郵件合并在全國計算機等級考試教務管理中的應用

朱 江

摘要 在全國計算機等級考試考務工作中,相冊打印好了需要在每一張相片框下面寫上相片人的姓名,本文利用郵件合并的知識提供了一個可以減輕這種體力勞動的簡捷有效的方法。

關鍵詞 全國計算機等級考試考務;相冊;郵件合并

中圖分類號 G726.9文獻標識碼 A文章編號 1674-6708(2009)10-0122-02

0 引言

目前,在全國各個城市都有好多全國計算機等級考試考點,每年2次考試報名后,各個考點的考務管理員都要在相冊貼相片的方框下面,為每個考生寫上考生的姓名,然后再在對應的相片框中粘貼上考生的相片。對于一個擁有三四千考生的考點來說,這是一項非常繁重的考務工作,既耗時又耗力。本文論述了如何運用郵件合并來完成全部用戶名的打印,從而大大提高了工作效率,并減輕了考務管理員的工作勞動強度。

1 郵件合并的理論知識

其實“郵件合并”這個名稱最初是在批量處理“郵件文檔”時提出的。簡單地說,就是把數據庫中的內容動態地合并到Word文檔中,具體地說,就是在郵件文檔(主文檔)的固定內容中,合并與發送信息相關的一組通信資料(數據源:如Excel表、Access數據表等),從而批量生成需要的郵件文檔,因此,大大提高工作的效率,“郵件合并”因此而得名。顯然,“郵件合并”功能除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關的文檔外,一樣可以輕松地批量制作標簽、工資條、成績單等。

2 郵件合并的實現

2.1打印相冊

省考辦給每個考點提供了一份相冊打印程序,用這個程序打印出來的相冊姓名處只有一個橫線供考務管理員在橫線上寫上相片者的姓名,如圖3-1所示。

2.2制作表格

把打印出來的相冊表用掃描儀掃描成電子圖片,然后新建一個空白Word文檔并插入剛剛掃描的電子圖片作為表格位置參照依據。設置圖片大小跟紙張大小一樣(21cm×29.7cm),版式為襯于文字下方。調整圖片,使圖片邊緣跟文檔邊緣重合。然后在文檔中插入一個三行七列的表格,調整表格大小位置,使填寫姓名的橫線與表格單元格下邊框疊加在一起,如圖3-2所示。調整表格難倒不是很難,但一定要細心一點,盡量使填寫姓名的橫線與表格單元格邊框長度位置一模一樣。

2.3插入數據域

第一步,打開郵件合并工具欄。我們這兒以access數據庫為例(其實數據放在Excel中也可以,方法大同小異)。依次點擊菜單欄視圖按鈕→工具欄→郵件合并,打開郵件合并工具欄;第二步,添加數據源。點擊郵件合并工具欄“打開數據源”按鈕,彈出打開數據源對話框。在該對話框“打開”按鈕旁邊有一個“新建數據源”按鈕,單擊該按鈕彈出對話框并雙擊ODBC DSN,彈出對話框并雙擊MS Access Database,彈出瀏覽對話框,找到有序存放考生姓名的數據庫并選擇存放數據的表,最后完成;第三步,插入數據域。首先設置表格單元格的對齊方式底端居中,然后把光標放在第1個姓名橫線所對應的單元格。點擊郵件合并工具欄中的“插入域”按鈕,彈出“插入合并域”對話框,選擇姓名字段“xm”,此時橫線上顯示為“?xm?”。然后把光標放在第二個姓名所對應的單元格,點擊“插入Word域”按鈕并選擇“下一記錄”,緊接著點擊剛才的“插入域”按鈕并選擇姓名字段“xm”,此時第2個姓名橫線上顯示為“?Next Record??xm?”。將第2個姓名橫線上的內容復制到其它10個橫線所在的單元格上,這樣就完成了數據域的插入。如圖3-3所示。點擊郵件合并工具欄上“查看合并數據”按鈕就能看到合并的后姓名顯示在橫線上了,如圖3-4所示。

2.4打印考生姓名數據

第一步,合并到新文檔。因為我們只要在已經打印好的相冊上面打印名字,所以打印的時候我們就不需作為位置參照的那張圖片了,先把圖片剪切掉。表格也要不能打印出來,在這里表格是用來控制姓名打印位置的,是不能刪除的。只需要在表格的邊框底紋里面把表格的邊框設置成“無”即可。然后再點擊郵件合并工具欄上“合并到新文檔”按鈕,便可以把所有考生的姓名合并成一個Word表格文檔中了;第二步用打印好的沒有填寫姓名的相冊放入打印機作為打印紙,打印上一步合并好的Word表格文檔。這樣姓名就會按數據表里面的順序有條不紊地打印在相冊姓名的橫線處了,即省時又省力同時還非常美觀。

3 結論

本文簡單講述了郵件合并的相關知識點,并將郵件合并運用到全國計算機等級考試考務工作中,詳細介紹了利用郵件合并完成相冊姓名打印的方法。自從本人從事全國計算機等級考試考務工作以來,每次考試都能節省不少時間,而且人也不用再那么辛苦地抄寫數以千計的考生姓名了。