案例現場：讓各自為政的數據實現標準化

楓聯公司是一家專注于生產休閑服裝的企業，它們在自己進行服裝產品的設計、開發并將主要生產環節外包的同時，采取直營零售和發展經銷商渠道的形式開拓市場。短短的十幾年，企業年銷售額就已經達到了10多億的規模。

而楓聯公司又絕不是一個“只顧低頭拉車，不顧抬頭看路的企業”，企業不斷發展的同時，也不忠加強管理信息化建設。公司在1998年就實施了大型的ERP系統，管理財務、采購、庫存和渠道銷售過程；在渠道推廣經銷商管理系統、零售門店推廣POS系統，使得企業能夠住進行渠道和終端門店管理的同時第一時間采集零售數據掌控市場信息、快速反應……除此之外，公司還請其他公司開發了網上訂貨、生產進度控制等信息系統，促進信息共享、提高工作效率。

然而，這幾年來，企業管理者意識到，一方面是在企業產品的市場化經營中，高層關心的國際化運作，多品牌運作模式、利潤中心模式使得企業對于產品信息的需求更加精細、針對；另一方面，市場競爭的殘酷性也使得企業不能夠盲目設計和生產，有效分析勢在必行。按照企業高層管理者的規劃，公司打算在今年上一個BI系統，提高報表制作和經營分析的工作效率。當然，公司的信息主管張杰被委以此重任，不過，張杰覺得心里很沒底，“目前系統理的數據很混亂，先不說準確性如何?光是編碼問題，就讓我感到頭疼了。”

下面就是關于編碼遭遇到的一些問題：

首先是產品顏色的問題。同一個款式的產品，往往有多個顏色。現在使用的系統編碼規則里，顏色代碼就是流水號，一款產品有幾個顏色，就按順序排下去。最先抱怨的，是銷售部。產品1YR25468-1里的“-1”可能是黑色款，產品1WD23402-1的“-1”就變成了白色款，非常難記，一不小心就下錯了訂單、發錯了貨，還搞得代理商滿意度下降。服裝產品應季也就那么幾周，換貨又耽誤好幾天，生意怎么做啊?采購那邊也跟著抱怨，不光賣貨麻煩，我們收貨也麻煩啊!產品設計部門也是頭疼。想給下一季的產品策劃案定個基調，信息系統里有那么多銷售的數據，想做個消費者顏色偏好的統計卻做不了，被告知產品顏色編碼沒有意義沒法分析。然而，當張杰想下決心要把顏色編碼統一的時候，發現也不是那么容易：顏色種類太多，想用一套編碼來統一，編碼方案必須要科學、能滿足統計分析需求和業務操作需求，而且必須要預留足夠的編碼位數；這樣一來，產品編碼變長了，系統能不能實現不好說，更可怕的是這么多業務環節，出錯的可能性也增加了，還不如不改。

一物多碼的現象。公司為了拓展新業務和新渠道，采用了事業部模式獨立運作核算。新的事業部覺得老編碼不能滿足他們的需要，于是自己搞編碼。新的問題出現了：兩個事業部都在賣同一款產品，編碼卻不一樣。公司每季要賣幾百款的衣服，原材料和成品采購本來就復雜，一物多碼又增加了操作的復雜度。而且，對于公司整體的經營分析也造成了偏差。各事業部本來就對信息系統抱怨很大，覺得流程多、麻煩，想讓大家統一編碼，只能招來更多的抱怨。

一碼多物的問題。一物多碼只是添了麻煩，一碼多物給公司帶來的卻是直接的生意損失。去年有一款風衣春季賣得很好，公司決定秋天的時候進行產品再上市。然而，由于原材料成本提高了，風衣的吊牌價從210元提高到了230元，標簽也印好了，可是系統卻因為風衣前后采用了同一個編碼，結果報給經銷商的價格是最初的210元。當產品部發現這個問題時，經銷商已經根據210元的吊牌價折扣訂了貨、付了訂金，再想找經銷商追要提高的那部分，已經是不可能的了。這一部分損失又被產品部記到了信息部頭上。

產品分類編碼。公司的信息化建設是從ERP開始的。產品編碼的前幾位中，除了款式、事業部的編碼信息外，還有三位物料組的信息。物料組就是把產品按照功能分了大類，然而公司的產品線越來越豐富，原來的物料組編碼規劃已經不滿足現在的業務需要了，原來預留的“其他類”里面已經看不出大類、小類的層次，基本上成了流水號。當初物料組編碼規則考慮的管理方便、可以用于報表分析的作用，也就無法實現了。隨著市場競爭的加劇，公司的產品開發和市場拓展考慮的因素越來越多。產品除了按傳統的功能分類外，年齡、性別、風格、季節、節日、流行樣式……越來越多的分類維度被業務部門要求加入到產品編碼中，便于進行市場統計分析和管理決策。是不是都要加到編碼中?要加多少才算完整?張杰一想到這個問題就頭疼。

擺在眼前的是年份問題。因為公司的系統是98年上的，當時為了編碼簡單，只預留了一位數字位表示年份。馬上就要開始08年的產品策劃了，08年和98年產品可能重碼的解決方案還沒有個定論。

起初，按照張杰的想法，他覺得首先需要找幾個ERP實施顧問對公司的ERP進行改造和重新實施，解決當前的緊急問題。經過招投標，最后他們選擇了C咨詢公司。可是，通過C公司對楓聯公司的一系列訪談和調研，張杰發現，不單單是產品編碼問題，對于其他重要的基礎數據實體，比如客戶、供應商、原材料等等，可能作為產品的一種重要的屬性，這些數據實體都和產品有著密切的聯系。在調整產品編碼的同時，需要同時調整企業主要的基礎數據編碼，才能從根本上解決目前編碼混亂的問題，做到數據標準化。

看來，編碼方案中涉及到的各種管理和經營問題，不是簡單的ERP改造可以解決的。對于這個問題，張杰似乎有了更深入的感受……

吳迪

教授級高工、系統分析員中國紡織工業協會產業部副主任、中國紡織工程學會信息委員會副主任，國家制造業信息化工程總體專家組專家

一方面要解決當務之急的編碼問題，另一方面還要考慮到將來應用系統的集成，著眼于未來

(一)當務之急

楓聯公司作為一家大型服裝企業，又處于高速成長期，業務發展迅速，原有的產品編碼系統滿足不了當前的需求，出現混亂的局面在所難免，也是許多類似企業信息化面臨的共同問題。我認為，張杰的當務之急不是上BI，而是先打好基礎，對各類編碼進行標準化和規范化，繼而改造升級ERP系統，才能談得上進一步提高報表制作和經營分析的工作效率，為企業經營決策提供支持。

除了企業本身努力改善基礎管理，推行編碼標準化之外，尋求有行業背景和服裝企業實施經驗的ERP開發商和咨詢公司進行合作也勢在必行。

(二)著眼未來

楓聯公司不是單一的來料加工企業，它有自己的品牌、設計能力和銷售網絡，在開展編碼標準化時應該看得更遠。不僅滿足眼前提高報表制作和經營分析的工作效率的需求，還要著眼于未來的發展。

要實現集成和資源共享，前提是不同應用系統的信息編碼標準化。希望楓聯公司在對其產品編碼標準化的同時，考慮到將來與CAPP、PDM等應用系統的集成，統籌規劃，統一設計，為企業信息系統將來的發展打好基礎。