如何提高機(jī)關(guān)辦公室工作質(zhì)量和效率

隨著社會的變革和市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，辦公室工作的地位和作用日益重要，任務(wù)日益繁重，要求越來越高。只有不斷提高辦公室工作的質(zhì)量和效率，才能充分發(fā)揮辦公室的職能作用，成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀部。

一、加強(qiáng)各類學(xué)習(xí)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

辦公室工作質(zhì)量的優(yōu)劣和效率的高低，同辦公室人員內(nèi)在素質(zhì)息息相關(guān)。辦公室是收集信息、進(jìn)行宣傳、處理公文、協(xié)調(diào)各部門工作關(guān)系及為領(lǐng)導(dǎo)決策參謀的重要部門，其工作性質(zhì)決定了從事辦公室工作的人員必須具備較高的政治理論水平、政策水平和業(yè)務(wù)素養(yǎng)。因此，加強(qiáng)政治理論和業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，重視綜合技能的培養(yǎng)，不斷提高辦公室人員的內(nèi)在素質(zhì)，是提高辦公室工作質(zhì)量和效率的重要基礎(chǔ)。

1. 加強(qiáng)政治理論的學(xué)習(xí)，增強(qiáng)政治的敏感性。要通過學(xué)習(xí)鄧小平理論、“三個代表”重要思想和科學(xué)發(fā)展觀，學(xué)習(xí)哲學(xué)、歷史，學(xué)習(xí)時事政治，堅(jiān)定正確的政治方向，掌握運(yùn)用辯證唯物主義的立場、觀點(diǎn)和方法，研究新情況，解決新問題，正確地理解和執(zhí)行黨的路線、方針、政策，做到把握政治方向，分析、判斷形勢，掌握政治動態(tài)，處理、解決問題，注意政治影響。

2. 注重業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，提高勝任本職的能力。辦公室工作除了直接參與政務(wù)、黨務(wù)等工作外，大量的參謀助手作用是通過日常的業(yè)務(wù)工作來實(shí)現(xiàn)的，因此，作為辦公室的成員，要加強(qiáng)寫作理論和知識的學(xué)習(xí)，不斷提高文字表達(dá)水平和公文處理能力、理論概括能力，同時還要注意法律知識、經(jīng)濟(jì)知識、科技知識、管理知識的學(xué)習(xí)，使自己成為知政策、懂經(jīng)濟(jì)、曉法制、會管理、精業(yè)務(wù)，能勝任本職工作的行家里手。

3. 重視綜合技能的培養(yǎng)，提高綜合協(xié)調(diào)能力。作為辦公室的工作人員，要加強(qiáng)專業(yè)技能的培訓(xùn)和修養(yǎng)，努力做到“一專多能”、“與時俱進(jìn)”，既成為業(yè)務(wù)工作的專家，又成為把握全局的通才，培養(yǎng)高度的綜合分析能力，較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力。只有這樣，才能發(fā)揮好辦公室人員參謀助手作用，也只有這樣，才能發(fā)揮辦公室綜合協(xié)調(diào)功能的作用。

二、 增強(qiáng)責(zé)任意識，培育優(yōu)良作風(fēng)

1. 端正工作態(tài)度，努力追求卓越。正確的工作態(tài)度，高度的工作責(zé)任心，是提高辦公室工作質(zhì)量的前提。辦公室的工作千頭萬緒，紛繁沉雜。對外代表著一個單位的形象，任何一個環(huán)節(jié)出了問題，都會造成不良的影響；對內(nèi)涉及每個部門，關(guān)系到每一位干部職工的切身利益。所以，作為辦公室的人員，在日常的工作中，更應(yīng)發(fā)揚(yáng)愛崗敬業(yè)、追求卓越的精神，熱愛本職工作，恪盡職守，嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致，一絲不茍，以高度的責(zé)任心和使命感盡心盡力做好每一項(xiàng)工作，力求做到件件都準(zhǔn)確，事事都辦好。

2. 培養(yǎng)良好的工作作風(fēng)，提高工作效率。在當(dāng)今社會，“時間就是效率，效率就是生命”。因此，要提高工作效率，首先要樹立強(qiáng)烈的時間意識，以“只爭朝夕”的精神優(yōu)質(zhì)高效地對待每一件工作，盡量縮短辦事的時間和辦事的周期，能在今天完成的事決不拖到明天。其次，要加強(qiáng)工作的計(jì)劃性，制定好每月、每周以至于每天的工作計(jì)劃，提前做好工作安排，增強(qiáng)工作的主動性、時效性、科學(xué)性，克服盲目性，變被動為主動，做到有的放矢，有條不紊，忙而不亂。再則，要講究工作重心，突出工作重點(diǎn)，抓住主要矛盾，不忽視次要矛盾，先急后緩，先主要后次要。第四，要注意事物發(fā)展規(guī)律，嚴(yán)格工作運(yùn)行程序，找準(zhǔn)工作切入點(diǎn)，把握工作著重點(diǎn)，解決工作之難點(diǎn)，達(dá)到事半功倍的效果。

三、 樹立服務(wù)理念，把握服務(wù)內(nèi)涵

辦公室的工作，無論是文稿的起草、信息的編輯、督查催辦，還是文書的處理、檔案的管理、會議安排等事務(wù)工作，都是圍繞“服務(wù)”這一中心運(yùn)轉(zhuǎn)的。為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為機(jī)關(guān)服務(wù)，為一線部門服務(wù)，為群眾服務(wù)是辦公室的基本職能，做好各項(xiàng)“服務(wù)”，是提高辦公室工作質(zhì)量的重要內(nèi)容。

1. 為領(lǐng)導(dǎo)搞好服務(wù)。辦公室直接的服務(wù)對象是領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)要堅(jiān)持三個標(biāo)準(zhǔn)，即“全方位、全過程、高效率”。“全方位”就是要遵循領(lǐng)導(dǎo)的決策意圖，從調(diào)查研究、信息反饋、督查催辦、綜合協(xié)調(diào)等方面，為決策提供盡可能多的依據(jù)和支持；“全過程”就是要按決策準(zhǔn)備、決策形成和決策實(shí)施三個環(huán)節(jié)，實(shí)行全過程跟蹤服務(wù)，確保決策和部署的貫徹落實(shí)；“高效率”就是提高辦文、辦事、辦會等各項(xiàng)服務(wù)工作的速度和質(zhì)量，使決策落實(shí)得又快又好。

2. 為一線和群眾搞好服務(wù)。要牢固樹立為一線和群眾服務(wù)的理念，認(rèn)真傾聽一線和群眾的呼聲，盡自己所能，切實(shí)幫助解決他們在工作中所遇到的難題，想一線和群眾所想，急一線和群眾所急，把全心全意為一線服務(wù)、為群眾服務(wù)作為自己工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。并積極發(fā)揮好領(lǐng)導(dǎo)和群眾之間的橋梁紐帶作用，做好上情下達(dá)、下情上報，及時溝通。

3. 要搞好綜合協(xié)調(diào)。要在職能范圍內(nèi)，匯總各方面的情況，集中各方面的力量，統(tǒng)一籌劃整體工作安排，調(diào)節(jié)工作運(yùn)轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)和功能，對部門之間由于職能交叉產(chǎn)生的工作矛盾進(jìn)行協(xié)調(diào)，減少、消除扯皮推諉現(xiàn)象。

四、 培養(yǎng)預(yù)見能力，不斷開拓創(chuàng)新

1. 要有主動性。辦公室所處的地位和它的職能、作用決定了其工作性質(zhì)只能是服從性的，但是辦公室的服從性不能與被動性劃等號，很多工作是可以提前預(yù)測、主動開展的。只要摒棄被動服從的舊觀念，增強(qiáng)超前意識，凡事提前考慮，早做準(zhǔn)備，并且多請示，多匯報，把握好度，辦公室工作就一定會由難到易，變被動為主動，開創(chuàng)出新的局面。

2. 要有預(yù)見性。“凡事預(yù)則立”，在工作中，不僅要及早發(fā)現(xiàn)已經(jīng)出現(xiàn)的問題，而且要善于發(fā)現(xiàn)潛伏的問題；不僅要看到事物的表象，而且要善于洞察事物的本質(zhì)；不僅要把握事物的現(xiàn)狀，而且能準(zhǔn)確地預(yù)測它的發(fā)展趨勢。因此要搞好調(diào)查研究，獲取和掌握豐富的材料，去偽存真，去粗取精，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供具有前瞻性的預(yù)案。

3. 要有創(chuàng)造性。辦公室作為機(jī)關(guān)的“參謀部”，不能把自己的工作定位在上傳下達(dá)和簡單的辦文辦事上，而必須在工作方法、方式上不斷創(chuàng)新。要有強(qiáng)烈的創(chuàng)新意識，把創(chuàng)新當(dāng)作提高工作質(zhì)量和效率的重要措施來抓；要提高創(chuàng)新能力，把辦公室從一般性辦文辦事轉(zhuǎn)變到既辦文辦事又出謀劃策上來；從單純的上傳下達(dá)轉(zhuǎn)變到既傳遞信息又綜合分析情況上來；要站在把握全局、指導(dǎo)全局的高度，了解情況，分析問題，擬出對策，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供高質(zhì)量的服務(wù)。當(dāng)然，在增強(qiáng)工作創(chuàng)造性的同時，辦公室也要注意辦事到位而不越位，幫忙而不添亂，真正成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。

綜上所述，盡管辦公室的工作任務(wù)很繁雜，要求也很高，但只要我們潛心鉆研，認(rèn)真實(shí)踐，其工作質(zhì)量和效率就一定會不斷地提高，并上升到一個新的水平。