淺談電算化會計檔案的管理

(寶雞職業技術學院經濟管理系陜西寶雞721013)

摘要本文闡述了電算化會計檔案管理具有不同于人工會計檔案的特點，存貯使用要求，電算化會計檔案管理的現狀以及存在的問題，提出必須提高有關領導及會計人員對電算化會計檔案管理的思想認識和計算機操作技能，完善電算化會計檔案管理各項制度及硬件設施建設。

關鍵詞電算化；會計檔案；特點；管理

電算化會計檔案是指存儲在計算機中的會計數據(以磁性介質或光盤存儲的會計數據)和計算機打印出來的書面形式的會計數據。

根據財政部、國家檔案局財會字(1998)32號文件，1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規定，采用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要電子會計數據，而且應當保存打印出的紙質會計檔案，在制度上確立了電算化會計檔案是雙重的會計檔案載體，即傳統意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數據、以其磁性介質或光盤存儲的會計數據等形式在內的會計檔案。

一、會計電算化下會計檔案管理的特點

1、現代化載體

傳統的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算紙質材料。實行會計電算化后形成的會計檔案，從實際內容看，一方面保留了傳統意義上具有嚴格規范性、史料性和整體性的會計檔案，另一方面又包括了存儲在計算機硬盤中的會計數據、其他磁性介質或光盤存儲的會計數據，使電算化會計檔案管理與傳統的會計檔案相比，存儲范圍和領域明顯擴大。

2、軟硬件環境

由于不具備傳統會計檔案的直觀可視性，電算化下的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質量、存放環境、存儲信息有效期等因素的影響。

3、系列化資料

這是由電算化操作流程及電算化信息系統維護要求帶來的會計檔案涉及范圍的新特點。除了要保存會計檔案的電子數據，還要保存能被電子計算機識讀的程序文件、數據結構文件以及各種代碼，然后才能借助計算機進行會計核算。

4、計算機技能

電算化會計系統對人員的素質與系統安全操作提出了新需要。電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識，才能順利實行電算化。

二、電算化會計檔案的管理內容

為了更有效地做好電算化會計檔案工作，我們必須根據電算化會計檔案的特點，分別作好會計檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作。

1、檔案的收集

所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(如一個會計年度)，把計算機系統中的所有會計數據拷貝存儲到磁性介質或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統的會計檔案。財務部門應把財務數據的備份文件保存好，以防計算機硬件系統損壞后能在最短的時間內、在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統。

2、檔案的保存

由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質或光盤上的，根據這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應準備雙份進行數據的備份，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼在磁性介質或光盤上，保護存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等以外情況引起整個會計電算化系統的毀滅與系統的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質保存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質的損壞，而使會計檔案丟失、造成損失。

3、檔案的利用

即電算化會計檔案的調閱。在長期開展會計電算化的過程中，隨著系統軟件的不斷升級，所調閱的會計檔案會有下述兩種情況：①所調閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統版本號一致，此時只需將所需要調閱的檔案通過電算化軟件系統中的檔案調閱(或數據恢復)功能進行調閱即可；②所調閱的會計檔案版本號與當前會計電算化系統版本號不一致，此時只需要在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統，然后再進行調閱。

三、會計檔案的管理現狀

改革開放以來，我國會計檔案工作取得了長足進步，建立了科學的管理制度，逐步實現了保管的規范化、標準化，但也存在一些不足。

1、一些基層單位領導對會計檔案管理工作不夠重視

成立鐵路局，合并站段后，會計資料的產生，小單位每天幾件，大單位每天形成幾十件甚至上百件，全年就形成較多的會計憑證，而許多站段仍然采用以前的工作方法，一般由其他會計人員兼管檔案工作，由于工作量大，造成檔案管理工作滯后，檔案歸檔移交不及時。

2、會計政策變更沒有充分考慮到檔案管理的需要

2006年會計政策變更后，所有粘貼單，報銷單等統一采用了A4紙大小，借款單、繳款單、付款通知書等采用A4紙的一半大小，由于粘貼單和報銷單據大小一致，在粘貼時稍有不慎，粘貼單就會出現冒頭現象，這也給會計檔案的收集、整理、裝訂、歸檔帶來一定的困難。

3、個別單位檔案管理人員責任心不強，業務素質低，不重視保密工作

個別單位檔案存放處所沒有防火、防潮、防盜等措施，一些檔案管理人員認為財務檔案不是錢物，沒人要，借閱檔案也不登記，這些都極易造成會計檔案的損毀、丟失，給單位和國家造成無法挽救的損失。電算化條件下的會計檔案的管理要求更高，但有關會計電算化的培訓少之又少，造成各單位會計檔案管理人員業務水平參差不齊。

4、會計檔案所蓋印章不統一

會計檔案裝訂后扉頁所蓋印章基本上是由各單位根據需要自己刻印的，有大有小，沒有統一的印章模子，造成各單位會計檔案不統一、美觀。

四、規范會計檔案管理的措施

1、會計檔案存檔手續；打印輸出的憑證、賬冊、報表，必須有會計主管的簽章才能存檔保管。

2、為保證備份數據的安全，備份軟盤必須貼上寫保護標簽，裝入盤套，放進硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。

3、由打印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規定的保管期限和管理辦法管理。

4、隨計算機配置而來的操作系統、各類應用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統軟件和以上軟件的備份磁盤，作為會計檔案保管。

5、各類會計檔案的出借，均必須經過會計主管審批同意并簽章。如果對備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性，應制作該備份磁盤的復制件，使用復制件進行操作。

6、必須加強會計檔案的保密工作，任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數據文件、賬冊、備份磁盤等的行為，將受到行政處分，情節嚴重者，將追究其法律責任。

作者簡介

張海英(1977-)，女，陜西扶風人，寶雞職業技術學院經濟管理系講師．