高校教學(xué)秘書的基本素質(zhì)要求

摘 要：教學(xué)秘書工作是高校教學(xué)管理工作的重要組成部分。本文主要闡述了高校教學(xué)秘書工作的重要性，分析了教學(xué)秘書在高校教學(xué)管理中應(yīng)具備的素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書 教學(xué)管理 基本素質(zhì)

教學(xué)秘書是行政上受所在院（系）領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上由教務(wù)處指導(dǎo)的教學(xué)管理人員，在整個(gè)教學(xué)運(yùn)行管理中起著舉足輕重的作用。教學(xué)秘書是院（系）教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，是教學(xué)管理信息上傳下達(dá)的橋梁，是聯(lián)系師生、教務(wù)處以及各部門的紐帶。

一、教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的重要性

長(zhǎng)期以來，人們對(duì)于教學(xué)秘書工作的性質(zhì)、重要性等缺乏正確的認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)，認(rèn)為高校工作的中心是教學(xué)、科研，教學(xué)管理工作是邊緣，教學(xué)秘書是教學(xué)管理隊(duì)伍中最底層的管理者，無足輕重，工作簡(jiǎn)單等；認(rèn)為教學(xué)秘書只是做些諸如課程安排、成績(jī)登記、教材征訂等簡(jiǎn)單的工作，什么人都可以做。這其實(shí)是認(rèn)識(shí)上的一個(gè)誤區(qū)，因此對(duì)教學(xué)秘書工作的準(zhǔn)確定位，有助于我們正確認(rèn)識(shí)、了解這項(xiàng)工作。

教學(xué)秘書是院（系）教學(xué)管理的基層管理者。一方面他們協(xié)助院（系）分管領(lǐng)導(dǎo)管理教學(xué)方面的常規(guī)教學(xué)事務(wù)，保證教學(xué)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)；另一方面，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息，起到參謀助手的作用，成為領(lǐng)導(dǎo)總體職能的有機(jī)補(bǔ)充。其次，教學(xué)秘書是服務(wù)者，為教學(xué)服務(wù)，為教師服務(wù)，為學(xué)生服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。再次，教學(xué)秘書是協(xié)調(diào)溝通者，為教務(wù)處、院（系）分管領(lǐng)導(dǎo)、教師及學(xué)生之間傳遞和溝通信息，協(xié)調(diào)關(guān)系。

（一）參謀與助手的作用

教學(xué)秘書直接管理教學(xué)事務(wù)，獲取信息快捷而可靠，可以盡快糾正教學(xué)過程中執(zhí)行任務(wù)的偏差，不僅協(xié)助系主任處理系里的具體事務(wù)，還應(yīng)當(dāng)協(xié)助系領(lǐng)導(dǎo)起到參謀作用。要充分發(fā)揮“上傳下達(dá)”作用，準(zhǔn)確地領(lǐng)會(huì)系領(lǐng)導(dǎo)的要求，及時(shí)地傳達(dá)給教師和學(xué)生。又能及時(shí)地向院（系）領(lǐng)導(dǎo)和教學(xué)部門反饋計(jì)劃實(shí)施過程中出現(xiàn)的情況和問題，使教學(xué)部門領(lǐng)導(dǎo)和教務(wù)部門對(duì)客觀變化做出迅速反應(yīng)，做出相應(yīng)的調(diào)整。

（二）協(xié)調(diào)與溝通的作用

在教學(xué)管理過程中，教學(xué)秘書是學(xué)校教務(wù)管理部門與具體教學(xué)單位之間的紐帶，是教學(xué)主任的助手，是師生溝通的橋梁，處在教學(xué)運(yùn)轉(zhuǎn)的中心樞紐地位，起著不可替代的協(xié)調(diào)作用。建立起一種穩(wěn)定的、和諧的、有活力的教學(xué)環(huán)境，是衡量教學(xué)管理水平的根本標(biāo)志，是樹立良好校風(fēng)和學(xué)風(fēng)的重要前提，是穩(wěn)定和提高教學(xué)質(zhì)量的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。教學(xué)秘書在處理日常教學(xué)管理工作中，必須處理好幾個(gè)關(guān)系。第一，與教務(wù)處的關(guān)系。要嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)校教學(xué)管理制度，實(shí)現(xiàn)教學(xué)管理的規(guī)范化。第二，與系領(lǐng)導(dǎo)以及教研室的關(guān)系。要把教務(wù)處的教學(xué)指令與本系實(shí)際相結(jié)合，當(dāng)好系主任的參謀和代言人，把各項(xiàng)教學(xué)任務(wù)落實(shí)好。第三，與師生的關(guān)系。溝通課堂教、學(xué)雙方的信息，協(xié)調(diào)學(xué)生認(rèn)知能力與教學(xué)能力之間的矛盾，為教學(xué)創(chuàng)造一個(gè)良好的師生關(guān)系環(huán)境。

二、教學(xué)秘書工作的素質(zhì)要求

各系（部）都有各自專業(yè)辦學(xué)的特殊性，教學(xué)秘書在充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，任勞任怨、謙虛謹(jǐn)慎，同時(shí)，還應(yīng)該強(qiáng)調(diào)下面幾個(gè)方面的素質(zhì)要求。

（一）在做好管理工作的同時(shí)，強(qiáng)化教學(xué)管理工作的服務(wù)性

系（部）教學(xué)秘書工作在全院教學(xué)管理中屬于最具體、最活躍的層次，這一客觀地位決定了其工作的基本職責(zé)是服務(wù)，為系領(lǐng)導(dǎo)的決策服務(wù)、為教師的教學(xué)和學(xué)生的學(xué)習(xí)服務(wù)，其工作態(tài)度和工作質(zhì)量，直接影響系里教學(xué)工作順利進(jìn)行。因此，做好教學(xué)管理工作必須增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)。在管理工作中，要有一顆真誠(chéng)火熱的心。教育有一個(gè)很重要的前提，就是愛心，還要有良好的工作態(tài)度和工作作風(fēng)，主動(dòng)熱情地為教師和學(xué)生服務(wù)，讓教師和學(xué)生好接近、有事好商量、有話愿意講，成為群眾信賴的教學(xué)管理人員。教學(xué)秘書的一言一行都要體現(xiàn)出對(duì)教師的尊重和對(duì)學(xué)生的愛護(hù)，教師和學(xué)生的滿意度是衡量教學(xué)秘書工作成功與否的標(biāo)準(zhǔn)。

在高等教育大眾化的今天，管理工作還要在科學(xué)管理的同時(shí)注重人的情感、信念、價(jià)值準(zhǔn)則、行為準(zhǔn)則等因素，即從純理性的科學(xué)管理轉(zhuǎn)變?yōu)殛P(guān)注理性與非理性相融合的人性化管理。突出“以人為本”的人性化教學(xué)管理思想，重在強(qiáng)調(diào)以人的素質(zhì)的全面提高和發(fā)展為管理的根本目的。學(xué)生是學(xué)校生存的根本，在教學(xué)管理中要始終把學(xué)生放在第一位，把學(xué)生作為學(xué)校工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，真正提升學(xué)生的主體地位，充分滿足學(xué)生的精神需要和心理需要。對(duì)剛?cè)雽W(xué)的新生，要讓他們?cè)敿?xì)了解學(xué)校的各項(xiàng)制度和學(xué)籍的有關(guān)規(guī)定，提高學(xué)生的主動(dòng)性與積極性。對(duì)即將走出校門的畢業(yè)生，要做好他們的畢業(yè)資格審核工作，讓每一個(gè)學(xué)生了解自己各科成績(jī)，使學(xué)生對(duì)整個(gè)大學(xué)學(xué)習(xí)進(jìn)行最后的調(diào)整，使之得以順利地取得畢業(yè)證書和學(xué)位證書。對(duì)待學(xué)習(xí)成績(jī)滑坡，學(xué)習(xí)有困難的學(xué)生要及時(shí)談心，詢問、幫助他們解決困難，寬容、尊重學(xué)生的自尊心、自信心，以信任、理解與支持的態(tài)度共同營(yíng)造一個(gè)和諧的管理空間。

有了“以人為本”服務(wù)師生的思想意識(shí)，就能適應(yīng)現(xiàn)有的工作環(huán)境，忙而不亂地尋求解決問題的方法。就能在工作中善解人意，通過換位思考，達(dá)到與教師、學(xué)生的溝通與交流，平和地調(diào)解矛盾，坦誠(chéng)地面對(duì)問題，使科學(xué)管理步入良性循環(huán)的軌道。

（二）在做好協(xié)調(diào)工作的同時(shí)，強(qiáng)調(diào)督辦工作的及時(shí)性

教學(xué)秘書在工作中，既要與教務(wù)職能部門聯(lián)系，又要與教研室、教師打交道，在做好上下溝通、左右協(xié)調(diào)的同時(shí)，更要注重做好系領(lǐng)導(dǎo)、職能部門下達(dá)任務(wù)后的督辦工作。督辦工作是貫徹執(zhí)行決策和完成任務(wù)十分重要的過程，工作任務(wù)布置下去，就要靠檢查督辦來保證學(xué)院決策和工作任務(wù)的落實(shí)完成，教學(xué)秘書辦事水平高低，很大程度上取決于督辦工作是否完成。所以，認(rèn)真做好督辦工作是提高教學(xué)秘書工作效能的保證。不重視督辦工作，上級(jí)任務(wù)往往無法落實(shí)，文件成為一紙空文，上級(jí)決策流于形式，出現(xiàn)政令不通，貫徹不力的現(xiàn)象，在督辦工作過程中，要切實(shí)理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，及時(shí)傳達(dá)，不折不扣地實(shí)施督辦工作，及時(shí)和教研室、教師進(jìn)行溝通，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋情況，要確保院系領(lǐng)導(dǎo)的決策和工作任務(wù)的貫徹落實(shí)，這樣才能體現(xiàn)教學(xué)秘書的工作效能。

（三）在注重規(guī)范管理的同時(shí)，強(qiáng)調(diào)教學(xué)管理的創(chuàng)新性

教學(xué)秘書工作內(nèi)容瑣碎、繁雜，千頭萬緒，特別是在開學(xué)初、學(xué)期末工作任務(wù)接踵而來。所以，教學(xué)秘書在處理具體問題時(shí)，需認(rèn)真對(duì)待每一細(xì)小事項(xiàng)。不得有絲毫疏忽，在不斷加強(qiáng)管理工作規(guī)范化的同時(shí)，需要不斷增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，努力學(xué)習(xí)新的管理觀念，要有創(chuàng)新精神和改革意識(shí)。

首先是工作觀念創(chuàng)新，認(rèn)為教學(xué)秘書工作只是一種簡(jiǎn)單重復(fù)的勞動(dòng)，只起“傳聲筒”作用的觀念已不能適應(yīng)新形勢(shì)下的工作需要，在每學(xué)期中的教學(xué)文件貫徹，教學(xué)質(zhì)量監(jiān)督，教學(xué)情況反饋等方面，教學(xué)秘書有著不可替代的作用。

其次是工作方法創(chuàng)新，科學(xué)的管理方法是教學(xué)秘書順利完成教學(xué)管理工作的重要條件，在許多看似瑣碎的事務(wù)性工作中，事事有原則，件件有章法，處處講研究，有了科學(xué)管理方法，教學(xué)秘書工作才能收到良好效果。

再次是工作手段創(chuàng)新，充分利用校園網(wǎng)，使之成為教學(xué)管理的重要途徑。教學(xué)文件等可以通過系部網(wǎng)絡(luò)發(fā)布，教學(xué)管理的自動(dòng)化，網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)成為教學(xué)秘書工作重要手段之一。通過管理制度和管理手段的不斷創(chuàng)新，從而提高工作的效率。要做到一專多能，做到能辦事、會(huì)辦事。切實(shí)發(fā)揮教學(xué)秘書的作用，促進(jìn)學(xué)校教學(xué)管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化。

（四）在做好服務(wù)工作的同時(shí)，強(qiáng)化自身知識(shí)的專業(yè)性

高校的教學(xué)秘書工作事務(wù)性很強(qiáng)，但因其服務(wù)的對(duì)象比較特殊，所以其專業(yè)性還是比較強(qiáng)的。而這一點(diǎn)往往被人們所忽視。一個(gè)院（系）的教學(xué)秘書只有對(duì)本院（系）各專業(yè)的教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、課程設(shè)置、對(duì)每一位教師的業(yè)務(wù)能力、對(duì)各專業(yè)各年級(jí)各班級(jí)學(xué)生的基本情況都有一定的了解和掌握，才能充分發(fā)揮其助手和參謀的作用。

高校教學(xué)管理工作要規(guī)范有序、科學(xué)高效，需要一支高素質(zhì)的從事教學(xué)管理和教學(xué)管理研究的專業(yè)化的教學(xué)秘書隊(duì)伍。高等學(xué)校教學(xué)秘書工作不同于一般的行政管理工作，是一項(xiàng)科學(xué)性、知識(shí)性和實(shí)踐性很強(qiáng)的工作；高等學(xué)校的教學(xué)秘書是秘書隊(duì)伍中的一個(gè)特殊群體，與其它社會(huì)部門的各類秘書相比其服務(wù)面較窄，但由于教學(xué)秘書是教學(xué)管理的執(zhí)行者，教學(xué)秘書工作具有涉及的知識(shí)面廣、綜合性強(qiáng)等鮮明的特點(diǎn)，教學(xué)秘書素質(zhì)的高低直接影響到高等學(xué)校管理的整體水平。作為高校教學(xué)秘書，不僅要系統(tǒng)地掌握教學(xué)管理的知識(shí)，還要熟悉學(xué)校關(guān)于教學(xué)管理的各項(xiàng)規(guī)章制度；不僅要熟悉掌握本部門的教學(xué)特點(diǎn)，還要了解相關(guān)部門的教學(xué)特點(diǎn)；不僅要具備較為扎實(shí)的現(xiàn)代教育學(xué)和現(xiàn)代管理科學(xué)知識(shí)，而且要具備一定的哲學(xué)、系統(tǒng)科學(xué)、心理學(xué)知識(shí)，更重要的是要具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)及其操作技能。

教學(xué)秘書應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握好本職工作所需的各項(xiàng)政策、校規(guī)、制度，不斷地調(diào)整知識(shí)，擴(kuò)充知識(shí)內(nèi)容，掌握正確的思想方法和工作方法。關(guān)注教學(xué)過程中的新情況、新問題，在實(shí)踐中努力培養(yǎng)自己的分析問題和獨(dú)立工作的能力。通過不斷地學(xué)習(xí)來提高自己的管理素質(zhì)和水平，改革單純憑經(jīng)驗(yàn)管理的狀況。在經(jīng)驗(yàn)管理、行政管理的基礎(chǔ)上充實(shí)科學(xué)管理的內(nèi)容。

總之，要提高高校的教學(xué)管理水平，教學(xué)秘書隊(duì)伍應(yīng)得到應(yīng)有的重視。學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門都應(yīng)正確認(rèn)識(shí)教學(xué)秘書工作的性質(zhì)、地位、職能、任務(wù)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際建設(shè)好這支隊(duì)伍，發(fā)揮其在穩(wěn)定教學(xué)秩序、深化教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量、服務(wù)師生、全面推進(jìn)學(xué)校發(fā)展中的積極作用。

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