會計電算化下內部控制體系分析

董鴻彥

摘要：當今財務核算的電算化被越來越廣泛的應用，但是由于會計電算化與傳統會計操作流程有著本質的區別，致使原來手工核算下的財務內部控制制度已經不能適應電算化財務核算。從實施會計電算化后財務工作內部控制的難點入手，對電算化下內部控制體系的建立進行了深入分析，同時對如何加強單位財務內部控制制度提出了具體措施。

關鍵詞：電算化；內部控制；建設

1 會計電算化后加強單位內部控制的意義

有效的內部控制體系是電算化系統正常運行的保證。如果沒有一個強有力的內控體系，就象一個毫無抵抗力的人生活在充滿病毒和細菌的環境中一樣，生命隨時會受到威脅，根本無法生存下去。另一方面，由于電算化系統具有高密度儲存、方便使用、自動高速運行的特點，這就更加便于單位根據自身特點所設置的內控制度更好的發揮作用。

2 實施會計電算化后需要重新考慮的內部控制因素

2.1 可能存在的會計數據準確性問題

在會計電算化系統下，會計數據僅需要會計操作人員一次性輸入到計算機中，電算化系統就會自動完成總賬、明細賬、日記賬等的登記工作。但這些工作的數據全部來源于第一次的手工錄入，因此，原來手工記賬下行之有效的賬證、賬賬核對工作已經失去了作用，即一旦原始錄入數據出現錯誤將很難被發現，并且會直接導致一系列會計數據的失真。

2.2 電算化后會計數據的保密工作需要加強

會計資料屬于單位的最高機密，一旦被非法竊取或篡改，將有可能使單位蒙受這樣那樣的損失。在原來的手工賬下，會計憑證、會計賬表分置保存，非法修改的情況會變的非常困難，而且會留有痕跡，況且一般情況下很難得到單位的全部會計資料。而在電算化系統下，所有的會計信息都存儲在服務器和磁盤中，復制、檢索、修改等操作可在瞬間完成，而且不會留下任何痕跡，這就增加了會計資料泄密的可能性。

2.3 電算化系統的安全性需要加強

在電算化環境下，會計資料多存放于電腦磁盤中，會計核算全部依賴于計算機，一旦機器發生故障或發生突然性的斷電以及感染病毒等情況，都會危及會計數據的安全；此外，存放會計數據的磁盤如發生意外損壞也會造成數據的丟失。因此，就要求運行電算化軟件的計算機系統必須始終保持正常運轉。

2.4 財務軟件本身有可能存在的問題

很多財務軟件在操作時序上本身就缺乏必要的控制，當多臺機器同時錄入記賬憑證時，很容易出現亂號、空號的情況。還有不少財務軟件留有財政部明令禁止的“反記賬”、“反結賬”功能，這就給財務人員隨意改動會計數據打開了“方便之門”，從而使會計信息的真實性和完整性無法得到保障。

2.5 電算化下使會計人員素質不高的現狀暴露出來

由于會計電算化涉及會計和計算機兩種專業知識，使得在崗的會計人員雖然經過計算機電算化等級培訓，但與實際要求的水平還有較大差距。另一方面，由于會計電算化的培訓往往流于形式，而且培訓教材大多老化，跟不上計算機技術發展的形勢，也是造成會計人員實際操作能力差，難以適應電算化環境下對內控要求的原因。

3 針對上述新增內控因素，需要單位加強內控建設的方面

3.1 要做好基礎管理工作，尤其是加強對會計基礎工作的控制

做好會計基礎工作控制主要是在單位內部建立起一套全面、規范的管理制度和方法，以及完整的規范化數據格式。電算化會計信息處理系統無法處理無規律、不規范的會計數據，因此，會計制度是否健全，核算規程是否規范，基礎數據是否準確、完整是做好會計電算化工作的重要保證。

3.2 對會計憑證錄入的控制

對會計憑證錄入的控制其實就是對會計崗位分工的控制：會計主管應著重審核原始憑證的合法性、合理性；稽核人員應該在認真復核原始憑證后填制正確的報銷單，并交由業務經辦人員簽名或蓋章，無簽名或蓋章的視作無效憑證，不得進行賬務處理；憑證錄入人員根據準確無誤的報銷單錄入憑證；憑證審核人員對照原始憑證對錄入憑證的科目運用和邏輯關系進行審核，以保證錄入電腦的會計資料準確、真實。自制原始憑證必須經過會計主管簽章才能有效，嚴禁錄入人員將未經審批的憑證輸入。憑證的傳遞要有嚴密簽收手續，防止失落或出現非法數據，以保證錄入的完整性。

3.3 對會計資料保密的控制

為了保證財務管理系統的安全，防止非法進入和修改數據庫的情況發生，應該設置多級安全保密措施。通過對用戶密碼口令的檢查，來識別操作者的權限，防止用戶查詢到其不應了解的數據。操作權限的分配，應由財務負責人統一管理。出納與會計檔案保管；憑單錄入與憑單審核這兩類崗位屬于不相容崗位，從職責上必須相互分離。各崗位只有一部分明確的權限，并用密碼控制，以達到相互分離、相互制約的目的。電算化系統操作人員的權限分配、密碼設定、自動操作登記等內控制度是電算化系統實行“不相容職責相分離”原則的重要措施，必須嚴格執行并加以必要的監督。此外，還應定期打印“計算機操作日志”并妥善保管，以備日后查詢。

3.4 對電算化系統安全運行的控制

應定期檢查運行電算化軟件的計算機系統，以確保設備的安全運行，從源頭上預防故障的發生。對于計算機設備的日常維護除了要經常性除塵、檢查防水、防火、接地以外，還應定期檢查硬盤文件，并清除磁盤碎片，同時配置UPS電源，以防止因突然性停電而造成的數據丟失。另外，必須嚴禁在電算化計算機系統中使用來路不明的磁盤、軟件，要建立“拷貝文件管理制度”，做到專機專用、專盤專用，對于不需要寫入的磁盤應將其設置在寫保護狀態。定期在硬盤和光盤上備份會計數據，將年度會計資料刻錄成光盤以便保存。要安裝正版反病毒軟件和防火墻，并做到隨時檢測并清除計算機病毒。

3.5 對電算化軟件選擇的控制

單位在選擇會計軟件時應對軟件的功能進行必要的審查，以檢驗其是否符合財政部的有關規定。對是否存在“反記賬”、“反結賬”等功能，應進行認真的檢查并制定相應的控制制度；對已記賬和已結賬的業務應設置不可修改操作程序；如果確實需要修改，則必須通過編制記賬憑證沖正或補充登記的程序來更正，以保證錄入會計數據的完整性和真實性。

3.6 對加強內部審計的控制

對會計資料進行定期審計；審查電子數據與打印存檔資料的一致性；審查數據保存方式的安全性、合法性，防止出現非法修改歷史數據的現象；對電算化系統運行的各環節進行審查，防止任何形式的漏洞存在。

3.7 對會計人員電算化操作業務的控制

單位應經常核查會計人員操作電算化軟件的業務能力，同時加大會計電算化的培訓力度。培訓過程中應著重立足于本單位實施電算化的實際情況，逐步培養或聘用一批業務精通、執業素質高的財會人員，從而推動本單位由“核算型”向“管理型”、“智能型”轉變。對于規模相對較小、會計業務相對簡的單位，應盡量積極組織會計人員學習和提高會計電算化知識，掌握會計電算化先進技術，為單位盡快建立高效的會計信息系統創造條件。

參考文獻

[1]婁合玲.會計電算化條件下如何加強企業內部控制[J].經濟師，2006，（7）.

[2]張星.會計電算化下完善內部控制制度的途徑[J].市場論壇，2006，（2）.