資計劃并下達執行。但是在實際操作中,預算環節有一定程度的漏洞或缺失,沒有發揮應有的作用。

1.從工程管理角度來看:因為沒有準確的預算作為依據,計劃下達不夠嚴密,導致計劃與最終的工程成本有出入,需要在實施過程中或工程完工后調整計劃,進行追補,使得計劃缺乏準確性、嚴肅性,暴露出管理上的隨意性。這樣也出現計劃與工程建設不協調、不同步的現象,管理部門不能準確地掌握工程建設的進度等情況。

2.從財務核算的角度來看:因為沒有準確的預算作為成本控制的依據,財務部門對發生的各項工程建設費用在審核時缺乏參照,是不是應該發生、應該列支多少不清楚,也就是審核時對發生的經濟業務事項是不是合法、合理無從掌握,失去了財務審核應有的基本功能,也造成核算不實、不準的結果,反映在帳面上,決算突破預算,資金損失浪費。

3.從竣工決算和效益評價的角度來看,不能通過決算與預算的分析對比,檢驗、考核預算的執行情況,準確分析工程建設的成本控制是否合理,管理是否科學,有無存在違反財經法規的問題;不能準確評價投資效益,進而促進工程建設管理水平的不斷提高。

(二)工程物資核算不夠精細準確。工程物資是完成電網項目建設所需要的用于建筑和安裝的全部物資,包括設備和材料兩大類。在電網項目建設工程成本中,工程物資一般占60-70%的比例,是一項重要的資金占用。目前實際工作中尤其是物資發出環節,存在管理不細核算不準的問題。工程技術部門在制作發料單時,不能嚴格按照工程項目分別制作料單,通常按照施工單位制作一份料單,而一個施工單位可能同時負責若干項工程的施工。

在庫房發出材料后,財務部門根據領料單進行帳務處理,按數量金額登記工程物資帳,按金額增加在建工程明細帳。前述處理的結果,造成在建工程帳面設備材料成本與工程實際不符,據此編制的竣工財務決算也脫離實際,帳實不符,財務核算失去準確性。在這種情況下,為了符合實際,就要做大量的料單調整,或藍字增加,或紅字沖減。這樣就造成人為增加不必要的工作量,而且帳面做大量的調整憑證,失去財務核算的嚴肅性,也給違規違法留下了漏洞和可乘之機。

(三)資金撥付與工程建設進度不同步。組織建設資金是財務管理的主要工作之一,既要滿足建設需要,又要防止出現資金沉淀積壓造成浪費,加大財務費用。目前在工程建設管理中,由于計劃環節與財務環節還不能做到無縫對接,一個時期以內的工程計劃、當年需要投資建設的工程計劃,財務部門不能及時準確地掌握,因而在組織資金時依據不充分,存在一定的不確定性或盲目性。同時,因為除資本金外的建設資金與銀行簽訂合同需要一個過程,造成工期緊時資金籌措進度跟不上,工期相對較松時又有大量資金沉淀。

建設單位財務進行工程核算時,由于前述概預算環節的漏洞,加之合同、發票等資料收集傳遞的不及時,造成財務部門在款項支付的審核時依據不足。另外,資金管理環節控制不嚴,出現預付款很大而工程建設進度遠遠低于款項預付程度的情況,也會出現工程進度快投資大而帳面反映的建設成本與資金支付很少,帳實明顯不符的情況。

二、解決實際問題的思路

為了解決工程建設管理中各個環節各自為政的問題,解決工程建設管理與財務核算聯系不緊密的問題,解決手工操作中效率低下準確度不高、溝通渠道不暢協調成本高、資料傳遞不規范不及時而造成核算和決算遲滯的問題,非常有必要通過信息化管理手段的應用來對工程管理及財務核算流程加以改進和提高。

總的思路是:將工程管理與財務核算的各個環節集成在一個統一的辦公平臺,從工程項目立項、概預算編制、建設計劃下達、物資庫存管理及核算、工程成本核算及資金支付、竣工決算編制到資產移交,集成到一個ERP系統中,各相關部門在這個平臺上按各自職能及分工運行,嚴格遵循電網項目工程建設的客觀規律,遵守國家關于基本建設的法規,遵守財務制度的規定。將手工工作轉入軟件運行,將影響工程建設與財務核算的人為因素最大程度地予以消除,用嚴格的職能劃分、用軟件運行時各自不同的操作權限來規范各個環節的運行。這樣,既有分工,又有聯系,既明確了職責,又加強了協調,減少信息溝通和資料傳遞的成本,提高業務處理的效率。

三、工程建設信息化管理的實施

以項目編碼入手建立數據庫,以預算為控制主線,將設備材料核算及各項費用支出作為主要環節,進行準確的成本核算,最終產生財務決算。

(一)實行工程項目編碼,建立項目數據庫。按工程項目建立數據庫,每一項工程進入數據庫都有一個唯一的編碼,作為一項工程從立項到竣工唯一的“身份證”。編碼分段編寫,每段代表不同的含義,應包括電壓等級、工程類別、建設性質、主管部門、年份、自然順序號等。編碼由工程管理部門編寫,順序生成,一經確定,不能隨意修改。

(二)加強預算作用的發揮,以預算為切入點控制工程造價。根據工程量,每一項工程預算按單項工程或按單位工程劃分明細,生成項目預算數據庫,并將審核過的預算由程序自動傳遞給財務部門一份。這份預算明細數據庫就是財務部門審核各項支出的根本依據,每一項設備材料的采購、每一筆建設費用的開支,都必須在預算明細數據庫中找到對應的記錄。

1.財務人員通過調用預算數據庫中的費用項目及金額,審核每一筆款項支出。這樣,財務人員審核就有了依據,知道哪些費用可以列成本,每一項可以列支多少,避免了無預算項目的支出,避免了超預算的資金支出。最后,當工程完工編制竣工財務決算時就不會出現決算超預算,甚至超概算的問題。通過信息化手段的運用,通過數據庫的共享,將可能出現的此類問題分解到了日常工作之中,且變事后審核為事中控制,加強了財務核算的嚴肅性、及時性、有效性,同時提高了財務人員的工作效率。

2.從工程管理角度來看,預算更加準確,工程建設中的變更會更加切合實際,計劃的下達會更加嚴密。加強了計劃的準確性、嚴肅性,計劃與工程建設更加協調和一致,工程管理部門也能夠隨時掌握工程建設進度及工程建設投資額的完成情況。

3.從竣工決算和效益評價的角度來看,通過竣工財務決算與概預算的對比分析,可以促使工程建設的成本控制更加合理,管理更加科學,也為投資效益的評價提供了詳細的基礎資料,為工程建設及管理積累經驗,為經營決策提供強有力的支持。

(三)細化工程物資管理流程,提高工程物資核算的準確性。實行項目編碼數據庫,加強預算作用,為工程物資管理和核算的信息化提供了堅實的基礎。每一項工程對應一個編碼,同時對應一份預算。在此基礎上,工程技術部門在制作發料單時,通過調用某項工程的編碼,就可以找到此項工程的預算,根據預算,可以準確地編制工程所需材料的料單。每次制作料單時,根據工程量及工程施工進度,可以一次制作,也可以分次制作,每一份料單都進入數據庫并逐次累加,以便下一次制作料單時計算剩余材料量。料單在庫房發料后由軟件系統將其自動傳遞到財務部門,財務部門根據每份料單,及時登記帳簿,進行在建工程成本核算,并同時進行工程物資明細核算。這樣,物資流程與帳務流程就做到了無縫鏈接,可以做到帳面數據與工程實際相符,加強了核算的及時性、準確性和真實性。

這樣的一個工程物資模塊與財務核算模塊集成應用的優點在于,一是避免了過去手工操作時為減少工作量而不管工程量大小及工程施工進度快慢,一張料單開出工程所需所有設備材料,造成領料不準確,比較多地出現材料退庫、料單調整的現象。二是通過物資管理模塊的應用,能夠準確做到根據工程進度采購設備材料,根據材料出入庫記錄即時動態反映庫存物資情況,有效降低材料庫存,節約庫存成本,節省建設資金。這是軟件物資管理模塊更深入的應用,這里不再贅述。

工程物資占工程成本的絕大部分,管理好、核算好這部分成本是一項主要工作。通過物資模塊的應用,特別是領料環節的細化,每一項工程所用的設備材料在程序中可以隨時生成詳單,在工程建設過程中及完工時,可以方便地提供給工程管理部門和財務部門及時進行核對,為工程決算的編制提供了最大一部分基礎資料,加快了工程核算及決算的進度,有效地減少了決算編制時資料收集的工作量,減少了溝通成本,提高了工作效率。

(四)運用集成的信息化系統,優化資金籌集流程,提高資金使用效益。既滿足工程建設需要,又減少資金占用,使得資金使用成本最低,這是工程建設中財務管理的重要內容。項目編碼庫及預算數據庫的建立,為資金的籌集、使用、核算及監督提供了切實可行的基礎。

1.在資金籌集過程中,根據工程項目數據庫中當年或一段時間內的工程計劃,確定籌資規模及籌資時間進度,確定年度資金需求總量,并分解季度或月度資金需要量。據此,安排調度資本金,與金融機構商談授信額度,簽訂貸款合同。有了信息化的基礎,在授信額度內,可以做到需要多少貸多少,什么時候需要什么時候貸款,最大限度地減少資金沉淀,最大程度地降低資金成本。

2.在資金使用過程中,可以根據項目庫中工程預算、計劃建設進度及實際建設進度,準確地安排資金投放,做到按進度、按月度撥付,并可根據工程建設的實際,隨時進行靈活的資金調度,盡可能降低資金占用。這樣做,在工期緊張時可以投放較大量的資金而不出現資金緊張情況,在工期不緊張時可以縮小資金投放量,使資金的投放做到與工程實際進度緊密結合,避免了資金使用與工程建設不同步的問題。

3.在財務核算過程中,可以根據項目庫及預算數據庫,從總體上準確掌握工程建設資金總量及構成,同時,每一筆資金的撥付與使用也都有對應的項目及預算明細。集成的信息化條件下財務與工程管理環節信息共享,核算時資料齊全,審核時依據明確,有力地提高了財務核算的準確性。財務核算效率提高,反映的信息更加及時,帳面工程成本能夠與實際更加保持一致,做到了帳實相符。

電網基本建設財務管理與核算的環節很多,筆者就工作實際中遇到的關鍵且存在問題較多的幾個環節進行了一些思考,并通過ERP系統的應用,認識到通過集成化的信息處理系統作為手段,將工作中的相關環節進行無縫鏈接,能夠達到信息共享,資源共用,能夠促進工作流程的優化,在提高財務管理與會計核算的基礎上,促進工程建設管理水平的提高。

參考文獻

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