教學(xué)檔案的管理途徑探討

教學(xué)檔案是反映學(xué)校教學(xué)活動(dòng)情況的記錄，是各類學(xué)校在教學(xué)管理、教學(xué)和教學(xué)研究中形成的具有查考價(jià)值并經(jīng)過整理歸檔的文件材料。教學(xué)檔案具有憑證作用、參考作用 ，是總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、開展系統(tǒng)研究、進(jìn)行教學(xué)評估和評獎(jiǎng)評優(yōu)等活動(dòng)的重要依據(jù)。加強(qiáng)教學(xué)檔案管理工作，搞好教學(xué)檔案建設(shè)，能夠?yàn)榻虒W(xué)活動(dòng)提供準(zhǔn)確、完整的教學(xué)信息，能夠有效地提高和保證教學(xué)質(zhì)量。

教學(xué)檔案的利用，是檔案工作的目的。教學(xué)檔案利用程度的高低，關(guān)鍵在于是否能合理確定使用方法，創(chuàng)造條件，便于查閱。為了充分發(fā)揮教學(xué)檔案的效用，要加強(qiáng)全體教職員工的檔案意識，讓他們認(rèn)識到教學(xué)檔案的重要性;要求教學(xué)檔案管理人員發(fā)揮主觀能動(dòng)性，了解服務(wù)對象，明確服務(wù)方向，既要為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，幫助領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)工作進(jìn)行研究和決策，又要為廣大教職工服務(wù)，幫助他們迅速查閱所需的檔案材料，引導(dǎo)他們利用教學(xué)檔案為教學(xué)工作服務(wù)，并結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，盡量采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段來加強(qiáng)管理，充分提高教學(xué)檔案的利用率。

一、提高教學(xué)檔案意識，培養(yǎng)教學(xué)檔案管理隊(duì)伍

教學(xué)檔案是教學(xué)工作的歷史記錄，樹立教學(xué)檔案意識，對做好教學(xué)工作意義重大。過去，很多學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)和教師缺乏歸檔意識，教學(xué)過程中形成的大量有價(jià)值的文檔，如教師工作計(jì)劃、總結(jié)，優(yōu)秀教學(xué)課件，教師聽課記錄、考試質(zhì)量分析等，都沒有及時(shí)送到檔案室保存，這給領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)工作的開展帶來不便。隨著教學(xué)評估工作的開展和深入，領(lǐng)導(dǎo)和教職員工的思想觀念得到顯著轉(zhuǎn)變，教學(xué)檔案的歸檔意識明顯增強(qiáng)，教學(xué)檔案工作得到了應(yīng)有的重視。教學(xué)檔案的收集、整理、分類、歸檔工作完成了補(bǔ)缺補(bǔ)差，并走上了正常化的軌道。以前很多學(xué)校的檔案室都是由科任教師兼任的，并不是由檔案專業(yè)人員來管理，近年來隨著領(lǐng)導(dǎo)和教師歸檔意識的提高，為了更好地做好學(xué)校檔案管理工作，很多學(xué)校開始聘請專業(yè)的檔案人員來集中統(tǒng)一管理學(xué)校各類檔案的歸檔工作。我校就專門聘請了一名高級檔案員來負(fù)責(zé)學(xué)校檔案室的工作，學(xué)校教導(dǎo)處也確定專人負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的收集、整理工作。

二、實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化

學(xué)校應(yīng)從實(shí)際情況出發(fā)，創(chuàng)造條件，力爭采用計(jì)算機(jī)為管理工具，形成網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、自動(dòng)化。用計(jì)算機(jī)儲存整個(gè)學(xué)校的各種教學(xué)、行政檔案，方便使用者及時(shí)查找、閱讀，既節(jié)省時(shí)間也節(jié)省人力、物力和財(cái)力，又提高了工作效率;同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)管理檔案可以減少檔案存放的空間，計(jì)算機(jī)儲存檔案，不必占用太多空間，保存方便簡單，也增加了信息的嚴(yán)密性，有防止泄露內(nèi)部信息的好處。所以，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是現(xiàn)代化學(xué)校檔案管理所必需的一個(gè)條件。檔案管理現(xiàn)代化不僅是指先進(jìn)設(shè)備的配置、檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，而且包括管理技術(shù)及管理思想的現(xiàn)代化。

現(xiàn)代化管理離不開現(xiàn)代化的設(shè)備，但有了現(xiàn)代化的設(shè)備，不掌握現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用和開發(fā)技術(shù)，同樣也達(dá)不到現(xiàn)代化的目的。先進(jìn)的設(shè)備還必須依靠先進(jìn)的應(yīng)用技術(shù)，尤其是要依靠掌握先進(jìn)技術(shù)的人才，二者相結(jié)合，才能真正發(fā)揮現(xiàn)代化設(shè)備的作用，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

三、提高檔案利用率

檔案管理的終極目的，就是利用，就是使檔案發(fā)揮其潛在的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。教學(xué)檔案如果只是擺放在檔案室而不被利用，那么它們就將變得一文不值，檔案利用率越高越能體現(xiàn)檔案的價(jià)值。學(xué)校應(yīng)鼓勵(lì)全校教職員工積極利用教學(xué)檔案，不要只是在需要評職稱時(shí)才到檔案室去查閱一些所需的資料，平常應(yīng)經(jīng)常到檔案室去查閱教學(xué)檔案，特別是要多借助一些有經(jīng)驗(yàn)的教師長時(shí)間積累起來的一些教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，一些優(yōu)秀的教學(xué)設(shè)計(jì)，從而在教學(xué)上少走彎路。教師們借閱檔案材料時(shí)都要有專業(yè)檔案員在一旁協(xié)助，以保證檔案的完整性。近年來我校教職員工的檔案意識增強(qiáng)了許多，在平常的工作中大家都有意識地將一些寶貴的教學(xué)資料保存下來，工作中若遇到什么難題，也會(huì)到檔案室去查閱一些相關(guān)資料。我校教學(xué)檔案的利用率也非常高，經(jīng)常都有學(xué)生要求出具成績證明、補(bǔ)辦學(xué)歷證明;每年都有一批教師要申報(bào)高一級職稱，而評職稱所需的大量材料都來源于教學(xué)檔案，教學(xué)檔案的價(jià)值得到了很好的體現(xiàn)。

責(zé)任編輯龍建剛