學會“修訂”，它一定讓你愛不釋手

職場新人必會500強Office高效辦公技巧系列

Word是眾多Office用戶必用的工具，很多用戶可以說：“我會熟練運用Word”，但是經過我們的大量調查發現，只有很少一部分用戶真正做到熟練，因為他們還沒有掌握Word中那些至IN至COOL的功能，這些功能學會只要幾分鐘，但是在實際工作中發揮的作用可是無法只用巨大來形容哦!

Word的修訂功能自從在Word 6.0中推出以來，一直沒有受到用戶的重視，但是所有學會使用該功能的用戶都對此功能贊不絕口，愛不釋手，如今到了Office 2003，這個功能再次被強化，極大地方便了用戶的使用。

請點擊：修訂三步曲

第一步 啟動修訂法寶

許多人不知道修訂功能的原因是因為不知如何啟動，其實啟動修訂功能的方法是很多的。

a)從工具菜單中選擇修訂。

b)或右鍵點擊菜單，選中審閱選項，在之后出現的工具欄中選擇修訂。

c)或者當我們把文檔做完后，發給同事，讓同事對文檔做的更改自動啟動修訂功能，只需要點擊文件－發送－郵件收件人(審閱)。

第二步 “修訂一學就會”

修訂功能如何使用呢?有點神秘色彩的修訂功能其實非常容易實現。

a)啟動修訂功能之后，我們如果插入了新內容或刪除了舊的內容會分別顯示。

b)如果我們不希望修改文章，而是

在文章之上增加批注，那我們可以選中需要被批注的內容，點擊批注按鈕，然后就可以對文章不同內容進行批注了。

第三步 修訂中最精彩的步驟

審閱工具欄中有幾個神奇的按鈕，我們一定要學會：

a)顯示標記的最終狀態修訂插入的內容以特別的顏色顯示在正文內，而原文被刪除的內容會出現在屏幕右側的批注區。

b)最終狀態我們可以通過該選項了解接受所有修訂者修訂后的結果。

c)顯示標記的原始狀態該狀態正好與第一個狀態相反，原文被刪除的內容會以刪除線的形式出現，而修訂插入的內容會出現在屏幕右側的批注區。

d)原始狀態 該狀態為文檔未被修改之前的原始狀態。

如何顯示不同的修訂者的修訂內容并接受和拒絕修訂

a)當文章被多人修訂后，我們可以選擇顯示不同修訂者的修訂內容加以接受和拒絕，點選審閱工具欄的顯示-審閱者-選取你希望顯示的修訂者姓名。

b)我們可以點選前一處修訂或批注／后一處修訂或批注，選取被修訂過的內容，再點選接受所選修訂／拒絕所選修訂，來接受或拒絕所選的修訂。

c)補充知識：

如果我們想快速接受或拒絕某個修訂者的所有修訂內容，只需點選接受對文檔所做的所有修訂／拒絕對文檔所做的所有修訂。

作者簡介

上海得天咨詢效率培訓師／首席顧問，微軟Office MVP(最有價值Office專家)。專業從事效率辦公培訓／咨詢8年，有著豐富的幫助企業客戶提升辦公效率的培訓及咨詢經驗，2001年起被微軟中國特聘為Office特約資深顧問，協助微軟完成Office多個版本的產品發布會、新聞會、企業效率辦公研討會、產品路演。

Michael多年為可口可樂、中國移動、Adidas、Philips等多家知名公司進行效率辦公內訓及咨詢。

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