淺談道路運輸檔案的特點及服務利用

許振濤

【關鍵詞】道路運輸檔案 特點 服務利用

一、道路運輸檔案的特點1.種類繁多，內容復雜。這一特點是由道路運輸管理部門的性質和職能決定的。道路運輸管理部門的職能是負責國家有關道路運輸方針政策及法規的貫徹實施；根據管理權限，審批公路客貨運輸及道路運輸相關業務；保證指令性計劃任務的完成；發放、管理道路運輸統一單證；監督檢查，依法查處違章行為，做好對道路運輸企業的分類指導及行業文明創建工作。在行使這些職能活動中，必將產生相應內容和名稱的文字材料，從而形成了帶有明顯道路運輸特點的檔案。道路運輸檔案主要包括：道路運輸文書檔案，道路運輸業務檔案，道路運輸科技檔案，道路運輸聲像檔案，道路運輸會計檔案等。2.反復性、連續性。所謂反復性，主要體現在隨著社會的不斷發展變化，如：更新車輛、更新班次、更新線路等，檔案材料也跟著反復變化，即道路運輸檔案是由客觀存在的事物決定的。所謂連續性，就是道路運輸檔案的形成不是一次建成的，它是一個問題了結后，又出現新問題立成了新的案卷，如：當年已被立案而未結案的行政處罰案件。3.提供利用效果好。道路運輸檔案是道路運輸工作的歷史記錄，它不僅反映了道路運輸管理部門工作的真實面貌，而且記載著各個時期的基本數字。道路運輸檔案對總結工作歷史經驗，制定長遠規劃發揮著重要的決策依據和參考作用。二、道路運輸檔案的服務利用

服務利用工作是檔案工作的中心環節，它在提供利用檔案，為機關內部及社會各行各業服務工作中發揮著越來越重要的作用。1.為解決無證經營、違規經營，道路運輸業務檔案發揮了重要憑證作用。如：有群眾舉報某客運車輛違規串線經營，擾亂正常市場秩序。在組織人員調查核實過程中，調閱了該車檔案，查看“客運線路班次審批表”等審批手續，確認該車輛超越許可的經營范圍從事客運經營活動，依法給予嚴歷懲處，可以有效維護守法經營者的合法權益。2.道路運輸檔案在編史修志、提供依據、搜集相關資料等方面起到很大作用。如：《交通運輸行業管理文件匯編》所需的資料都是檔案室提供的。3.為領導進行科學決策及主動為機關工作服務等方面也發揮著重要作用。如：根據統計、財務年報制定長遠規劃、工作計劃等。

三、應采取的措施1.做好道路運輸檔案的收集工作，進一步實行集中統一管理。要對零散的道路運輸文書材料、業務文書材料及科技文件材料進行收集。2.積極開展編研活動。根據室藏檔案特點及利用情況，有針對性地編篡一些《專題文件匯集》、《重要文件匯集》等史料，為機關日常工作和編纂地方交通志服務。3.規范業務檔案，及時了解車輛動態。對營運車輛檔案嚴格按照規范、統一的標準操作。有利于在行業管理中隨時了解車輛技術狀況及管理情況。同時要求在日常檔案管理中及時把新的資料逐車分類入檔，以保證營運車輛技術資料的時效性、延續性和準確性。4.逐步采用現代化技術管理檔案，努力改善管理、提高服務利用。近幾年，隨著道路運輸業的發展，檔案室應逐步配備計算機、掃描儀，以加速檔案資源服務利用，為發揮檔案的作用創造良好的條件。檔案是歷史文明的產物和延續，是一項屬于管理性質的文化事業，更是知識體系中一門獨立學科和專業工作，作為道路運輸檔案管理者要以愛崗敬業的精神充分利用道路運輸檔案的特點,把“死檔案”變為“活資源”，變被動為主動，更好的為社會提供利用服務。

(作者單位：青海省海南州共和縣運管所）