如何加強高職院校教學檔案管理工作

摘要：本文通過對高職院校教學檔案管理的現(xiàn)狀分析，闡述了要抓好高職院校教學檔案管理，必須增強全員的檔案意識，開創(chuàng)性地開展基層教學檔案管理工作，實現(xiàn)高職院校教學檔案目標管理，提高教學檔案開發(fā)利用。

關鍵詞：教學檔案 管理工作 高職院校

高校的教學檔案是學校檔案的主體、核心和重點，同時也是衡量學校教學質量和管理水平的重要標志之一。擔負著培養(yǎng)成功的應用型人才重任的高職院校的教學檔案管理工作，可以借鑒同類院校的檔案管理辦法，更應結合高職院校實際建立有自己特色的管理辦法，以適應新時期發(fā)展的需要。因此本人認為需從以下幾方面規(guī)范和改進高職院校教學檔案管理工作。

一、高職院校教學檔案管理工作中存在的問題

1、檔案宣傳的力度和持久性欠缺，使檔案意識不夠深入人心，影響教學檔案規(guī)范管理。

基層單位對教學檔案的不重視，致使直接收集教學檔案的教學秘書忽視教學檔案工作的重要性，錯誤地認為教學檔案工作就是紙張的簡單整理、裝訂，把教學檔案工作作為自己的額外工作應付了事。

2、部分教師的檔案意識比較淡薄，收集資料困難。

大多數(shù)教學、教研人員對教學管理工作認識不足，甚至對教學檔案的歸檔持抵觸態(tài)度。有的教師認為教學科研成果是自己在教學過程中取得的，理應由自己來保管，怎么能夠交檔案部門呢?有的教學人員唯恐材料被移交，經(jīng)檔案部門立卷、歸檔后，便被充公或以后想再利用將會有許多麻煩，還不如自己保管，平時取舍方便，這也給教學檔案材料的收集增加了難度，致使部分有保存價值的、應該歸檔的文件材料散落在外，得不到及時歸檔或歸不了檔，造成檔案的不完整和不齊全。

3、一些檔案管理人員忽視工作的程序化、規(guī)范化，忽視文件材料工作。

他們沒有充分認識到教學檔案工作在整個教學管理和教學研究中的重要作用，把教學檔案工作當作可有可無的一般性的工作。連教學檔案的歸檔范圍、保管期限和立卷歸檔的原則、立卷歸檔的程序都知之甚少，從而出現(xiàn)了什么都人檔的繁雜現(xiàn)象和入檔不完整的斷章現(xiàn)象，這樣一來，教學檔案管理的科學性就大大地打了折扣，嚴重地影響了教學檔案的開發(fā)和利用。

4、缺乏應有的目標考核和獎懲兌現(xiàn)制度，難以調動各級檔案人員的積極性和創(chuàng)造性，在一定程度上影響著高職學院教學檔案收集管理工作水平的提高。

二、解決問題的對策

(一)提高各級檔案人員綜合素質，增強全員檔案意識。

提高檔案專兼職隊伍素質和服務水平及檔案形成者的檔案意識與檔案質量有著密切的關系，加強教學檔案工作，要不斷地加強教學檔案管理重要性的宣傳，加強教學檔案管理者的業(yè)務知識培訓，增強各級檔案人員的檔案意識，落實各級教學檔案責任制，主動尋求教學和科研工作者的理解和支持。首先，要抓緊抓好檔案隊伍建設，充分重視檔案工作人員再教育的重要性，要組織他們學習檔案管理基礎理論和有關政策條例，提高管理水平和管理能力，規(guī)范教學檔案收集工作，提高工作質量。其次，教學檔案管理者要牢固樹立為一線教學服務的意識，克服重管輕用的思想，積極主動地想辦法，創(chuàng)造性地開展工作，充分發(fā)揮教學檔案在教學科研中的重要作用，不斷提高教學檔案的服務水平。再次，要教育檔案人員，既要有愛崗敬業(yè)、自甘寂寞和無私奉獻的精神，又要熟悉業(yè)務、積累經(jīng)驗提高檔案工作的能力，獻身檔案事業(yè)。

(二)加強教學檔案管理的系統(tǒng)性、完整性、可靠性，開創(chuàng)性開展基層教學檔案管理工作。

要開創(chuàng)性開展基層教學檔案管理工作：一是必須打破原來的收集管理方法，把檔案工作重點放在教學檔案的收集、管理和利用上。經(jīng)常深入教學第一線，到各個學院收集檔案，收集的過程既是宣傳檔案工作的過程，又是互相交流的機會，可及時了解和掌握新時期的教學工作所產(chǎn)生文件材料的內容和教學工作對檔案的需求，做好教學工作中有特色、有突出效果的材料重點收集，按分院(系)立成專卷，既豐富了館藏檔案，也可激發(fā)教學部門積累和主動移交檔案的積極性，更好地為教學服務。二是建立嚴密系統(tǒng)有序的管理體制，為文件材料的規(guī)范收集提供保證。制定相應的教學檔案管理制度和教學檔案管理實施細則，對教學檔案的歸檔范圍、期限和立卷歸檔的原則，及立卷歸檔的程序等做出明確的規(guī)定，對分院(系)教學檔案提供者提出明確的工作目標和工作要求，確保檔案收集的完整性。三是因地制宜實施教學檔案的收集和管理。分院(系)在進行教學檔案歸檔時，與教學行政主管部門和學校分為三級管理體系，制定相應的檔案管理范圍，分院(系)只保管比較微觀的資料，學校管理宏觀的與教學有關的檔案，這樣既有利于各分院(系)查詢，又減輕了學校檔案室的負擔。同時分院(系)根據(jù)部門教學檔案管理也可制定相應的教學檔案管理責任制，讓分院(系)所有的教師都承擔一定的提供教學檔案責任，對各自的教學檔案進行收集和整理，定期或不定期地交兼職檔案員(教學秘書)，兼職檔案員統(tǒng)一匯總后存檔，這種責任制能有效地將這項工作細化，有利于執(zhí)行，能夠從制度上保證教學檔案長期有效地收集和保存。四是采取一系列措施，健全完善檔案規(guī)章制度，通過制度建設，規(guī)范學校教學檔案管理方法和程序，同時檔案人員通過完善的制度建設，對檔案進行實時控制也成為可能。五是建立起相應的檔案工作領導體制以及與學校整體發(fā)展相適應的檔案工作機構和檔案工作網(wǎng)絡體系，并將檔案工作納入學校的發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃之中，為學校檔案工作的發(fā)展創(chuàng)造良性發(fā)展的環(huán)境，為學校檔案工作的正常開展提供可靠的組織保障。

(三)實現(xiàn)教學檔案目標管理，提高教學檔案的開發(fā)利用價值。

從學校檔案工作的需要和發(fā)展出發(fā)，制定出切實可行的檔案目標管理工作方案，將檔案工作融入學校的目標管理中，可通過確定目標、實施目標、評價目標成果三個階段，先由學校檔案部門根據(jù)學校的實際情況制定出學校檔案管理的整體目標，然后由各部門制定出下一級工作單位和工作人員的子目標，形成一個目標鏈；建立相應崗位責任制，年終進行目標任務考核，有效地保證檔案工作目標管理全程實施。檔案管理的最終目的是為了更好地提供利用，教學檔案工作人員不僅要重視教學檔案的收集工作，還要積極主動地開展教學檔案的利用工作，使教學檔案在學校教育、教學中充分發(fā)揮其憑證、參考作用，以贏得教學檔案的效益最大化。可以圍繞學校的中心工作和重點任務，加強各類教學檔案的編研工作，對教學檔案進行系統(tǒng)整理，編制出大量適合當前高校改革和發(fā)展的檔案編研資料，提高檔案的利用價值。充分地利用計算機和網(wǎng)絡，探索教學檔案的現(xiàn)代化管理，通過構建網(wǎng)上檔案服務平臺，把部分紙質檔案轉化為數(shù)字檔案信息，通過網(wǎng)絡向廣大師生服務，可以大大地方便師生檢索和查詢資料，從而更好地提高教學檔案的服務水平。

總之，高職院校教學檔案工作是整個教學管理工作的重要組成部分，搞好教學檔案管理工作，認真地為教學服務，對于加強教學管理、提高高職院教學質量和開展教學研究，有著非常積極的意義和作用。