自重行碎

行政主要負責企業行政事務管理、保障企業業務流程運轉、企業制度建設等等。具體包括行政總監或行政經理、行政助理，專員、經理助理/秘書、前臺、后勤、保管員、電腦操作員等等。大學應屆畢業生最有可能從事其中的行政助理/專員、經理助理，秘書和大型外企的前臺工作。

行政助理的工作十分瑣碎，負責管理公司員工信息、辦公用品使用、準備統計報表和書面報告、保存文件等等。雖然對技能要求并不高，但需要行政助理能根據企業情況判斷工作的輕重緩急、合理分配時間。如果企業的規模較小，行政助理還有可能幫助處理財務、人事、采購方面的業務，這需要他們具備很好的組織能力和分析能力。

佳能(中國)人力資源部高級經理李鈞解釋說：“行政職位是很瑣碎又很重要的工作，需要有服務他人的意識。”面試中，除了考察行政助理的專業知識外，對細節的考察也非常重要。比如，佳能會安排幾個人一起面試。“首先握手就很重要，我們希望學生與面試官的手可以誠懇地、牢牢地握在一起。有些女生可能由于矜持，或者有些學生太過冷漠。都會給面試官留下不好的印象。”

佳能還會通過一些小環節觀察應聘者的言行。比如應聘者將外套放在旁邊的椅子上，有些同學隨手一丟，有些同學則會整齊地將外套疊好，還可能會順手幫助別人整理一下。面試官還可能會給面試者一堆紙筆，有些人會主動為他人分發，有些人卻會坐著不動。李鈞解釋面試官看重這些細節的原因：“行政工作有時就是要主動承擔職責，有時可能并不是你分內的職責。我們希望找到那些愿意主動為他人、為集體分擔工作的人。”

面試中還可能會插入一些情景分析的問題。比如，2008年12月31日是醫療費報銷的截止日期，你會怎樣提醒那些可能沒有留意通知的人?“我會從12月1日開始，每天發一遍通知。如果有人再不報，就是他自己的問題了。”這樣的做法國然有效，但未免太簡單粗暴。“我會觀察誰經常出差，可能無法留意通知，我就會主動去提醒這樣的人。”一個行政助理正需要這樣的細心、主動、周到。

秘書需要的基本職業素質大致相同。面試時還會考察你與直屬上司的個性是否相合。小型企業的初級秘書，只需要了解簡單的文秘知識。而外企的高級秘書或大型企業經理的專職秘書，不僅需要高度的專業性，語言掌握熟練，還會為經理分擔一些輔助管理的工作，并掌握大量的人脈信息，有很高的判斷能力。這樣的職位需要一定的工作經驗，通常應屆畢業生無法勝任。

雖然前臺從事的工作通常較為簡單，但如果可能，大型外企的前臺也是應屆畢業生的一個不錯選擇，而且還有一份相對不錯的薪資待遇。大型外企的前臺除了對身高、外形、聲音的要求外，同樣要求熟練使用辦公軟件，重要的是外語口語要流利。如果你希望得到這份工作。最好去專門學習一下商務禮儀。雖然在實際生活中，前臺可能并不是容易產生成就感的工作，也有很多從事外企前臺工作的女生抱怨工作內容單調，但如果你仍想從事行政工作，從外企前臺向大型企業的行政人員轉行并不困難。

初涉行政必讀書

《杜拉拉升職記》

小說中拉拉在外企的經歷跨度八年。從一個樸實的銷售助理，成長為一個專業干練的HR經理，見識了各種職場變遷，也歷經了各種職場磨煉。你可以消遣地來看看這本純屬虛構的小說，也可以把它當經驗分享之類的職場實用手冊來使用。