也談秘書素質(zhì)的優(yōu)化

摘要：經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會對秘書的要求越來越高。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的助手和參謀，越來越受到人們的重視。因此，秘書必須提高素質(zhì)，通過對職業(yè)道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、心理素質(zhì)、知識素質(zhì)四個方面的培養(yǎng)，優(yōu)化素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：秘書素質(zhì) 道德素質(zhì) 業(yè)務(wù)素質(zhì) 心理素質(zhì) 知識素質(zhì)

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，社會對秘書的需求越來越大，對秘書的要求也越來越高。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的耳目和助手負(fù)有參謀輔助、協(xié)調(diào)處理、督促檢查、拾遺補(bǔ)缺、事務(wù)處理等重大責(zé)任。秘書人員是否具有較高的職業(yè)素質(zhì)，直接關(guān)系到工作質(zhì)量與效率的高低。要想提高秘書人員的素質(zhì)，就必須加強(qiáng)對秘書人員的道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、心理素質(zhì)和知識素質(zhì)的培養(yǎng)。

一、秘書職業(yè)道德素質(zhì)的優(yōu)化

(一)加強(qiáng)職業(yè)道德素質(zhì)的必要性

職業(yè)道德教育是《公民道德建設(shè)實(shí)施綱要》的核心內(nèi)容之一，秘書職業(yè)道德從屬于《公民道德建設(shè)實(shí)施綱要》，但又因秘書工作崗位的獨(dú)特性，秘書人員的職業(yè)道德顯得尤為重要。

秘書職業(yè)道德素質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)理論和實(shí)踐的脫節(jié)客觀上要求我們建立一個具有可操作性的新標(biāo)準(zhǔn)，如何加強(qiáng)秘書職業(yè)道德建設(shè)也就顯得十分必要了。

(二)提高職業(yè)道德素質(zhì)的方法

1 忠于職守，踏踏實(shí)實(shí)，做好本職工作。做秘書，最根本的一條就是實(shí)事求是、盡心盡責(zé)的工作。要自尊自重、秉公辦事、清正廉潔，不利用職權(quán)和工作之便假公濟(jì)私，謀取私利。

2 謙虛謹(jǐn)慎，平易近人。秘書的工作性質(zhì)決定秘書人員應(yīng)服從領(lǐng)導(dǎo)和上司，關(guān)心體貼下屬。如果秘書人員自恃有才干而不服從領(lǐng)導(dǎo)或因?yàn)樽约河械匚欢蛔鹬叵聦伲蔷腿狈ψ钇鸫a的職業(yè)品德修養(yǎng)。

3 實(shí)事求是，恪盡職守。秘書人員工作態(tài)度和工作質(zhì)量的好壞，在一定程度上直接影響著一個單位的作風(fēng)建設(shè)。只有樹立較強(qiáng)的責(zé)任意識，秘書人員才能隨時隨地地注意維護(hù)單位的形象和聲譽(yù)，才能做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都表現(xiàn)出良好的思想文化和職業(yè)道德素養(yǎng)。才能真正提高秘書工作的質(zhì)量和水平。

4 誠實(shí)守信。保守秘密。誠實(shí)守信是中華民族最重要的傳統(tǒng)美德和做人的行為規(guī)范。秘書人員必須恪守誠信和保密原則，遵守承諾，保守工作機(jī)密。

二、秘書業(yè)務(wù)素質(zhì)的優(yōu)化

秘書業(yè)務(wù)素質(zhì)的強(qiáng)弱直接關(guān)系到工作質(zhì)量與效率的高低，關(guān)系到黨和國家方針政策的正確貫徹與各項(xiàng)事業(yè)的興衰成敗。

(一)加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)的必要性

做為新時期的秘書，所承擔(dān)的工作日趨繁忙和重要。秘書不僅要有良好的職業(yè)道德，而且要有全面的業(yè)務(wù)能力，善于總結(jié)，如此才能不斷提高自己的政治水平和文化水平。

(二)提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的方法

秘書的業(yè)務(wù)素質(zhì)是一個多層次、多因素的綜合體，培養(yǎng)優(yōu)良的業(yè)務(wù)素質(zhì)，需要長期的努力，甚至需要終身為之奮斗，不斷地實(shí)行優(yōu)化。那么，秘書人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)在工作中是如何加強(qiáng)的呢?

1 終身學(xué)習(xí)。在學(xué)習(xí)內(nèi)容上，側(cè)重學(xué)政策、學(xué)理論、學(xué)業(yè)務(wù)、學(xué)經(jīng)濟(jì)、學(xué)法律、學(xué)寫作、學(xué)計算機(jī)、學(xué)現(xiàn)代市場與科技知識，以拓寬知識面；同時，還要在實(shí)踐中學(xué)習(xí)，邊工作、邊學(xué)習(xí)、邊總結(jié)、邊提高，使撰寫的文稿充實(shí)生動；向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)講話時的構(gòu)思、處理問題時的技巧，使文稿起伏與領(lǐng)導(dǎo)語言、工作方式達(dá)到高度和諧：向同事學(xué)習(xí)，取人之長，補(bǔ)己之短，努力做一個多專、多能的合格秘書。

2 不斷鍛煉。盡可能地安排秘書人員深入調(diào)查研究，吃透“下情”，廣泛收集第一手資料，這樣，既能填充他們的“資料庫”，增強(qiáng)寫作能力；又能為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供準(zhǔn)確、可靠的依據(jù)。秘書人員應(yīng)該鍛煉和培養(yǎng)自己的獨(dú)立思考和獨(dú)當(dāng)一面的能力，從而在領(lǐng)導(dǎo)決策前為之提供有效的依據(jù)，在領(lǐng)導(dǎo)決策后正確領(lǐng)會其意圖。

3 加強(qiáng)規(guī)范。嚴(yán)格遵循政策法規(guī)和公文規(guī)范；以實(shí)事求是的精神，忠實(shí)地體現(xiàn)組織意志；準(zhǔn)確把握客觀規(guī)律、政策法規(guī)、組織意志和領(lǐng)導(dǎo)意圖，是秘書撰寫公文最基本的要求。是公文有效發(fā)揮管理工具作用的基礎(chǔ)。嚴(yán)格按黨和國家的公文條例規(guī)范擬文，則是撰寫公文所必須遵循的原則。

4 加強(qiáng)管理。這方面，主要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，尤其要突出抓好目標(biāo)管理，對秘書人員每次承擔(dān)的文稿，都要按照難易程度、完成時限進(jìn)行量化，半年小結(jié)，年終考核，按積分多寡權(quán)衡下一年文稿的撰寫任務(wù)。并根據(jù)總積分評定秘書工作的優(yōu)劣，實(shí)施獎罰。

5 鉆研業(yè)務(wù)。作為一名成功的文秘人員，我自認(rèn)為能讓領(lǐng)導(dǎo)滿意放心是天職，要想做到這些，就必須具備過硬的業(yè)務(wù)技能，必須具備秘書人員要具備的各方面的能力。如：對問題的理解，分析和處理能力，應(yīng)變能力，社交能力，在實(shí)際生活中表現(xiàn)為替領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，排憂解難。在順境中，能讓領(lǐng)導(dǎo)借東風(fēng)，在逆境中能幫領(lǐng)導(dǎo)力挽狂瀾。

三、秘書心理素質(zhì)的優(yōu)化

(一)加強(qiáng)心理素質(zhì)的必要性

心理素質(zhì)是秘書人員基本素質(zhì)的基礎(chǔ)。秘書工作的競爭性、緊張性、快節(jié)奏和高壓力等特點(diǎn)，對秘書的心理素質(zhì)提出了越來越高的要求。秘書沒有好的心理素質(zhì)。是難以勝任這項(xiàng)工作的。要想成為一個成功的秘書人員，就必須學(xué)會調(diào)整自己的心理平衡保持良好的心態(tài)，堅定信心和意志，完善個人的樂觀、豁達(dá)的性格。

(二)提高心理調(diào)節(jié)能力的方法

1 平衡心態(tài)。情感是人的喜怒哀樂等心理狀態(tài)。秘書的情感是秘書對客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內(nèi)心體驗(yàn)。優(yōu)秀的秘書應(yīng)自覺培養(yǎng)自己良好的情感品質(zhì)，清醒地把握自己的情緒，保持穩(wěn)定的心境，能鎮(zhèn)靜、從容、敏捷、果斷地處理問題。

2 堅定信心。一種披荊斬棘、破釜沉舟、不惜任何代價、任何犧牲都要達(dá)到其目標(biāo)的決心、恒心、信心，是秘書用以克服、解除一切困難的鑰匙。一般情況下，許多人都能隨眾而向前，順利時也肯努力奮斗。可是，在別人都已退出，或者都已向后轉(zhuǎn)的情況下，對于一個既要參與政務(wù)，又要管理事務(wù)的秘書，如果不具有這種始終如一的信心和意志，他的工作就會虎頭蛇尾，有始無終，難以令人滿意。

3 完善性格。性格是表現(xiàn)在人的態(tài)度和行為方面的比較穩(wěn)定的心理特征的總和。秘書作為“內(nèi)管家”，要處處關(guān)心工作，關(guān)心集體和關(guān)心群眾。秘書工作的特殊性要求秘書人員的性格豁達(dá)開朗、意志堅強(qiáng)、敏捷應(yīng)變、幽默風(fēng)趣和友愛合作。

四、秘書知識素質(zhì)的優(yōu)化

對于一個秘書工作者而言，優(yōu)化知識素質(zhì)是不容忽視的。

(一)加強(qiáng)知識素質(zhì)的必要性

在許多人看來，秘書工作似乎沒什么難度，但當(dāng)人類的腳步邁進(jìn)新世紀(jì)的門檻，當(dāng)WTO的快車駛?cè)胫袊拇箝T時，秘書也將面臨著更多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。僅有傳統(tǒng)意義上的知識素質(zhì)，已不能適應(yīng)新世紀(jì)發(fā)展的需要。只有對自身現(xiàn)有的知識素質(zhì)作及時的調(diào)整，優(yōu)化和補(bǔ)充，才能適應(yīng)這個社會和世界。因此，加強(qiáng)秘書的知識素質(zhì)，是很有必要和價值的。

(二)提高知識素質(zhì)的方法

1 科學(xué)文化知識。基礎(chǔ)知識的基礎(chǔ)。包括語文、數(shù)學(xué)、歷史、地理、邏輯、英語等等。特別要注意語言文字和歷史知識的提高，重視歷史知識的學(xué)習(xí)，可以讓自己透過歷史的現(xiàn)象抓住內(nèi)在的規(guī)律和本質(zhì)的東西。

2 馬列主義理論知識。哲學(xué)、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、黨的建設(shè)、鄧小平理論等，只有在實(shí)踐中不斷地學(xué)習(xí)，才能提高理論修養(yǎng)。

3 政策法規(guī)知識。這是作為秘書工作者必備的知識，包括黨的路線、方針、政策和國家的憲法、法律法規(guī)、法令等相關(guān)的知識，特別要注重后者的學(xué)習(xí)。因?yàn)樗窃谄綍r的工作中運(yùn)用最多的知識。

4 理論知識。秘書學(xué)和秘書工作總體的理論知識。是秘書工作者勝任本職工作的重要前提，包括文書處理，信息處理，信息調(diào)研和秘書實(shí)務(wù)的理論。

5 業(yè)務(wù)知識。秘書工作中各個環(huán)節(jié)的操作常識，基本技能，操作規(guī)范，公文的起草等。

6 行業(yè)知識。秘書工作者所在機(jī)關(guān)的行業(yè)的基本知識。

7 社會交往知識。如社會關(guān)系學(xué)，公共關(guān)系學(xué)，人際關(guān)系學(xué)等，從而使秘書人員在工作能夠提高自身的交際能力、信息溝通能力。

8 管理學(xué)知識，行政管理，領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)，決策等方面的知識。

總之，職業(yè)道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、心理素質(zhì)和知識素質(zhì)是相輔相成，缺一不可的。時代對秘書人員提出了更高的要求，各行各業(yè)的秘書人員只有不斷地加強(qiáng)自身的職業(yè)道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、心理素質(zhì)和知識素質(zhì)，才能克服思想及行為上的偏差，才能在本職崗位上得心應(yīng)手并取得更大的成績。