小商業企業單位往來管理及計算機的應用

摘要本文認為可以通過電子表格或利用計算機編制簡單的軟件程序對小企業的往來帳目進行管理，既經濟、實用、操作簡便，又達到規范財務管理、減小壞賬風險的目的。

關鍵詞小企業單位往來管理計算機應用

中圖分類號:TP391文獻標識碼:A

目前，大多企業普遍存在賒銷決策不科學、催帳制度不健全、監督缺乏力度，財務部門與銷售部門工作相脫節等等問題，嚴重影響企業資金流動和收益實現。特別是對于小型企業，由于經營規模較小，有的業務量不大，沒必要利用網絡，或者認為成本太高;而專業財務軟件的功能又不夠靈活，與其他辦公數據處理軟件的兼容性不足，不能方便地實現數據共享，對特定數據統計的要求也難以實現，無法滿足各使用者的不同信息要求。

這時候，通過一些通用數據軟件來實現特定數據的處理分析，輔助記帳是一種必要而且方便的解決辦法。對于業務較靈活或數據量較小的單位，可以利用EXCEL(電子表格)來進行單位往來款項業務的管理。如果企業的業務量較大，則考慮使用ACCESS或FOXPRO等小型數據庫來進行管理。若需要實現較復雜的功能，也可委托程序員進行編寫。

本文所設計的單位往來管理方案是利用計算機編制簡單的軟件程序，完成兩個主要功能:一是客戶信息管理，二是往來業務管理。下面結合財務管理詳細介紹該方案各模塊的操作流程和實現的功能。

1 客戶管理

1.1建立客戶檔案

客戶資料包括:客戶代碼、名稱、郵編、地址、電話、聯系人、負責人、組織形式、注冊資本、主營業務、銷售能力、資產、負債等。記錄客戶的基本資料，并實現新增、編輯、查詢等功能，能對客戶情況的變化進行跟蹤，即時調整、補充，保持客戶管理的動態性。

1.2 按信用等級將客戶分類

制定信用標準。信用標準的制定，必須權衡利潤與成本，把握一個有效的限度。主要應考慮如下幾個因素:(1)同行業競爭對手的情況;(2)企業承擔違約風險的能力;(3)客戶的資信程度;(4)機會成本;(5)管理成本;(6)壞帳成本。綜合分析各方面的信息、資料，制定出能夠反映財務狀況和付款能力的指標，作為信用標準，據此評定客戶信用等級。

核定信用條件。信用條件是為了吸引客戶早日付款而給予的一種優惠。主要有信用期限、折扣期限、現金折扣、階段性現金折扣期與不同的現金折扣率。企業必須全面評價得失，將信用期限與加速收款所得到的收益與付出的折扣成本綜合比較。當所獲取的收益大于成本時，相應的信用期限和現金折扣才是合理、有效的。

1.3 分析、評估客戶資料

根據上述信用標準與條件制定不同等級的財務狀況、資金、付款、銷售能力、庫存等考核指標，計算機程序據此將客戶進行分類，作為交易往來的參考依據。對不同客戶確定的信用限度不是一成不變的，經過一定時期對客戶各項指標的考核，計算機可隨實際情況的變化，對客戶自動進行評估分類。

2 往來交易管理

(1)每天依據發貨單、發票、進帳單或收帳憑證將各往來單位的發出商品品種、數量、金額、發票號碼、開票情況、及付款等詳細資料按時間順序逐筆輸入電腦，由程序軟件自動匯總處理。(2)提供查詢打印等數據輸出訪問功能。可隨時按需提供客戶的庫存清單、已開發票明細、付款明細、欠款情況，便于與各單位核對。(3)分析應收賬款的帳齡，預先按客戶的信用分別設定警戒額度。當客戶欠款額或欠款時間高于預設的額度，軟件將對此進行提示，以便及時發現問題，對賒銷交易進行控制，避免壞帳損失。

3 軟件編制及主要操作說明

進入主程序，根據實際需要可設置登錄密碼，保護數據安全。登錄后選擇操作項目:(1)客戶數據維護。①新建客戶:打開客戶資料錄入窗口，錄入客戶數據，設定客戶的資信等級。②修改客戶資料:選擇需修改的客戶，打開客戶數據錄入窗口進行修改。如修改涉及到客戶等級，應在保存數據前進行檢驗，以免出現客戶欠款大于客戶授信等級的情況。完成數據修改后提示用戶進行保存或放棄操作，返回主程序，以便進行其他操作。(2)往來業務數據處理。進入業務處理模塊后，首先選擇對象客戶，編程時可考慮在進行選擇后將客戶的資料信息、授權等級顯示在數據輸入界面上以供參考。每錄入一筆業務后，即進行數據檢驗，如客戶資信不足，則提示操作員選擇修改業務金額或放棄本筆業務。如校驗通過，可進行下一筆業務錄入、保存或取消修改，返回主程序。(3)其他功能模塊。①數據查詢及報表:根據實際應用的要求設計各種查詢及報表功能。充分利用計算機強大的統計能力，提供數據分析。②數據備份及恢復功能:為保證數據安全，最好在編程時提供方便的數據備份功能，以防不測。③其他功能:根據實際要求設計，如客戶資信分析、資信等級修改建議等。(4)退出往來管理程序，結束操作。

通過這種簡單方式對小企業的往來帳目進行管理，既經濟、實用、操作簡便，又達到規范財務管理、減小壞賬風險的目的，并能及時掌握與往來單位的業務情況，提供多種功能滿足不同使用者的需要。