關(guān)于會(huì)計(jì)電算化相關(guān)問題的探討

會(huì)計(jì)電算化的概念有廣義和狹義之分。狹義的會(huì)計(jì)電算化是指以電子計(jì)算機(jī)(以下簡(jiǎn)稱計(jì)算機(jī))為主體的當(dāng)代電子信息技術(shù)在會(huì)計(jì)工作中的應(yīng)用；廣義的會(huì)計(jì)電算化是指與實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作電算化有關(guān)的所有工作，包括會(huì)計(jì)電算化軟件的開發(fā)和應(yīng)用、會(huì)計(jì)電算化人才的培訓(xùn)、會(huì)計(jì)電算化的宏觀規(guī)劃、會(huì)計(jì)電算化的制度建設(shè)、會(huì)計(jì)電算化軟件市場(chǎng)的培育與發(fā)展等。

一、會(huì)計(jì)電算化的作用

會(huì)計(jì)電算化是會(huì)計(jì)發(fā)展史上的一次革命，與手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)相比，不僅僅是處理工具的變化，在會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理流程、處理方式、內(nèi)部控制方式及組織機(jī)構(gòu)等方面都與手工處理有許多不同之處，它的產(chǎn)生將對(duì)會(huì)計(jì)理論與實(shí)務(wù)產(chǎn)生重大的影響，對(duì)于提高會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量、促進(jìn)會(huì)計(jì)職能轉(zhuǎn)變、提高經(jīng)濟(jì)效益和加強(qiáng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)宏觀管理，都具有十分重要的作用。①提高會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，提高會(huì)計(jì)核算的水平和質(zhì)量，減輕會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度；②提高經(jīng)營(yíng)管理水平，使財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理由事后管理向事中控制、事先預(yù)測(cè)轉(zhuǎn)變，為管理信息化打下基礎(chǔ)；③推動(dòng)會(huì)計(jì)技術(shù)、方法、理論創(chuàng)新和觀念更新，促進(jìn)會(huì)計(jì)工作進(jìn)一步發(fā)展；④促進(jìn)會(huì)計(jì)職能的轉(zhuǎn)變；⑤促進(jìn)會(huì)計(jì)理論和技術(shù)的發(fā)展，推進(jìn)會(huì)計(jì)管理制度的改革。電子計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的應(yīng)用，不僅僅是核算工具的變革，而且也必然會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)核算的內(nèi)容、方法、程序、對(duì)象等會(huì)計(jì)理論和技術(shù)產(chǎn)生影響，如會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施，由于會(huì)計(jì)憑證的產(chǎn)生方式和存儲(chǔ)方式的變化導(dǎo)致會(huì)計(jì)憑證概念的變更；由于賬簿存儲(chǔ)方式和處理方式的變化導(dǎo)致賬簿的概念與分類的變化；由于內(nèi)部控制和審計(jì)線索的變化導(dǎo)致審計(jì)程序的變更等等，從而推進(jìn)會(huì)計(jì)理論的研究和發(fā)展；⑥推動(dòng)企業(yè)管理現(xiàn)代化。在現(xiàn)代社會(huì)中，企業(yè)不僅需要提高生產(chǎn)技術(shù)水平，而且還需要實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的現(xiàn)代化，以提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，使企業(yè)在競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地。會(huì)計(jì)工作是企業(yè)管理工作的重要部分。據(jù)統(tǒng)計(jì)，會(huì)計(jì)信息約占企業(yè)管理信息的60%～70%，而且多是綜合性的指標(biāo)。實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化，就為企業(yè)管理手段現(xiàn)代化奠定了重要基礎(chǔ)，就可以帶動(dòng)或加速企業(yè)管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)。

二、我國(guó)會(huì)計(jì)電算化的管理體制

我國(guó)會(huì)計(jì)電算化的管理體制是：財(cái)政部管理全國(guó)的會(huì)計(jì)電算化工作，地方各級(jí)財(cái)政部門管理本地區(qū)的會(huì)計(jì)電算化工作，各單位在遵循國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度和財(cái)政部門會(huì)計(jì)電算化發(fā)展規(guī)劃的前提下，結(jié)合本單位具體情況，具體組織實(shí)施本單位的會(huì)計(jì)電算化工作。

財(cái)政部門管理會(huì)計(jì)電算化的基本任務(wù)是：制定會(huì)計(jì)電算化發(fā)展規(guī)劃并組織實(shí)施；制定會(huì)計(jì)電算化法規(guī)制度，對(duì)會(huì)計(jì)核算軟件及生成的會(huì)計(jì)資料符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度情況實(shí)施監(jiān)督；促進(jìn)各單位逐步實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化，提高會(huì)計(jì)工作水平；組織開展會(huì)計(jì)電算化人才培訓(xùn)。

《會(huì)計(jì)法》規(guī)定，使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的，其軟件及生成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料必須符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定；會(huì)計(jì)賬簿的登記、更正應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定。按照《會(huì)計(jì)法》規(guī)定，財(cái)政部制定并發(fā)布了《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》和《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等一系列相關(guān)國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度。對(duì)單位使用會(huì)計(jì)核算軟件、軟件生成的會(huì)計(jì)資料、采用電子計(jì)算機(jī)替代手工記賬、電算化會(huì)計(jì)檔案保管等會(huì)計(jì)電算化工作作出了具體規(guī)范。

三、會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用

（一）日常使用管理

計(jì)算機(jī)替代手工記賬后的日常使用管理是通過對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行的管理，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行，完成預(yù)定任務(wù)，保證系統(tǒng)內(nèi)各資源信息的安全與完整。具體包括：①機(jī)房管理。對(duì)機(jī)房的管理旨在為計(jì)算機(jī)設(shè)備創(chuàng)造一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán)境，防止各種非法人員進(jìn)入機(jī)房，保護(hù)機(jī)內(nèi)程序和數(shù)據(jù)的安全；②上機(jī)操作管理。應(yīng)包括以下幾方面內(nèi)容：上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)的規(guī)定，操作使用人員的職責(zé)，操作權(quán)限與操作程序等內(nèi)容。

（二）系統(tǒng)維護(hù)管理

系統(tǒng)維護(hù)管理包括硬件維護(hù)與軟件維護(hù)兩部分。硬件維護(hù)主要內(nèi)容是在系統(tǒng)運(yùn)行過程中，出現(xiàn)硬件故障時(shí)，及時(shí)進(jìn)行故障分析，并做檢查記錄，在設(shè)備更新、擴(kuò)充、修復(fù)后，由系統(tǒng)維護(hù)人員安裝和調(diào)試。軟件維護(hù)主要包括正確性維護(hù)、適應(yīng)性維護(hù)、完善性維護(hù)3種。正確性維護(hù)是指診斷和改正錯(cuò)誤的過程；適應(yīng)性維護(hù)是指單位的會(huì)計(jì)工作發(fā)生變化時(shí)，為適應(yīng)而進(jìn)行的修改活動(dòng)；完善性維護(hù)是為了改善已有功能的需求而進(jìn)行的軟件修改活動(dòng)。

（三）會(huì)計(jì)檔案管理

電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的檔案管理主要是指打印出的各種賬簿、報(bào)表、憑證、存貯會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存貯介質(zhì)，系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會(huì)計(jì)資料。會(huì)計(jì)檔案管理是在會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行的保障；是電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)的保證，是保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也使會(huì)計(jì)信息得以充分利用。

1.記賬憑證的生成與管理。計(jì)算機(jī)替代手工記賬單位的記賬憑證生成有兩種方式：一是把原始憑證直接錄入計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)打印輸出。在這種情況下，記賬憑證上應(yīng)有錄入人員的簽名或蓋章，稽核人員簽名或蓋章，會(huì)計(jì)主管人員的簽名或蓋章，收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員簽名或蓋章。打印輸出生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管。二是手工事先做好記賬憑證，計(jì)算機(jī)錄入記賬憑證然后進(jìn)行處理，在這種情況下，保存手工記賬憑證與機(jī)制憑證皆可。

2.會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表的生成管理。一是日記賬每天打印，一般賬簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月或按季、按年打印，發(fā)生業(yè)務(wù)少的賬簿可滿頁(yè)打印。二是現(xiàn)金、銀行存款賬采用打印輸出的活頁(yè)賬裝訂。三是在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額及余額對(duì)照表”替代。四是在保證憑證、賬簿清晰的條件下，計(jì)算機(jī)打印輸出的憑證、賬簿中表格線可適當(dāng)減少。

3.關(guān)于磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)的管理。存有會(huì)計(jì)信息的磁性介質(zhì)改其他介質(zhì)，在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并留有附本。為了便于利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)，進(jìn)行恢復(fù)，這些介質(zhì)都應(yīng)視同會(huì)計(jì)資料或檔案進(jìn)行保存，直至?xí)?jì)信息完全失去時(shí)效為止。

4.關(guān)于會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)文檔資料管理。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)的全套文檔資料，視同會(huì)計(jì)檔案保管，保管期截至該系統(tǒng)停止使用或有重大修改之后的3年。

四、會(huì)計(jì)人員管理

計(jì)算機(jī)替代手工記賬后應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的維護(hù)及對(duì)使用人員的管理。基本方法是按照“責(zé)、權(quán)、利”相結(jié)合的基本管理原則，明確各類人員的職責(zé)、權(quán)限并盡量將之與各類人員的利益掛鉤，建立健全崗位責(zé)任制，一方面加強(qiáng)內(nèi)部牽制，保護(hù)資金財(cái)產(chǎn)的安全；另一方面提高工作效率，充分發(fā)揮系統(tǒng)的運(yùn)行效益，使會(huì)計(jì)信息更加安全與完整。

(作者單位:威海弘理聯(lián)合會(huì)計(jì)師事務(wù)所)

（責(zé)任編輯：方涵）