基于“禮貌原則”的商務英語拒絕類信函的語用分析

[摘要]Leech的語用禮貌原則研究多以口頭語言為主，但其理論也同樣適用于書面語。本文結合禮貌原則中的策略原則、慷慨原則、一致原則以及同情原則在商務英語拒絕類信函的應用進行了分析，認為禮貌原則是商務英語拒絕類信函必須遵循的重要原則。

[關鍵詞]禮貌原則；商務英語；拒絕類信函；語用分析

1引言

當今社會隨著經濟全球化的不斷擴大，國際商務往來日益頻繁，商務英語信函作為其主要交流媒介之一越來越受到廣泛關注。作為國際經濟交流的載體，一則好的商務英語信函除詞匯、語法上準確無誤外，語氣的選擇與使用也十分講究，尤其注重禮貌的傳達，只有如此方建立和維持良好的貿易關系。雖然語用學中對禮貌現象的研究多以口頭語言為主，但其理論基礎同樣適用于書面語體。商務信函作為一種具有特定商務語境的書面語言形式，禮貌原則的表現十分突出。本文擬就此現象探討禮貌原則在商務英語拒絕類信函寫作中的應用。

2語用學禮貌原則綜述

1967年美國語言哲學家格萊斯提出了著名的語用“合作原則(CP)”（Cooperative Principles）。遺憾的是格萊斯未能就該原則深入闡述和論證。R.. Lakoff (1973) 試圖將禮貌與合作原則整合起來，提出了“語用能力規則”(Rules of Pragmatic Competence )，即禮貌策略。具體包括三個規則，即：1）別強求對方；2）給對方留有余地；3）讓對方感覺友好。

20世紀80年代，英國語言學家Geoffrey Leech在“合作原則”的基礎上，從修辭學、語體學的角度出發，提出了著名的“禮貌原則”(Politeness Principle )。這一準則又可細分為六大準則，即：A. 得體（策略）準則(Tact Maxim)：減少表達有損于他人的觀點； B. 慷慨準則(Generosity Maxim)：減少表達利己的觀點；C. 贊譽準則(Approbation Maxim)：減少表達對他人的貶低； D. 謙遜準則(Modesty Maxim)：減少對自己的贊譽；E. 一致準則(Agreement Maxim)：減少自己與別人在觀點上的不一致；F. 同情準則(Sympathy Maxim)：減少自己與他人在感情上的對立。

3商務英語信函的禮貌原則

商務英語寫作作為一種特殊應用文體通常遵循7C原則，即：1）完整性、(completeness);2) 簡潔性(conciseness); 3)體諒(consideration);4)清晰(clarity);5)具體(concreteness);6)禮貌(courtesy7)正確(correctness)。其中，禮貌原則作為寫作原則之一，意義重大。

商務英語寫作的禮貌原則具體講就是要求寫作者寫信時：1）應真誠；2）使用肯定語氣；3）避免發火；（閻善明 . 51-56）4）使用禮貌語言；5）平等對待對方；6）避免不信任；）7）避免家長式說教（王素清. 16-18）。上述禮貌原則一定意義上與Leech的禮貌原則吻合。

4禮貌原則在商務英語拒絕類信函中的語用

商務英語寫作中拒絕類信函難度較大，因為任何違背禮貌原則的拒絕必然影響到雙方的商務貿易關系，甚至產生巨大的商業損失。而遵循禮貌原則的商務英語信函也必將促進良好的商務關系建立和帶來好的經濟效益。因此，在商務英語拒絕類信函寫作時應努力體現禮貌原則。

4.1 商務英語拒絕類信函的語言特點分析

商務英語拒絕類信函種類較多，如詢函類拒絕信，訂購類拒絕信，索賠類拒

絕信等。該類拒絕性信函多因特殊原因而使得寫信方不得不做拒絕性答復。處理得體的這類信件在結構上的共同特征是：1）以感謝性禮貌用語開頭；2）陳述事實間接表明拒絕或無法滿足對方要求；3）說明原因；4）提出解決性建議或期望；5）禮貌性結尾。

4.2禮貌原則與商務英語拒絕類信函的語用分析

商務英語寫作是一種重要的交際活動，如何禮貌委婉拒絕對方不傷和氣保持友好的商務關系意義重大。結合語用學的禮貌原則，有效的商務英語拒絕類信函有如下體現：

1）策略原則。在各類得體的拒絕性商務英語信函中，基本能從讀者閱讀心理出發，幾乎所有的開頭都先以感激性文字開頭，給讀者以肯定信息為接下來的隱含性否定答復做鋪墊。如比較：

[1]Your request that we reserve two single rooms in our hotel for the coming week of March 15 has been refereed to my department for reply. Unfortunately, we are fully booked for the week of March15.

[2]Thank you for ending us your reservation request. We appreciate your interest in our quality hotel accommodation.Early reservations for two large convention groups have left us with no free rooms for the week of March 15.

上述2例中例[1]開頭就給讀者以冷冰冰，不熱情，居高臨下，公事公辦的感覺，接著的內容一個“Unfortunately”就使讀者無法再讀下去，因為知道是要求無法滿足，盡管或許寫作者會提出解決方案。顯然，該例沒有很好遵循策略原則。例[2]則不同，開頭以感激性語言穩定讀者給讀者以舒適溫暖，接下來作者并沒有使用任何否定性表達拒絕讀者但一句對事實的陳述實際暗示了讀者的要求因故暫時無法滿足。這種處理方法自然而藝術，遵循了策略原則，既婉拒了讀者的要求而且合情合理，能讓人接受。

簡而言之，策略原則體現在婉拒類商務英語信函中就是要求寫作者能考慮讀者閱讀心理，講求策略，合理鋪墊，婉言拒絕，從而達到有效交際的目的。

2）一致原則。按照此原則，在國際商務活動中，貿易雙方應盡量減少分歧，增加一致。該原則在商務英語索賠信函的答復方面表現最突出。一般情況下，作為賣方，當買方客戶提出退貨或索賠，雙方應努力爭取達成一致。如一家游戲機公司在處理客戶索賠時這樣處理：

[3]Neither we nor the Happy Games Corporation likes to have a damaged product in the hands of a user because we always follow our motto “To make our customer happy” In view of our long-standing business relationship, we prefer your giving us an opportunity to have the entire machine sent back and replaced at your expense rather than simply giving your client refund of 200 sterling pounds to have the item fixed.

從這段文字可以看出，客戶購買的游戲機由于某種原因出了問題要求賠償。賣方婉拒了對方的賠償修理費要求而代之以換新貨只要求對方負責運費。顯然，這種做法就是力求達到雙方利益的一致性。買方獲得了新的機器，賣方維護了產品的信譽。

3）同情原則。該原則主要適用于訂購信的否定答復以及索賠信的否定答復。在國際貿易中，由于客戶自身原因造成其訂購或退換、索賠要求無法滿足時，有效的商務英語拒絕性信函往往會給出充足的理由獲取讀者的理解和同情，而不是簡單的拒絕。例如：

[4] What is more, Article 6 of the Sales Contract specifies that once materials of this kind are accepted by the buyer, they may not be returned to the seller. This stipulation is designed to protect all users and insure that medicine supplies are always fresh, untouched, and fully effective. We know that the vitamin tablets you wish to return are unopened. However, we cannot break our contract and are sure that you can understand our position.

[5]In an effort to minimize shipping and office costs, we have established US$8,900 as the minimum account for every order. The savings that result from this regulation are passed on to our customer.

在上述例子中，例[8]作者開宗明義指出合同規定貨物一經售出該步退貨，并解釋這樣做是為客戶著想，并希望對方能理解。例[9]則從客戶角度出發暗示如對方訂購金額超過$8,900對雙方均有利，希望對方理解。這兩例都是拒絕性信函，但寫作者并沒有簡單地拒絕讀者要求，增加對方的對立情緒，而是以充足合情合理的理由博得對方同情，獲得對方理解，從而最終解決問題。

5結語

禮貌原則作為商務英語寫作的重要原則一定程度上印證了Leech的語用禮貌原則。在拒絕性商務信函中，Leech的禮貌原則得到了充分體現。學習和研究禮貌原則并恰當應用與商務英語的寫作事件對于提高商務溝通的效果意義重大。禮貌原則作為重要原則應引起廣大商務英語寫作人員的充分重視，也值得英語語言學習者的研究。

參考文獻：

[1] Leech, G. N.. Principles of Politeness. London and New York: Longman, 1983.

[2] Jaszczolt, K. M.. Semantics and Pragmatics----Meaning In Language and Discourse. Peking University Press, 2005.

[3]姜望琪. 語用學----理論及應用[M]. 北京大學出版社, 2000.

[4]何自然, 冉永平. 語用學概論（修訂本）[M]. 長沙: 湖南教育出版社, 2002.

[5] 閻善明. 現代商業英語書信. 北京：對外經濟貿易大學出版社,2001年9月

[6]王素清. 國際商務寫作教程. 北京：對外經濟貿易大學出版社，2002年7月

作者簡介：柯寧立（1973.8--）男，湖北省鄖西縣人，湖北汽車工業學院外語系講師研究方向：英語教學法、應用語言學。