從審計的視角論高校貴重儀器設(shè)備管理

陳 晴

摘要:根據(jù)高校貴重儀器設(shè)備管理使用及使用效益的審計調(diào)查情況,目前高校貴重儀器設(shè)備管理中還存在封閉式管理使用,重購置、輕管理,經(jīng)費不足、維修困難,管理人員不到位等問題。建立良好的運行機制,構(gòu)建貴重儀器設(shè)備共享平臺已成為各高校貴重儀器設(shè)備管理的當務(wù)之急。

關(guān)鍵詞:高校;設(shè)備管理;審計建議

隨著社會進步與科技的發(fā)展,高等學(xué)校的貴重儀器設(shè)備在不斷地更新、增加,特別是近幾年國家實施“面向21世紀教育振興行動計劃”以來,國家投入了較多的科研經(jīng)費,因?qū)W科發(fā)展、科學(xué)研究以及人才培養(yǎng)的需要,購置了大量的貴重儀器設(shè)備,高校的設(shè)備管理面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。根據(jù)高校貴重儀器設(shè)備管理使用及使用效益的審計調(diào)查情況,目前高校貴重儀器設(shè)備管理中還存在著一定的管理難度與管理缺陷。如何完善貴重儀器設(shè)備管理,利用有限的教育經(jīng)費配置最合理的設(shè)備、最大限度地發(fā)揮貴重儀器設(shè)備的使用效益已成為高校共同關(guān)注的課題。

一、高校貴重儀器設(shè)備管理使用現(xiàn)狀

(一)設(shè)備管理情況

從審計調(diào)查情況看,儀器設(shè)備由學(xué)校各院系進行具體管理,各院系均有專兼職人員負責。新增和處置的固定資產(chǎn)能按照學(xué)校規(guī)定的程序進行,變價收入均納入學(xué)校財務(wù)處統(tǒng)一核算,設(shè)置臺賬統(tǒng)一管理,資產(chǎn)標簽基本完好,能按規(guī)定認真執(zhí)行資產(chǎn)購置、使用、保管、調(diào)撥、報廢的有關(guān)審批程序,能執(zhí)行定期核對清查制度,做到賬賬、賬物相符。絕大部分單位能及時記錄使用情況,能按照學(xué)校設(shè)備管理部門的要求進行管理和使用,但也有個別單位因使用頻率較高等原因未及時記錄使用情況或使用情況記錄不完整,設(shè)備管理員更換未進行工作移交和監(jiān)交,因人員編制較緊、兼職管理設(shè)備計算工作量較少等原因造成設(shè)備管理工作不到位等。

(二)設(shè)備維修情況

從貴重儀器設(shè)備的維修情況看,設(shè)備在保修期內(nèi)各院系都能及時按照規(guī)定進行維修,對設(shè)備在保修期外的維修各院系不一致,有些院系因有經(jīng)費來源能進行及時修理并使用,有些院系因無經(jīng)費來源不能進行及時修理,設(shè)備閑置不用,由于學(xué)校沒有貴重儀器設(shè)備維修專項經(jīng)費,絕大部分設(shè)備的維修費用是在院系和老師的科研經(jīng)費列支的。

(三)設(shè)備對外開放使用和收費情況

貴重儀器設(shè)備對外開放使用各院系管理要求不一致,有些單位由于是專業(yè)設(shè)備等原因基本上不對外使用,有些院系對外開放使用并制訂了對外使用的有關(guān)規(guī)定;對外開放使用收費和收費標準各院系亦不一致,有的院系對外使用不收費,有的院系收費,收費標準一般依據(jù)同行業(yè)和物價部門的規(guī)定,所有收費收入均能納入學(xué)校財務(wù)處統(tǒng)一核算和使用。

(四)儀器設(shè)備使用效益情況

對貴重儀器設(shè)備使用效益的評價指標主要包括使用機時、測樣數(shù)、培訓(xùn)人員數(shù)、教學(xué)實驗項目數(shù)、科研項目數(shù)、社會服務(wù)項目數(shù)、獲獎情況等指標考核。根據(jù)有關(guān)文件要求,儀器設(shè)備中通用儀器設(shè)備的定額機時是1400小時/年,專用儀器設(shè)備的定額機時是800小時/年。從調(diào)查情況看通用性較強的設(shè)備一般使用頻率較高,獲得的使用效益也較好,專用性較強的設(shè)備使用頻率不等。總體來講,貴重儀器設(shè)備的使用效益不高,與教育部所要求的定額機時還有較大差距,但考慮到貴重儀器設(shè)備的特點,絕大部分為科學(xué)研究和技術(shù)開發(fā)所購置的,單純用于教學(xué)的服務(wù)機時很少,因此,其使用機時要達到定額機時比較困難。

二、高校貴重儀器設(shè)備管理使用存在的問題

(一)封閉式管理使用,影響使用效益

目前,大多數(shù)貴重儀器設(shè)備都只限本院(系)或?qū)嶒炇沂褂?形成了“單位或個人所有制”的封閉形式,普遍存在校內(nèi)外開放不夠。儀器設(shè)備的使用范圍被限定在特定的小圈子里,阻礙了設(shè)備利用率和效益的提高。還有些儀器設(shè)備是專門為某些特定業(yè)務(wù)或科研課題購置的,專業(yè)化程度高,應(yīng)用范圍窄,通用性差。總體來說,貴重儀器設(shè)備對外開放、資源共享程度差、協(xié)作共用少,相應(yīng)影響其使用效益。

(二)重購置,輕管理

貴重儀器設(shè)備購置經(jīng)費的來源主要是國家撥款,學(xué)校通過加強設(shè)備購置審批權(quán)限制度和招標、采購過程管理,對設(shè)備的購置環(huán)節(jié)重視程度很高。但由于各使用部門可以無償占有和使用,不涉及到本單位和個人的切身利益,在管理上亦沒有相應(yīng)的獎懲機制,管理人員、教師、實驗技術(shù)人員對儀器設(shè)備的使用、功能開發(fā)和維護等工作缺乏主動性,使儀器設(shè)備在教學(xué)、科研、社會服務(wù)中難以發(fā)揮更大的作用。

(三)維修困難,經(jīng)費不足

審計調(diào)查中反映較多的問題之一就是缺乏維修經(jīng)費,一部分儀器設(shè)備因無維修經(jīng)費而暫停使用,絕大部分設(shè)備的維修費用是在院系和老師的科研經(jīng)費列支的。因儀器設(shè)備購置論證過程中未考慮以后設(shè)備運行時正常的運行經(jīng)費和昂貴的維修費用,學(xué)校所撥維修經(jīng)費極少,沒有正常的資金來源作保證,使得設(shè)備得不到充分利用。出現(xiàn)故障時無資金保障,造成設(shè)備不能正常運行而閑置。

(四)管理人員不到位

因為人員編制的限制,新增貴重儀器設(shè)備的院(系)或?qū)嶒炇也豢赡茉O(shè)專門的管理人員。儀器設(shè)備一般都是由原有的實驗管理人員或?qū)嶒灲處熂婀堋Ｔ趦x器設(shè)備管理工作量方面,由于對貴重儀器設(shè)備缺乏針對性的管理機制,使得管理人員為科研、功能開發(fā)服務(wù)的貴重儀器設(shè)備的管理工作不計入或很少計入其工作量,管理人員變動不進行相關(guān)資料和工作的移交,使儀器設(shè)備的日常保養(yǎng)、維護得不到完善,儀器的基本功能得不到充分的利用,更談不上對儀器新功能的開發(fā)和利用。

三、高校貴重儀器設(shè)備管理使用的對策

(一)建立良好的運行機制

只有建立完善的管理制度,才能保證貴重儀器設(shè)備良好的運行環(huán)境。

1、進一步健全管理制度。貴重儀器設(shè)備管理制度主要包括以下方面:第一,專人管理制度。貴重儀器設(shè)備價值高、技術(shù)性強,必須選派實驗技術(shù)能力強、責任感強的高、中級技術(shù)人員跟機管理。第二,日常管理制度。貴重儀器設(shè)備必須逐臺制訂《安全操作規(guī)程》、《管理及使用人員崗位責任制》等規(guī)章制度,要求操作人員逐臺記錄設(shè)備運行、維修、保養(yǎng)、使用時間、承擔任務(wù)等情況,并將這些資料隨機保存管理,作為評估使用效益的重要依據(jù)。第三,檔案管理。檔案管理是指對購置儀器設(shè)備的可行性報告、購置合同、安裝調(diào)試、驗收記錄、運行情況、科研成果等資料進行收集、整理、裝訂成冊,建立規(guī)范的技術(shù)資料檔案等。

2、建立貴重儀器設(shè)備考核制度和激勵機制。為了保證貴重儀器設(shè)備穩(wěn)定良好運行,應(yīng)進一步完善貴重儀器設(shè)備考核制度,并建立激勵機制。進一步完善貴重儀器設(shè)備使用效益評估體系、貴重儀器設(shè)備崗位責任制并建立合理的獎懲制度,對貴重儀器設(shè)備進行綜合效益考核,評出考核等級,公布考核結(jié)果,同時應(yīng)給予精神和物資的獎勵,起到督促、激勵的作用。

3、設(shè)立貴重儀器設(shè)備開放基金。由于貴重儀器設(shè)備耗材昂貴,損壞的部件維修難度大,需要的經(jīng)費多。一些單位由于貴重儀器設(shè)備的運行或維修經(jīng)費嚴重缺額,導(dǎo)致貴重儀器設(shè)備的“停擺”現(xiàn)象。因此,為了確保貴重儀器設(shè)備買得起、用得活、有效益,有必要設(shè)立貴重儀器設(shè)備開放基金。開放基金的來源,可采用貴重儀器設(shè)備對外開放使用適當收費和學(xué)校安排部分專項經(jīng)費相結(jié)合的方式,并實施相應(yīng)的收費辦法和基金管理使用辦法,該款項實行專款專用。開放基金一方面可以支持教師科研工作,另一方面可以解決一部分儀器設(shè)備運行和維修經(jīng)費問題。

4、加強實驗隊伍的建設(shè)。儀器管理人員的水平及素質(zhì)決定了貴重儀器的使用水平和效益。要創(chuàng)新政策,積極引進學(xué)有專長的高級技術(shù)人員從事實驗技術(shù)工作。制定管理人員的崗位責任制及獎懲制度,定量管理與目標管理相結(jié)合,定期對管理人員的工作成績、儀器使用率、儀器維護情況等進行考核,并根據(jù)考核情況進行獎懲。建立實驗技術(shù)人員培訓(xùn)制度,提高其業(yè)務(wù)技能和管理水平,建立一支思想品德高、責任心強、業(yè)務(wù)水平高的實驗技術(shù)隊伍。

(二)構(gòu)建貴重儀器設(shè)備共享平臺

從高校貴重儀器設(shè)備的管理和使用的效益看,構(gòu)建貴重儀器設(shè)備共享平臺,實現(xiàn)資源共享,有利于提高設(shè)備的利用率和投資效益,避免重復(fù)購置和造成資源浪費。

1、完善論證和招標,構(gòu)建貴重儀器設(shè)備購置平臺,嚴把購置關(guān)。在購置貴重儀器設(shè)備前,設(shè)備主管部門和使用單位應(yīng)組織相關(guān)專家成立貴重儀器設(shè)備購置論證小組,結(jié)合學(xué)校發(fā)展的定位、學(xué)科建設(shè)和人才培養(yǎng)的實際需要,確定投資購買貴重儀器設(shè)備。在充分了解該類設(shè)備在學(xué)校及本地區(qū)、本省份的分布情況、使用率和使用效益的前提下,購置論證小組成員按照“優(yōu)化配置,資源共享”的原則,對擬購設(shè)備的先進性、適用性、實驗技術(shù)人員的配備、安裝使用環(huán)境、效益預(yù)測、經(jīng)費落實情況等方面進行科學(xué)的可行性論證。在購置貴重儀器設(shè)備時,采購單位要進行公開的招標采購,做到貨比三家,力求達到較高的性價比。

2、推進儀器設(shè)備信息共享網(wǎng)絡(luò)平臺的全面使用。實施貴重儀器設(shè)備管理網(wǎng)絡(luò)信息化,是適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要,建設(shè)儀器設(shè)備共享平臺的必要技術(shù)手段。在網(wǎng)上建立可供開放使用的貴重儀器設(shè)備平臺,公布儀器設(shè)備的主要指標,如名稱、型號、規(guī)格、廠家、技術(shù)指標、安裝地點、技術(shù)人員、可用機時、收費標準等相關(guān)信息,開放網(wǎng)絡(luò)查詢功能,使全校教職工都能在網(wǎng)上瀏覽全校設(shè)備相關(guān)信息,查詢儀器設(shè)備詳細情況及各類統(tǒng)計數(shù)據(jù),讓各用戶之間充分交流信息,促進儀器設(shè)備的資源整合,加強與校內(nèi)、校外單位的橫向合作,使貴重儀器設(shè)備管理更加科學(xué)、規(guī)范和高效。

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(作者單位:東南大學(xué)審計處。作者為會計師)