基于ＳｈａｒｅＰｏｉｎｔ的Ｗｏｒｄ ２００７協作辦公

摘要：本文介紹了Word 2007協作辦公的原理，并通過Word 2007中的實例給出了具體的使用方法。

關鍵詞：協作辦公；共享工作區

中圖分類號：TP393文獻標識碼：A文章編號：1009-3044(2008)19-30164-03

The Collaboration Work in Word 2007 Based on SharePoint

YUAN Ai-e

(Computer Center， Shenzhen Polytechnic， Shenzhen 518055， China)

Abstract: This paper introduce the principle of collaboration work in Microsoft Word 2007，and give the usage through an example in Word 2007.

Key words: collaboration work; share work area

1 引言

日常辦公中經常需要由多個用戶實時地共同創作、編輯和審閱文檔，即協同辦公。在Word 2003或者Word 2007中通過“共享工作區”可以實現，但是在Word中使用該功能時又不能正常運行，Office中的幫助也只是一些簡單的說明，并不能解決問題，主要原因是該功能涉及到Office的協同工作平臺SharePoint Servers。下面通過Office協同工作原理和一個具體實例加以說明。

2 Office協同工作原理

為了推進組織內部以及組織與合作伙伴和用戶之間的協作關系，Microsoft公司推出了SharePoint產品與技術（SharePoint Products and Technologies）。SharePoint網站或文檔管理服務器可提供一個中央位置，供人們管理和跟蹤文件。例如，可以使用 SharePoint來管理文件版本、存儲文件的其他信息，以及在文件發生更改時接收更新。有些文檔管理服務器還提供工作流功能，可幫助管理業務流程，如審核和批準。終端的Office用戶通過訪問服務器端的服務和SharePoint站點，使得各用戶能實現信息共享和文檔協作。其工作原理如圖1所示。

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圖1 SharePoint協同工作原理圖

3 協同工作平臺的建立

3.1 軟件與硬件配置

協同工作首先要搭建Office協同工作平臺。微軟目前提供的協同工作平臺有SharePoint Portable Server 2003(SPS 2003)和Microsoft Office SharePoint Server 2007(MOSS 2007)兩種，如果用戶習慣了Office 2003的工作環境則必須安裝SPS 2003，而MOSS 2007以及與之配套的Office 2007能更加方便和高效的實現協同辦公。

部署MOSS 2007需要微軟的網絡操作系統Windows Server 2003(SP2)的支持，并且需要IIS 6.0、SQL Server、.Net Framework等系統組件的支持。推薦的軟件配置如下：

表1 推薦的軟件配置

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MOSS2007對系統的硬件要求比較寬容，PIII 700 MHz以上的CPU即可，推薦使用1G內存。根據實際經驗，內存容量最低需要256MB，否則系統運行速度將會非常慢。另外需要注意的是系統分區和MOSS 2007的安裝分區都應該是NTFS文件格式。如果是FAT格式，可以用Convert命令進行轉換。在轉換的過程中一般不會損壞數據。

3.2 MOSS 2007的安裝

（1）安裝必要的Windows組件。安裝好一臺Windows Server 2003的服務器，并安裝幾個必要的Windows組件：DNS、ASP.NET、應用程序服務器控制臺和IIS。其中ASP.NET可以不安裝，在后面安裝.NET Framework 3.0時將安裝高版本的ASP.NET。

（2）部署AD環境。MOSS 2007必須安裝在AD環境中，如果已經有AD環境，那么將MOSS服務器加入到一個現有的域中即可；也可以新建立一個域，直接將MOSS服務器升級為一臺DC（域控制器）。在此選擇第二種方法，創建一個名為“yuan-szpt”的AD域。在服務器的“管理工具”中打開“管理您的服務器”， 點擊“添加或刪除角色”，在“配置您的服務器向導”對話框中點擊“下一步”，選擇要添加的角色——“域控制器（Active Directory）”，通過向導完成域的安裝。

（3）安裝SQL Server 2005。MOSS 2007安裝包中自帶了SQL Server 2005 Express版，這是一個免費的SQL版本，只能實現一些很基本的功能。如果你想做更多的SharePoint應用，比如分析服務、報表服務等，需要先單獨安裝一下SQL Server 2005 Enterprise。

（4）安裝.NET Framework 3.0。MOSS 2007需要有.NET Framework 3.0作為底層組件來支持，因為.NET Framework 3.0中包含了Windows Workflow Foundation (WWF)，可以使MOSS 2007實現工作流的設計和應用。

（5）安裝MOSS 2007。與Office 2007產品安裝一樣，點擊Setup直接安裝MOSS 2007。

3.3 配置MOSS 2007

對SharePoint的配置是一件比較專業復雜的過程，尤其是早期的SPS2003，配置起來相當麻煩。現在全新的MOSS 2007做了一些改進：通過配置向導的一步步提示，可以比較輕松對SharePoint的一些基本信息進行設置；通過改進了的“SharePoint管理中心”，可以快速導航到需要使用的配置頁面。

單擊“開始”按鈕，啟動 Microsoft Office Server的“SharePoint產品和技術配置向導”，創建一臺新的SharePoint服務器。完成相關設置，包括：指定數據庫服務器（即本機）、數據庫名稱（默認SharePoint_Config）、訪問配置數據庫的帳號和密碼（例如域管理員）、分配一個端口號（此處使用端口號9000）及選擇Web應用驗證程序。如下圖2所示，在完成設置后系統向導自動完成共9個階段的配置。

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圖2 設置SharePoint配置

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圖3 SharePoint應用程序管理頁面

3.4 創建SharePoint站點

完成MOSS 2007的配置后，我們將創建第一個SharePoint站點。可以在 “SharePoint管理中心”里面完成創建站點的所有操作，其中的前期配置操作主要包括：配置服務器的拓撲、創建 Web 應用程序、創建共享服務、創建 SharePoint 站點集。

（1）配置服務器的拓撲。在“管理中心”頁面的“服務器場拓撲結構”項目中，啟動“Office SharePoint Server 搜索”、“Windows SharePoint Services搜索”和“Windows SharePoint Services Web應用程序”服務。

（2）創建 Web 應用程序。在“應用程序管理”頁面（如圖3），點擊“創建或擴展 Web應用程序”一項，創建創建一個應用程序 （端口為 8080）給SharePoint站點用。創建完成后，手動運行iisreset，重啟IIS。

（3）創建共享服務。在圖3中，點擊“創建或配置此服務器場的共享服務”→“新建SSP”按鈕（SSP=共享服務提供程序）。使用默認的“SharedSrvices1”作為共享服務名稱，選擇“SharePoint- 8080”Web應用程序作為這個共享服務的宿主。

（4）創建SharePoint 站點。在圖3中，點擊“創建網站集”，使用“ http://sps:8080”Web應用程序來承載站點，為要創建的SharePoint站點設置一個標題（如“共享工作區測試”）網站地址：http://sps:8080/stites/ShareTest，主要管理員TestA。

至此，完成了Word 2007共享工作區的環境設置，并設定了一個測試網站ShareTest。

4 Office協同辦公實踐

（1）創建測試用戶。在Windows Server 2003新建其余3個域用戶，testb、testc和testd。

（2）添加SharePoint門戶用戶。門戶用戶就是擁有訪問SharePoint網站并參與協同工作的用戶賬戶。在IE中輸入測試網站的地址：http://sps:8080/sites/shareTest，通過選擇“網站用戶組”將testb、testc、testd加入進來，直接賦予testb“完全控制”，testc計者，testd “讀者”的權限。

（3）由用戶testa創建一個測試文件testfile.doc，單擊“發布”→“創建文檔工作區”。在“文檔管理”任務窗格中，選擇工作區名稱：testfile，新工作區位置：共享工作區測試，單擊“創建”即將該文件放到了sharepoint網站上。

（4）在其他機器 IE 中輸入網址 http://sps:8080/sites/sharetest，在彈出的用戶登錄對話框中輸入戶名（如yuan-szp\estb，一定要帶上域名）和密碼并回車即可登錄網站（見圖4），在網站“共享工作區測試”中就有1個文件testfile.doc。

（5）用戶testc或testd在IE中訪問SharePoint網站，在Word中對testfile.doc進行編輯，并且可以實時得到更新提示，保存文件。

（6）打開版本顯示，則可以看到不同用戶對其修改后的版本情況，見圖5。

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圖4 登錄網站

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圖5 ShareTest工作區testfile修改情況

不管是通過直接處理文檔工作區副本，還是通過處理自己的副本，用戶都可以很容易地定期更新自己的副本，協同處理文檔。另外，通過使用“窗口”菜單中的“并排比較”命令可以更方便地查看兩個副本之間的差異，從而實現文檔的系統處理。

5 結束語

“通過優秀的軟件賦予人們在任何時間、任何地點、通過任何設備進行溝通和創造的能力”，是微軟30年對于客戶價值的品質定義。隨著Vista 、MOSS 2007的推出和大力推廣，Word 2007將跨越文檔限制進入到重要的業務流程中，協同工作將是未來的趨勢。

參考文獻：

[1] http://www.microsoft.com.

[2] 涂曙光.Office SharepointServer 2007開發入門指南[M]. 北京：電子工業出版社，2007.

注：本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內容請以PDF格式閱讀原文