加強檔案信息管理 挖掘檔案利用價值

杜廣宇

近年來,檔案數(shù)量的急劇暴漲與庫房容量相對有限的矛盾一直困擾著檔案界,為了解決這個矛盾,檔案館加大了鑒定工作的力度,并且提出了要介入文件管理流程進行前端控制,以保證在有限的空間內(nèi)容納最多、最有價值的檔案信息。檔案館對檔案信息源的鑒別、選擇、收集工作成了一項重要而又艱巨的任務。因此,必須加強檔案信息管理,注重檔案信息傳播,進一步挖掘檔案利用價值。

檔案館館藏的質(zhì)量是傳播活動的基礎,沒有高質(zhì)量的館藏就不可能有好的傳播效果。我國檔案館館藏結(jié)構(gòu)不合理是老大難問題 ,以這樣的館藏為基礎進行的傳播活動效果不理想是意料之中的事,因此,應當把檔案信息源提前到傳播者之前,強調(diào)檔案館的“把關人”作用,嚴格控制進入檔案館的檔案資料的比例及質(zhì)量,優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu),為檔案信息傳播打好基礎。檔案館一些中心工作的開展需要館藏以外的信息,例如舉辦展覽,光靠館藏不夠,必須搜集館藏以外的信息作為補充。因此,檔案館深層次上的檔案信息傳播并不僅僅是將館內(nèi)有序化的檔案信息傳遞給受眾這樣簡單,其真正內(nèi)涵應是將分散在社會中無序化的、有用的檔案信息經(jīng)過整序、加工之后傳遞給受眾。

檔案信息傳播的渠道包括大眾傳播渠道和公共組織傳播渠道兩種,以公共組織傳播渠道為主。一方面,檔案信息受眾可以通過報紙、雜志、電臺、電視、 網(wǎng)絡 等大眾傳播媒體所公布的檔案信息、檔案信息的作用及利用檔案的規(guī)章制度,接觸、了解、選擇檔案信息,清楚檔案信息的出處,了解利用檔案信息的規(guī)章制度;另一方面,檔案信息受眾也可以親自到檔案館,運用檔案館所提供的檢索工具(案卷目錄、全宗索引、分類目錄、主題目錄、專題目錄等)查詢館藏內(nèi)是否有符合自己需求的檔案信息,并將查得的需求信息轉(zhuǎn)換成信息代碼,向檔案工作者提出受傳需求,檔案工作者據(jù)此通過檔案閱覽、檔案外借、制發(fā)檔案復制件、制發(fā)檔案證明或咨詢服務等形式傳播檔案信息,也就是檔案館的利用服務工作。由此可見,檔案館在檔案信息傳播中擔任中介的角色,是檔案信息受眾與檔案信息間聯(lián)系的橋梁,在 社會 檔案信息資源無限擴大與受眾個性化需求之間建立起對應的關系。

此外,在一般傳播模式中,整個傳播方向是單向式的,即受眾在整個傳播過程中對傳播渠道是不具有支配性和選擇性的,是完全被動的。而在檔案信息傳播模式中,在傳播渠道和受眾之間的箭頭標志是雙向的,即檔案信息受眾對傳播渠道具有一定的選擇性。對于檔案信息傳播者與受眾之間的檔案信息傳遞最終究竟是通過哪一種渠道進行,不僅傳播者有決定作用,受眾也有自己的選擇空間,是由雙方共同決定的。

傳播渠道的多元性也決定了檔案信息受眾具有數(shù)量眾多、構(gòu)成復雜、分布廣泛、分散流動的特點,因為檔案信息傳播的信息是為大眾提供的,大眾的外延可以涵蓋所有的人類社會成員,任何人都可以接受檔案信息傳播的 內(nèi)容 。從可能性上講,在檔案信息傳播的過程中,大眾即檔案信息的受眾。但是,從現(xiàn)實上說,只有當大眾介入檔案信息傳播過程,采取某種主動行為,比如去檔案館閱覽室閱覽檔案、看檔案雜志、參加檔案工作會議等,才能成為檔案信息傳播的受眾。因此,嚴格地說,檔案信息受眾是指檔案信息的利用者和接觸者。

一直以來,檔案界將檔案用戶視為檔案信息受眾的全部,事實上,檔案用戶只是在檔案館以閱覽、復制、摘錄檔案信息或者制發(fā)檔案證明等形式使用檔案的直接利用者,而在檔案公布、檔案宣傳、檔案編研產(chǎn)品的發(fā)行、售賣工作以及在大眾傳播媒體中接觸和閱讀檔案信息的人應當也是檔案信息的受眾,因為通過與檔案信息的接觸,接觸者的態(tài)度和行為也可能會有所改變,從而產(chǎn)生不同的檔案信息傳播效果。因此,根據(jù)傳播渠道的不同,檔案信息傳播的對象可分為大眾傳播的直接消費者和組織傳播的公共利用者,具體來說,既有一般意義上的檔案用戶,也有觀眾、聽眾、讀者、網(wǎng)民等等。

傳播活動的最后結(jié)果就是受眾接收到信息,并取得一定的效果,不論是好是壞。但是,如果受眾不把取得效果的信息回傳給傳播者,傳播者就不知道自己的傳播最終有沒有取得預期的效果,這樣的傳播過程是不完整的,因此,一個完整的傳播模式必須建立一個反饋信息機制。筆者在所提出的檔案信息傳播模式中也把信息反饋作為其中一個基本要素。

信息反饋是檔案信息傳播后所產(chǎn)生的信息回流,是檢驗傳播活動效果的重要環(huán)節(jié)。由于傳播渠道與受眾的多元性,檔案信息傳播的反饋活動同樣具有多向性和復雜性,除了反饋到傳播者——檔案館,還會反饋到傳播渠道中的大眾傳播組織——報紙、雜志、電臺等。相對來說,向大眾傳播組織的反饋一般是遲滯性的,而向檔案館反饋則是直接性的,一般由此構(gòu)成檔案信息傳播活動再一次實現(xiàn)的一個螺旋過程,因此這種反饋具有循環(huán)性。

檔案信息傳播的反饋信息的內(nèi)容是多方面的,可以是告訴檔案信息傳播者應該繼續(xù)傳播,也可以是要求檔案信息傳播者改變或者糾正原有傳播內(nèi)容或傳播方式,然后再進行傳播,或者是要求停止傳播。檔案館根據(jù)相應的反饋信息,采取相應的措施以改進或提高原有的傳播內(nèi)容或方式,定能取得理想的傳播效果。□

(編輯/梁永安)