淺析醫院人事檔案的信息化管理

王秀蘭 關 巍 劉冬洋

隨著社會不斷的發展進步,我們已經不知不覺地走進了信息時代。計算機網絡技術的廣泛應用使檔案信息化管理也進入了現代化管理的先進行列,并為檔案信息管理提供了可靠的保證,傳統的醫院人事檔案管理方式也面臨著越來越嚴峻的挑戰。為了充分發揮檔案工作在信息社會中的重要作用,醫療衛生單位應該積極地將信息技術與檔案管理技術和方法結合起來,促進醫院檔案的信息化管理。

一、信息技術在人事檔案管理中的重要作用

人事檔案是記錄一個人的主要經歷、政治面貌、品德作風等個人情況的文件材料,起著憑證、依據和參考的作用,在個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險以及開具考研等相關證明時,都需要使用檔案。在檔案信息化管理中,可以實現檔案信息傳遞網絡化。人事檔案通過計算機的管理,對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工,可以直接提高檔案工作的效益。并且,與傳統檔案資料相比,數字檔案更易于保存、查詢、修改,并且可以通過網絡快速傳遞,提高了檔案的利用率,降低了檔案管理的成本。

二、如何搞好人事檔案的信息化管理

1.提高檔案管理的現代化意識

人事檔案工作者向來以默默無聞、無私奉獻著稱,封閉意識較強,要改變這種局面,就要不斷更新觀念、勇于進取,關注改革開放的新形勢、新問題,把醫院人事檔案工作與社會活動結合起來,使檔案工作由封閉型向開放型轉變。在信息化時代,強化檔案管理的現代化意識、科技化意識、計算機管理檔案意識,在加快檔案由手工管理向計算機數字化管理的轉變工作中是至關重要的。增加從事檔案工作人員計算機技能管理內容十分必要。檔案管理中應用計算機技術時,要從重管理、輕利用的傳統模式中解脫出來,變“封閉型”為“開放型”,主動面向知識經濟主戰場,把醫院檔案工作的重心轉到為知識經濟和各項事業發展提供優質服務的軌道上來。

2.增強檔案信息化管理的安全意識

信息技術為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法,但也給檔案管理帶來了安全隱患。目前,有些單位在進行檔案信息化建設時,安全意識往往不夠強,這樣一來,就造成人事檔案信息的丟失和泄密,帶來巨大的損失。而且對電子文件保存中存在的更新版本的不兼容性和不可識讀性,存儲材料及載體的易損毀問題的忽視,往往會造成寶貴檔案信息資源的丟失。在實際管理工作中,一定要對人事檔案管理的相關政策進行認真的研究,在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上,正確運用好計算機的加密功能,對通用數據庫的數據根據使用權限進行系統的分類加密,要正確處理好檔案資料的保密與利用的關系,既要克服求穩怕險、不思進取的保守觀念,又要防止不設界限、隨隨便便的麻痹思想。另外,電子檔案對保存環境和保存方式手段的要求都很高,管理人員要注意防潮、防高溫、防輻射、防病毒工作,切實加強檔案資料的安全性研究,認真搞好電子檔案的及時備份與維護工作,要正確處理好電子檔案與紙質檔案的關系,確保檔案資料的安全完整。

3.完善檔案管理工作人員的專業素質

盡管技術進步對信息環境的構建起著至關重要的作用,但是人仍然是決定的因素,檔案工作人員素質的提高和電子環境下工作意識的培養是檔案信息化的關鍵所在,這就需要培養一支專業化干部隊伍。隨著信息時代的到來,對每位檔案工作者在業務素質上提出了更高的要求,檔案管理人員要加強專業知識學習,不斷拓寬自己的知識面,提高文字能力、綜合分析能力,并且還要加強計算機知識及人事檔案管理軟件知識的學習,掌握現代信息管理技術,努力使自己成為既熟悉檔案管理業務知識,又懂得計算機管理技術的具有雙重知識結構的復合型人才。另外,由于人事檔案工作人員在檔案建設和管理中承擔著十分重要的責任,因此還要不斷加強檔案管理人員政治思想和職業道德教育,使他們具有較高的政治思想覺悟,以及堅定的政治責任感、政治敏銳性和政治鑒別力。

4.強化檔案管理的法規建設

檔案管理工作需要相應的法律環境和有力的法律保護。檔案管理部門與形成檔案的社會各個部門或個人的關系往往存在一系列復雜關系和法律問題,這就需要相應的法律法規加以調整。檔案的收集、保管和利用也需要法律法規加以保護。可以說,依法治檔是保證檔案工作健康發展的重要手段。各級衛生主管部門領導干部要增強檔案管理意識,了解、熟悉、研究人事檔案工作,積極組織人員學習《檔案法》等一系列法規文件,強化人事檔案管理意識,要根據社會和醫療衛生部門的改革發展對人事檔案工作的需求,制定人事檔案工作發展規劃,備好人事檔案管理工作所需的軟、硬件,建立健全人事檔案管理工作的各項規章制度,使人事檔案工作有章可循。

由此可見,實現信息化的人事信息管理模式及人事檔案管理現代化建設,對實現醫院的人事人才信息管理工作的社會化服務有非常突出的現實意義。醫院檔案管理人員要積極創造條件,盡快實現人事檔案管理的信息化,實現醫院的檔案管理的根本變革。

(編輯/梁永安)