紙質文件與電子文件歸檔共同發展的探索

[摘要]文件的歸檔是提高檔案工作質量的重要方法，也是檔案工作深化檢索的前提和保證。信息技術的發展產生了兩類需要歸檔的文件，即紙質文件和電子文件。電子文件在存儲、輸出、處理等方面具有優越性，但是電子文件不可能完全取代紙質文件，紙質檔案管理經過多年的實踐和完善，已形成一套比較成熟的收集、歸檔、檢索等方法，紙質文件的自身優點使其仍然發揮著一定的作用，無論從耐用性還是安全性角度而言，紙質文件都是電子文件無法取代的，它永遠是文件歸檔的載體。在實際工作中如何使兩套歸檔方法相互利用，共同發揮是目前需要探討的重要問題。

[關鍵詞]文件歸檔 紙質文件 電子文件

一、紙質文件與電子文件的特點

1.紙質文件的特點

紙質文件的載體和記錄符號都是原始性的實物，是能看得見摸得著的物質，具有原始性、真實性的特點，其歷史的真實性是電子文件所無法相比的。紙質文件手寫底稿的歸檔要求必須使用碳素墨水或藍黑墨水書寫；對于計算機形成的紙質文件底稿，要求必須是噴墨打印機或激光打印機的打印件，對于歸檔文件定稿要求必須是經過一體化的油印機印制而成。以上字跡材料均符合永久保存的載體要求和檔案性能要求。但是紙質文件也存在種種缺點，比如信息流轉不暢，紙張堆疊，查詢繁瑣，文件歸檔工作量大，信息處理的時間性、靈活性和準確性無法滿足具體工作的要求，檔案信息處理的廣度和深度與部門管理決策的需求有較大距離，信息共享程度低，難以直接為利用者提供快速方便的有效信息，存放空間巨大。另外，由于空氣、陽光、溫度、濕度的影響，也使紙質文件對于保存環境的要求比較高。

2.電子文件的特點

電子文件是存貯在磁帶，磁盤和光盤等介質上，能被計算機識別、處理，并可在網絡上傳遞的代碼序列，它包括用于存貯電子文書，信件，圖紙，報表等所形成的軟盤、硬盤、光盤和磁帶。電子文件為我們編輯、修改文件提供了極其便利的條件，但它也難以保證文件的原始性、真實性和憑據性。電子文件存儲密度高、容量大、體積小，通過互聯網技術可以在極短的時間里從任意地點進行查閱，管理方便。但電子文件必須借助計算機才能看得見，而且由于電子文件是通過互聯網進行的，比較容易被非法侵入或感染病毒等等。

二、兩種歸檔方式并存的必要性

電子文件改變了傳統的歸檔方式，可以利用計算機進行文件登記，達到一次錄入、多次輸出，方便隨時查找和利用文件的目的。文件的起草、修改、定稿、收發傳遞都在網上進行，尤其是對文件的修改、復制、粘貼、移動更加便捷，進一步提高了工作效率。利用網絡技術，廣泛采集有關站點的數據信息，還可以在網絡上開放自己有關的文件、數據查詢系統或提供遠程報務。在新的辦公模式下，雖然電子文件已經實現從文件的起草、審核、簽批到文件的流轉、傳遞，發送的全過程，有逐漸替代紙質文件的趨勢，但由于電子文件在證據性、管理制度、管理技術與方法、管理設備、通訊設備等方面仍存在著一些問題，而傳統的紙質檔案管理經過多年的實踐和完善，已形成一套比較成熟的以紙張、案卷為載體的收集、歸檔、檢索等方法，因此，紙質文件的存在是十分必要。

檔案的基本屬性是“原始記錄性”，歸檔文件必須存定稿原件，而紙質文件是惟一具有原始性、真實性的文稿，必須歸檔。而電子文件中的信息是可以流動的，人們可以不留痕跡地對電子文件中的信息進行修改、復制甚至刪除，所以電子文件的原始性和合法性不易確認。而紙質文件一旦完成，再進行任何修改或篡改，都會留下明顯痕跡，因此目前法律界把紙質文件認定為最佳證據，有著電子文件不能取代的法律憑證作用。所以無論電子文件形成如何變化，相應的紙質文件都必須歸檔，在彼此之間建立準確、可靠的標識關系。而且紙質文件歸檔要求兩份定稿、一份底稿一并歸檔，文書處理程序一旦結束便可直接歸檔。在提供利用時，不需要依靠任何其他設備，便可實現調卷、查閱功能，而電子文件則必須借助計算機才可以實現，同時還要做好相關軟件的管理。電子文件的這些特殊要求使得它的歸檔、管理程序比紙質文件復雜得多。

三、如何發展和完善文件歸檔

紙質文件和電子文件共存的局面是文件介質轉換時期不可避免的一種現象，它們隨著技術和各方面條件的具備，在長時期內還將共存，那么如何發展和完善文件歸檔就成了迫在眉睫的事情。

由于計算機技術的發展和普及尚未達到完善的程度，電子文件的法律憑證、管理制度、管理方法等存在許多問題，在這種欠成熟的技術環境下，電子文件與紙質文件一并歸檔的現象將會長期存在。因此就要正視電子文件對紙質文件帶來的影響，在做好紙質文件傳統歸檔工作的同時，依靠計算機和網絡技術，將歸檔文件實體與計算機檢索利用相結合、優勢互補，既可完好地保存紙質文件的原貌，又可以實現多途徑檢索、多用戶共享的功能。不但要做好紙質文件的管理工作，還要適時做好紙質文件向電子文件的有機轉換工作，并以此為契機，對庫存紙質文件進行全面的清理和鑒定，優化庫存結構，以解決紙質文件數量多、館藏空間擁擠的問題。此外，還要將電子文件轉換成紙質文件，經正式簽署后紙質文件歸檔保存，相應的電子文件同時歸檔。這是目前我國大部分企事業單位機關歸檔文件的主要類型，是以計算機為中心的辦公自動化應用對傳統紙質文件歸檔帶來的重大變革。這類文件可以通過計算機網絡技術實現電子文件網絡歸檔，通過專用軟件對文件信息進行分類排序、自動索引和數據統計。根據計算機的系統順序號，對相應的紙質文件標注相同的檔案參見號。既提高了工作效率，又有效地保護了紙質文件原貌。由于電子計算機在辦公領域的大量應用，產生了多種多樣的紙質文件，如果在歸檔前不認真鑒別，相同文件以手工、機制等多種形式歸檔，從而增加工作負擔和管理成本。我國《電子文件歸檔與檔案管理規范》規定，具有長期或永久保存價值的電子文件，如沒有紙質拷貝文件的必須制成紙質文件，在歸檔時必須將電子文件與相應的紙質文件一并歸檔；當正式文件是紙質的，如果保管部門已經進行向計算機全文件處理的轉換工作時，則與正式文件定稿內容相同的電子文件應當保留。因此，無論電子文件形成如何變化，相應的紙質文件都必須歸檔，在彼此之間建立準確、可靠的標識關系。

四、結語

電子文件的出現給檔案工作帶來了一次巨大的變革，把檔案工作人員從大量繁重而低效的手工勞作中解放出來。但是由于電子文件自身存在的缺點，以及紙質文件的原始性、真實性，和經過多年的實踐和完善而形成的比較成熟的以紙張、案卷為載體的收集、歸檔、檢索方法，使得在一定時間內，這兩類文件必然將共同存在，共同發展。檔案工作者要積極更新知識，學習新的檔案管理理論、原則、方法和技術，使兩類文件檔案更好的結合在一起，滿足社會的需要。

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（作者單位：廣東佛山科學技術學院）