關(guān)于做好高校教學(xué)秘書工作的若干思考

張志宏,陶瑞蓮

摘要 教學(xué)秘書工作是高校教學(xué)管理工作中的一個(gè)重要環(huán)節(jié),教學(xué)秘書在教學(xué)管理系統(tǒng)中發(fā)揮著不可替代的作用。本文詳細(xì)闡述了高校教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中的重要作用,分析了教學(xué)秘書在教學(xué)管理工作中的現(xiàn)狀和存在的問題,進(jìn)而提出做好教學(xué)秘書工作應(yīng)該提高服務(wù)意識(shí)、改善隊(duì)伍知識(shí)結(jié)構(gòu)、加強(qiáng)整體素質(zhì)教育、多渠道激發(fā)教學(xué)秘書工作積極性和創(chuàng)造性等的思考和建議。

關(guān)鍵詞 教學(xué)管理;高校;教學(xué)秘書

中圖分類號(hào) G451.8 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼 A文章編號(hào) 1674-6708(2009)10-0123-03

教學(xué)管理是高校管理的中心內(nèi)容,教學(xué)管理水平的高低直接影響到學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和人才的培養(yǎng),乃至影響到學(xué)校的生存和生命力。要提高高校的教學(xué)管理水平,離不開一支高素質(zhì)、高水平的教學(xué)管理隊(duì)伍,而教學(xué)秘書是教學(xué)管理隊(duì)伍中的重要組成部分,在教學(xué)管理中起著無可替代的作用。目前,正值高校體制改革的關(guān)鍵時(shí)期,校、院的二級(jí)教學(xué)管理工作面臨著一系列新的問題和挑戰(zhàn),教學(xué)秘書稱職與否直接關(guān)系到學(xué)院教學(xué)工作的順利開展,關(guān)系到學(xué)院教學(xué)改革的順利進(jìn)行。

1 教學(xué)秘書的工作角色和職責(zé)

1.1 稱職的參謀和助手

教學(xué)秘書隊(duì)伍是教學(xué)工作的最基層管理團(tuán)隊(duì),是面向師生的服務(wù)者,學(xué)校、院(系)之間的聯(lián)絡(luò)者,這就決定了他們不是決策者,而是決策者的參謀和助手,這就要求教學(xué)秘書明確角色、正確定位,協(xié)助部門領(lǐng)導(dǎo)做好日常教學(xué)管理工作。教學(xué)秘書要切實(shí)做好有關(guān)文件的貫徹執(zhí)行,維持正常的教學(xué)秩序,同時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門進(jìn)行決策提供可靠的第一手信息,在必要的情況下提出建設(shè)性的意見和建議,當(dāng)好參謀助手。如專業(yè)確定、教學(xué)計(jì)劃的制定和調(diào)整、教學(xué)工作的檢查與教學(xué)問題的分析、日常教學(xué)重要信息的收集整理與反饋、教學(xué)效果的評(píng)估等方面,都應(yīng)積極發(fā)揮自身的聰明才智和崗位優(yōu)勢(shì),主動(dòng)為有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供全面高效的服務(wù)。另外,在處理日常教務(wù)管理工作中隨時(shí)出現(xiàn)的某些較大的非確定性問題方面,教務(wù)秘書也要注意發(fā)揮參謀作用。

1.2 求真務(wù)實(shí)的信息員

教學(xué)秘書是學(xué)校教務(wù)管理部門與具體教學(xué)單位間的橋梁,是師生溝通的紐帶,起著上令下達(dá)、下情上報(bào),聯(lián)絡(luò)師生的重要作用。比如,學(xué)校教務(wù)主管部門的下達(dá)任務(wù)、指導(dǎo)和通知日常工作、提供教學(xué)信息,都由教學(xué)秘書通知師生和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),教學(xué)單位執(zhí)行任務(wù)的情況、學(xué)生的意見和建議又由教學(xué)秘書及時(shí)反饋給教務(wù)部門,教學(xué)秘書是學(xué)校教務(wù)部門與具體教學(xué)單位的橋梁。同時(shí),教師調(diào)(代)課和停課、教學(xué)安排、學(xué)生對(duì)教師教學(xué)手段與教學(xué)方法的意見和建議等,也通過教學(xué)秘書聯(lián)系和傳遞,是師生聯(lián)系的紐帶。

1.3 熱情周到的服務(wù)員

全面地服務(wù)教學(xué)、服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生,是教學(xué)秘書的中心任務(wù)和本職工作。教學(xué)秘書從事的工作是教學(xué)行政管理即教學(xué)管理,是對(duì)教學(xué)計(jì)劃實(shí)施過程中的常規(guī)管理,其主要目的是維持正常的教學(xué)秩序、保證教學(xué)任務(wù)的順利完成。教學(xué)秘書應(yīng)加強(qiáng)與教師、學(xué)生的溝通,主動(dòng)為廣大師生著想,及時(shí)反饋教學(xué)信息,切實(shí)做好本職工作,真正把服務(wù)落實(shí)于各項(xiàng)教學(xué)管理工作中,為日常教學(xué)活動(dòng)的順利進(jìn)行保駕護(hù)航。

1.4 嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理員

在教學(xué)管理工作中,針對(duì)學(xué)校教學(xué)工作中發(fā)生的各類具有保存價(jià)值的文字、圖片、圖表、影像以及數(shù)據(jù)資料,教學(xué)秘書要有計(jì)劃地將其按一定順序或規(guī)則進(jìn)行收集、整理、補(bǔ)充、存檔。比如,培養(yǎng)方案、教學(xué)大綱、教學(xué)工作量、教學(xué)日歷、教學(xué)進(jìn)度表、教學(xué)課表、學(xué)生檔案、學(xué)生成績(jī)表、過往試卷、實(shí)習(xí)材料、畢業(yè)論文等等,這些作為教學(xué)活動(dòng)不可或缺的證據(jù)資料,是改進(jìn)教學(xué)工作、提高教學(xué)質(zhì)量的重要信息資源,也是迎接相關(guān)評(píng)估檢查的重要材料,所以必須做好教學(xué)檔案收集、整理、存檔工作,確保檔案的條理性、完整性和正確性。

2 教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)

2.1 時(shí)效性和繁雜性

教學(xué)秘書工作的時(shí)效性,主要現(xiàn)在所有的教學(xué)準(zhǔn)備工作必須在教學(xué)活動(dòng)實(shí)施前準(zhǔn)備就緒,必須講究效率,以最快的速度保質(zhì)保量地完成工作。有的事情是突發(fā)性的,或者臨時(shí)的通知需要立即完成的,必須有效統(tǒng)籌規(guī)劃,在不影響正常工作的同時(shí)及時(shí)解決這些首要事件。教學(xué)秘書工作的繁雜性主要表現(xiàn)在工作的難度大,既有常規(guī)性的日常管理工作要做,又有一些突發(fā)性的教學(xué)情況要處理,工作重、責(zé)任大,哪怕是再小的疏漏都可能釀成嚴(yán)重后果。另外,工作的內(nèi)容和范圍幾乎涉及學(xué)院教學(xué)管理工作的各個(gè)方面,既繁又雜,許多工作都牽涉到具體的人或物,涉及教師和學(xué)生的切身利益。

2.2 服務(wù)性

教學(xué)秘書工作就是為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的,要為領(lǐng)導(dǎo)的決策性工作創(chuàng)造方便條件,提高工作效率和質(zhì)量。教學(xué)秘書要為學(xué)院各系服務(wù),為教師和學(xué)生服務(wù),只有全心全意為這三方面服務(wù),才能保證學(xué)院系教學(xué)任務(wù)的順利完成。

2.3 綜合性和靈活性

教學(xué)秘書的工作涉及本院的全部教學(xué)工作,既要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)管理教學(xué),又要處理教學(xué)方面的具體事務(wù),協(xié)調(diào)方方面面的關(guān)系,還要完成教務(wù)處和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作,教學(xué)秘書工作實(shí)質(zhì)上是綜合性很強(qiáng)的復(fù)雜工作。教學(xué)秘書工作的靈活性表現(xiàn)在工作中常常會(huì)遇到的一些突發(fā)性、偶發(fā)性事件,這需要教學(xué)秘書在執(zhí)行決策以及處理時(shí),根據(jù)當(dāng)時(shí)的情況,在不違背原則的情況下需要及時(shí)靈活地處理和解決問題,盡可能減小影響,保證教學(xué)秩序的順暢運(yùn)行。

2.4 政策性

任何一個(gè)單位,任何一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)都要在自己的的工作中貫徹執(zhí)行黨和國(guó)家的方針政策,作為助手的教學(xué)秘書工作內(nèi)容都與政策密切相連,無論是輔助領(lǐng)導(dǎo)還是辦文、辦事都要認(rèn)真貫徹執(zhí)行相關(guān)政策和規(guī)定。

3 高校教學(xué)秘書隊(duì)伍存在的問題

3.1 對(duì)教學(xué)秘書工作重視不夠

隨著我國(guó)高等教育的發(fā)展,教學(xué)改革不斷深入,專業(yè)方向不斷拓寬,辦學(xué)層次不斷增加,教學(xué)秘書工作量也不斷增大,而教學(xué)秘書隊(duì)伍的編制沒有增加,大多仍是一個(gè)人頂著干,一個(gè)院系即使有上千名學(xué)生,也僅僅只有一名教學(xué)秘書。長(zhǎng)期以來,人們往往對(duì)教學(xué)秘書工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià),輕視教學(xué)秘書在教學(xué)管理中所發(fā)揮的作用,認(rèn)識(shí)不到優(yōu)質(zhì)的管理能出質(zhì)量、出效益,有些人甚至認(rèn)為教務(wù)管理是一些簡(jiǎn)單的事務(wù)性工作,教學(xué)秘書是從事這些事務(wù)性工作的“勤雜工”,他們的勞動(dòng)只是簡(jiǎn)單的、機(jī)械的勞動(dòng)。因此,在教學(xué)秘書人員的配備、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、崗位培訓(xùn)等方面,重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,加之教學(xué)秘書平時(shí)工作任務(wù)重、責(zé)任大、難度高,付出的勞動(dòng)卻得不到尊重和理解,取得的成績(jī)得不到公正的評(píng)價(jià)和認(rèn)可,從而造成教學(xué)秘書工作積極性不高,思想壓力大,精神負(fù)擔(dān)重,心里不平衡。

3.2 缺乏專業(yè)培訓(xùn),管理水平不高

盡管一些重點(diǎn)高校為了提高學(xué)校管理隊(duì)伍的整體素質(zhì),聘用了一批具有碩士(或以上)學(xué)位的教學(xué)秘書,但教學(xué)秘書的專業(yè)性、知識(shí)性仍未得到足夠重視,絕大多數(shù)學(xué)校未對(duì)教學(xué)秘書進(jìn)行過培訓(xùn)。由于他們長(zhǎng)期以來得不到現(xiàn)代高教管理方面的系列培訓(xùn),沒有經(jīng)過專門、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練,不熟悉現(xiàn)代教育管理思想和管理理念,導(dǎo)致理論知識(shí)和技能嚴(yán)重欠缺。在信息瞬息萬變的新形勢(shì)下,教學(xué)秘書隊(duì)伍對(duì)教學(xué)工作仍以經(jīng)驗(yàn)型管理為主,根本談不上教學(xué)管理的科學(xué)化、規(guī)范化、專業(yè)化,這已適應(yīng)不了教育發(fā)展的需要。

3.3 缺少工作熱情,積極性不高

由于教學(xué)秘書工作沒有引起足夠的重視,在政治待遇、利益分配和職稱評(píng)定方面存在一些不合理的現(xiàn)象,在諸多方面與其他人員差距拉大,而工作量繁重,造成心理上的不平衡,導(dǎo)致他們認(rèn)為擔(dān)任教學(xué)秘書沒有前途和出路,嚴(yán)重挫傷了工作積極性。在部分教師眼里,他們認(rèn)為只有低水平、沒有教學(xué)能力的人員才去從事教學(xué)秘書工作,不僅否定了他們的教學(xué)水平,而且抹殺了其在基層教學(xué)管理中發(fā)揮的不可替代的重要作用,這樣不僅嚴(yán)重挫傷了教學(xué)秘書的工作積極性,讓他們產(chǎn)生自卑、嫉妒等種種不良心理。

3.4 教學(xué)秘書待遇低,穩(wěn)定性差

教學(xué)秘書培訓(xùn)深造的機(jī)會(huì)少,被提拔的機(jī)會(huì)也很少,和專職教師及其他教學(xué)管理人員相比,教學(xué)秘書的工資、津貼也比較低。平時(shí)教學(xué)秘書忙于繁雜的事務(wù),為了盡快忙完手頭的工作,很少去考慮個(gè)人的前途及利益問題,只有等到假期,才會(huì)去考慮這些,當(dāng)看著別人的工資、津貼高出自己很多,便產(chǎn)生失落感,從而想方設(shè)法逃離這個(gè)崗位。

4 加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)的對(duì)策

4.1 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要充分重視教學(xué)秘書工作,加強(qiáng)對(duì)教學(xué)秘書工作重要性的認(rèn)識(shí)

認(rèn)識(shí)到教學(xué)秘書工作性質(zhì)的繁雜性和時(shí)效性,以及教學(xué)秘書個(gè)人做好這份工作的高度責(zé)任心和犧牲精神,為解除教學(xué)秘書對(duì)以后個(gè)人評(píng)職和事業(yè)上的焦慮,各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)教學(xué)秘書工作的特點(diǎn),對(duì)這一群體在評(píng)職、進(jìn)修上給予優(yōu)惠政策,鼓勵(lì)他們安心搞好教學(xué)管理工作。

4.2 重視教學(xué)秘書隊(duì)伍整體素質(zhì)的提高,加強(qiáng)教學(xué)秘書人員的繼續(xù)教育

在教學(xué)秘書人員培訓(xùn)和知識(shí)更新方面,學(xué)校要加大投入,并在政策和經(jīng)費(fèi)上保證落實(shí)。制定切實(shí)可行的中、長(zhǎng)期培訓(xùn)計(jì)劃,多渠道、多形式加強(qiáng)教學(xué)秘書人員的培養(yǎng)。如定期或不定期地組織他們學(xué)習(xí)高等教育學(xué)、教育心理學(xué)、教育管理學(xué)、高等教育行政管理學(xué)、高等教育法規(guī)、社會(huì)學(xué)、人際關(guān)系學(xué)、秘書學(xué)等專業(yè)學(xué)科知識(shí),提高其專業(yè)素質(zhì)和理論水平;經(jīng)常組織教學(xué)秘書參加校內(nèi)外教務(wù)管理研討會(huì)和經(jīng)驗(yàn)交流會(huì),學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)和科學(xué)的管理思想,改進(jìn)管理方法,提高管理水平;定期或不定期組織崗位培訓(xùn),尤其是對(duì)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用和操作技能以及對(duì)教務(wù)管理系統(tǒng)軟件的培訓(xùn)學(xué)習(xí),提高工作效率。除此之外,還應(yīng)鼓勵(lì)教學(xué)秘書利用業(yè)余時(shí)間自學(xué)一些與自己的專業(yè)工作相關(guān)的學(xué)科知識(shí),多學(xué)科、多角度、全方位地提高認(rèn)知能力和管理水平。

4.3 通過多種渠道解決教學(xué)秘書的后顧之憂,激發(fā)其工作積極性和主動(dòng)性

教學(xué)管理工作的開展需要多個(gè)部門的關(guān)懷和支持,學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要主動(dòng)關(guān)心教學(xué)秘書人員的工作、學(xué)習(xí)和生活,無論是在獎(jiǎng)金發(fā)放、職務(wù)晉升、職稱評(píng)定方面,還是在開展教學(xué)管理、科學(xué)研究等問題上,都要建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制,通過多種渠道解決教學(xué)秘書的后顧之憂。同時(shí),在教學(xué)管理活動(dòng)中,要充分肯定教學(xué)秘書的地位和作用,對(duì)于那些責(zé)任心強(qiáng)、業(yè)務(wù)水平高、管理經(jīng)驗(yàn)豐富、工作業(yè)績(jī)突出的教學(xué)秘書人員,學(xué)校要在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候,給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和精神激勵(lì),激發(fā)教學(xué)秘書的工作熱情,充分調(diào)動(dòng)其工作積極性和主動(dòng)性,促使其開拓進(jìn)取,大膽創(chuàng)新,為高等教育事業(yè)的改革和發(fā)展,奉獻(xiàn)自己的聰明才智。

4.4 強(qiáng)化管理建立目標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制

獎(jiǎng)優(yōu)罰劣、優(yōu)上劣下,開展教學(xué)秘書之間的崗位競(jìng)優(yōu)活動(dòng)對(duì)工作責(zé)任心強(qiáng) 業(yè)務(wù)水平高,業(yè)績(jī)突出的給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì);對(duì)在工作中推誘扯皮,不負(fù)責(zé)任,管理能力差,不適合教學(xué)秘書這一崗位的應(yīng)給予處分或調(diào)離,這樣能有效調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書的工作積極性,促進(jìn)教學(xué)管理事業(yè)的發(fā)展。

總之,教學(xué)秘書在教學(xué)管理中發(fā)揮著重要作用,應(yīng)引起學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視。只有建立有效的機(jī)制,制定合理而人性化的政策,才能激發(fā)教學(xué)秘書的工作熱情,才能建立一支穩(wěn)定的教學(xué)秘書隊(duì)伍,從而切實(shí)地提高學(xué)校教學(xué)管理工作。

參考文獻(xiàn)

[1]高來舉.高校教學(xué)秘書隊(duì)伍中存在的問題與對(duì)策[J].北京工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2007(1).

[2]顧少華.教學(xué)秘書工作是體育教學(xué)質(zhì)量保證體系的重要環(huán)節(jié)[J].上海體育學(xué)院學(xué)報(bào),2003(6).

[3]王誠(chéng)怡.關(guān)于做好高校教學(xué)秘書工作的基點(diǎn)思考[J] .黑龍江高教研究,2004(3).

[4]李爭(zhēng).重視教學(xué)秘書培養(yǎng)提高教學(xué)管理[J].教學(xué)理論與實(shí)踐,2005(12).

[5]游佩.講論高等學(xué)校院(系)教學(xué)秘書隊(duì)伍的建設(shè)[J] .平原大學(xué)學(xué)報(bào),2003(3).

[6]鄭捷,陳彥國(guó).教學(xué)秘書的現(xiàn)狀及其建設(shè)[J].湖北師范學(xué)院學(xué)報(bào):哲學(xué)社會(huì)科學(xué),2004(3).