黑龍江省新增本科院校教學檔案管理現狀淺析

摘 要：教學檔案是教學活動和教學管理工作的真實記錄。教學檔案管理工作的主要內容應包括一個管理周期內的本單位全部教學活動和管理工作真實情況的采集和整理。本文提出了當前我省新建本科院校教學檔案管理工作中存在的問題，就如何加強教學檔案管理工作提出對策與措施。

關鍵詞：高校；教學檔案；管理；現狀

2004年，黑龍江省新建了三所本科院校，即黑河學院、綏化學院、大慶師范學院。為提高本科教學質量，促進三所院校本科教學工作，由省教育廳和省學位委員會組成的專家組于2007年11月起進行了新增學士學位授予權單位和新增本科學士學位授予權專業評估、審核。通過評估準備、評估工作的開展以及各類檔案的整理與管理，三所學校充分體會到了檔案工作的重要，尤其是教學檔案管理的重要意義，而按教育部要求，三所新建本科院校將在2009年前后迎接教育部本科教學工作水平評估。

為迎接教育部本科教學工作水平評估，推動我省新建本科院校教學檔案管理工作水平的進一步提高，我們組成了“黑龍江省新建本科院校教學檔案管理研究”課題組并立項為2008年黑龍江省新世紀高等教育教學改革工程項目。按課題組工作計劃，我們對三所院校的教學檔案管理工作的現狀進行調研、考察，通過調查問卷、實地考察等方式，找尋到我省新建本科院校教學檔案管理工作中存在的問題。本文就如何加強教學檔案管理工作的對策與措施提出建議，希望能為領導決策提供有益借鑒。

1 我省新建本科院校教學檔案管理現狀

1.1 教學檔案管理工作已有的成績

隨著國家《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規的出臺，三所新升本科高校的檔案法規制度建設也取得了長足的進步，高校檔案室都有教學檔案分類方法，一般按照高校檔案實體分類法進行分類。其中，黑河學院為保證教學檔案的安全和方便利用，仍采用以卷為單位的方式歸檔，雖然這種方式有一定的主觀因素，但卻從一個側面反映了其對教學檔案的重視。黑河學院在2008年年末開展了“紀念改革開放三十周年黑河學院檔案成果展”，廣泛宣傳了檔案法律法規，展示了學院檔案建設成果。

1.2 教學檔案管理工作中存在的不足

教學檔案的收集、整理、保存和利用是教學管理工作的重要組成部分，通過我們了解，我們發現在實際教學管理工作中，一些學校只重視文書檔案整理和建設，忽視對教學檔案的收集、整理和建設工作，致使教學檔案內容不全，質量不高，不能全面地反映教學活動和教學管理工作的全貌。同時，一些學校仍沿用傳統的手工教學檔案管理手段，使工作指標粗放、信息傳遞緩慢，工作重復、窩工浪費、效率低下，不能適應現代化高校教學管理的需要，不能滿足教學檔案利用者的需求。一些學校沒有足夠的合格的檔案信息化建設人才，很多學校檔案軟硬件環境也不符合當今高校教學檔案發展的要求。很多學校不重視檔案管理，有的學校僅成立專門的檔案機構，可是并沒有配備專職的檔案管理人員，該校僅有一個不符合檔案建設要求的庫房，沒有制定明確、細致的規章制度，教學檔案大多數歸檔不科學，不但導致大量的教學檔案信息資源不能得到有效的保管，更不能對其進行有效的開發利用和數字化。與此同時，大部分學校還存在檔案意識薄弱，宣傳不到位，工作不到位，管理不到位等問題。

2 高校教學檔案管理中存在問題及對策

2.1 教學檔案管理工作中存在的問題

教學檔案管理制度不健全。隨著國家《檔案法》、《普通高校檔案管理工作辦法》等一系列檔案法規的出臺，三所學校的檔案法規制度建設也取得了長足的進步。但從目前檔案管理現狀來看，仍存在著管理制度不健全的問題，尤其是基層教學檔案的管理缺乏有效的制約機制，存在著一定的問題。如有的學校成立至今，仍未建立規范的部門立卷制度，也沒有指定專人負責文件材料的收集歸檔工作，有些學校部門的兼職檔案員經常換人，檔案員隊伍不穩定。

教學檔案管理不標準，檔案收集不系統。從三所高校的實際情況看，由于教學管理人員大多沒有經過專業檔案培訓，不懂檔案管理業務和要求，致使教學檔案管理雖有標準，卻不能很好地貫徹執行，嚴重地影響了教學檔案管理工作的規范化、標準化、現代化。同時，教學檔案管理收集不系統、不完整，使大量寶貴的教學檔案信息資源浪費，得不到有效的管理與利用。

教學檔案缺少開放性。很多學校教學檔案管理方式往往是建檔入庫，只注重保藏而忽視其應用價值，缺少開放性。檔案的服務模式僅僅是一種以收集、保存、借閱為主的模式。服務形式呈現被動性，缺乏多渠道、多層次的綜合服務功能，沒有形成檔案管理者和信息需求者之間的良性互動。如黑河學院的檔案室門口“安全重地，嚴禁入內”的牌子讓人望而卻步，教學檔案也被誤認為是與其它的檔案信息資源一樣保密性極強，這樣就嚴重制約了教學檔案信息資源的開發。

教學檔案管理工作隊伍不穩定。要做好教學檔案管理工作，需要一支比較穩定且業務能力較強的專、兼職檔案工作隊伍。但是，目前三所高校都沒有給這些教學部門配備專職的檔案管理人員，其教學檔案的管理基本是由各部門的教務、教學管理人員兼任，而且人員更換非常頻繁。由于他們身兼多職，往往忽視檔案管理工作，到年度歸檔立卷時敷衍了事，給教學檔案管理帶來很大不利。

2.2 做好教學檔案管理工作的對策

規范和完善教學檔案管理制度。結合高校教育實踐應制定、完善教學檔案管理工作的各項規章制度，如《教學文件材料的歸檔范圍》、《教學檔案的保管期限》、《教學檔案案卷格式》、《教學檔案檔號編制規則》、《教學檔案整理細則》、《教學檔案開放辦法》等，確定教學檔案管理人員的職責范圍，使教學檔案管理人員樹立起強烈的責任心，調動其積極的進取心。工作制度的建立要由學校分管的校長負責組織，由學校檔案館（綜合檔案室）具體牽頭草擬制定，以體現檔案工作的專業性和科學性。通過相關制度的貫徹執行，以規范教學檔案工作行為，使教學檔案管理工作步入制度化軌道，并逐漸形成良好的運行機制。

提高全員檔案意識，確立教學檔案管理新理念。當前高校檔案部門的當務之急是制定出符合教學管理特點、具有可操作性的、至少是全校統一的歸檔范圍，消除檔案收集的現有盲區。有關領導要充分認識教學檔案在教學管理工作中不可或缺的信息情報作用，高度重視教學檔案工作，確立信息時代所必需的“教學檔案一體化管理”新理念，建立教學檔案科學管理新機制，使教學管理工作與檔案工作真正有機結合。另一方面，檔案部門也應積極向有關領導和廣大教師反復宣傳檔案工作的政策法規，宣傳教學檔案歸檔以及保護教學檔案的重要性。改進教學檔案管理水平和技術。檔案管理人員要掌握計算機和一系列現代化科學技術和方法，對教學檔案進行有效的管理，使教學檔案更加系統化、規范化。為此，檔案管理人員要掌握計算機操作技術，加大教學檔案管理的投入，特別是配備計算機設備，并逐步聯網，形成紙質檔案、聲像檔案、電子檔案并存的新格局。

加強檔案人員的業務培訓。由于檔案管理工作專業性較強，教學管理信息又復雜多樣，檔案人員需要具有較強的業務能力和管理技術。因而高校應加強對檔案人員尤其是各教學部門兼職檔案人員的業務培訓，努力提高他們的業務素質。培訓的方式有很多，如定期組織經驗交流會、業余講座、培訓班等，同行之間互相學習借鑒，激發教學檔案管理人員的事業心和使命感。

隨著高校教育教學工作的蓬勃發展，高校檔案管理特別是教學檔案的科學管理顯得尤為重要。在信息被普遍重視的今天，做好教學檔案的信息化和開發利用工作十分重要。搞好新建本科學校教學檔案管理工作需要檔案研究人員不斷的研究與探索,需要各級領導的重視。需要基層檔案管理者認真負責的態度,更需要學校其它部門大力配合。我們相信，教學檔案工作將在全體檔案人的共同努力下,克服困難和不足,取得更大的進步。

參考文獻

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作者簡介：吳賽娟（1965-）女，畢業于齊齊哈爾師范學院漢語言文學專業，副教授，從事高校文秘教學、檔案管理研究。