案例現(xiàn)場(chǎng)：疲于現(xiàn)實(shí)的預(yù)算管理

預(yù)算管理模塊如期上線(xiàn)了，可是效果，卻不盡如人意……

前幾天，隨意游覽公司的知識(shí)庫(kù)看到同事曾經(jīng)發(fā)的關(guān)于預(yù)算管理的一個(gè)貼子：國(guó)外客戶(hù)，沒(méi)有預(yù)算管理就不會(huì)管理了；國(guó)內(nèi)客戶(hù)，有了預(yù)算管理就更加亂套了。想來(lái)企業(yè)通過(guò)全面預(yù)算管理實(shí)現(xiàn)對(duì)公司的財(cái)務(wù)和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的動(dòng)態(tài)控制本來(lái)也不是個(gè)新鮮的事兒，可是為什么會(huì)有這樣的感言呢?一位博友更是深深感慨預(yù)算是一個(gè)好東西，可是“很難想象完全手工的預(yù)算管管理是如何實(shí)現(xiàn)?最近卻不得不忍受這樣的煎熬。簡(jiǎn)直很費(fèi)生命!郁悶之極!……”。

可是，周斌似乎并不造成這位博友的全部觀(guān)點(diǎn)，“難道不用手工的預(yù)算管理就不用忍受煎熬了嗎?”他憤懣的說(shuō)道，“最近我都要被這個(gè)預(yù)算管理系統(tǒng)折騰的崩潰了……”

周斌是一家集團(tuán)企業(yè)負(fù)責(zé)遹管理的財(cái)務(wù)經(jīng)理，為了襀對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略的全局統(tǒng)籌和把握，公司早在幾年前就開(kāi)始了以集團(tuán)企業(yè)為中心的全面預(yù)算管理。可是由于當(dāng)時(shí)管理水平和業(yè)務(wù)發(fā)展的局限性，各個(gè)子公司預(yù)算管理操作比較原始和困難，預(yù)算制定缺乏相應(yīng)的數(shù)據(jù)來(lái)源和遞進(jìn)，也不能起到實(shí)時(shí)控制的作用，預(yù)算管理形同虛設(shè)。這幾年，集團(tuán)下的公司都上了ERP系統(tǒng)，通過(guò)兩個(gè)階段的實(shí)施和運(yùn)用，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的同步管理，擁有比較完善的計(jì)劃管理體系。經(jīng)過(guò)幾年的預(yù)算管理實(shí)踐，周斌心想要是集團(tuán)的全面預(yù)算管理也能改變?cè)瓉?lái)的基于手工和excel表格的操作模式，上個(gè)預(yù)算管理系統(tǒng)該多好啊，這樣總公司就不會(huì)只是在年末的時(shí)候收上來(lái)幾張匯總的報(bào)表了。在周斌的建議下，集團(tuán)決定上全面預(yù)算管理模塊，并由周斌負(fù)責(zé)實(shí)施。這個(gè)模塊是公司購(gòu)買(mǎi)的財(cái)務(wù)軟件包中的一個(gè)模塊，經(jīng)過(guò)一段非常艱苦的實(shí)施，終于強(qiáng)行推了下去。可是，本以為實(shí)際運(yùn)行后可以歇口氣的周斌卻發(fā)現(xiàn)一年來(lái)他的日子一點(diǎn)也沒(méi)比做項(xiàng)目的時(shí)候好過(guò)，各公司有一堆問(wèn)題提到了他的案頭，讓他一籌莫展。

首先就是因?yàn)槟壳跋到y(tǒng)的資金預(yù)算模塊和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊是沒(méi)能集成帶來(lái)的麻煩，兩個(gè)系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行。按照現(xiàn)行的流程，打個(gè)比方，如果采購(gòu)部買(mǎi)了一批備件，采購(gòu)員先要拿發(fā)票到預(yù)算部審核，預(yù)算部將發(fā)票輸入資金預(yù)算模塊，審核預(yù)算通過(guò)后，再拿到會(huì)計(jì)部去入賬。為了貫徹這個(gè)控制流程，財(cái)務(wù)部還增加了人手。可是來(lái)自采購(gòu)部和其它部門(mén)的怨言很大，他們說(shuō)流程太麻煩了，財(cái)務(wù)人員操作的很慢，趕上集中報(bào)償?shù)臅r(shí)候，整個(gè)過(guò)程下來(lái)，要等很久，嚴(yán)重影響工作效率。

“如果僅僅是麻煩的流程似乎還可以通過(guò)加強(qiáng)培訓(xùn)員工來(lái)解決操作的問(wèn)題，也還不是個(gè)太大的問(wèn)題”，周斌心想。可是問(wèn)題還不僅僅如此，因?yàn)楝F(xiàn)在發(fā)票校驗(yàn)的工作都是由會(huì)計(jì)部做的，比如發(fā)票的單價(jià)是否與合同一致，數(shù)量是否和入庫(kù)單一致等等。一旦發(fā)票校驗(yàn)的通不過(guò)，就會(huì)被退回去，可是預(yù)算卻已經(jīng)占用了，采購(gòu)員換開(kāi)發(fā)票之前還是讓預(yù)算部把上一張發(fā)票沖掉，流程變得更加麻煩，稈是苦不堪言。“為了避免這種情況，看來(lái)要讓預(yù)算部增加一個(gè)發(fā)票校驗(yàn)的工作。唉，真麻煩，要一個(gè)個(gè)子公司通知下去，而且工作量又大了。”周斌心想，“要不索性讓每個(gè)財(cái)務(wù)既負(fù)責(zé)預(yù)算模塊，又負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)模塊，將兩個(gè)部門(mén)合并起來(lái)……也麻煩。況且，流程設(shè)計(jì)的時(shí)候，就是希望增加預(yù)算管理的獨(dú)立性和嚴(yán)肅性，由集團(tuán)縱向管理……”

其實(shí)，關(guān)于將預(yù)算管理和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊集成的想法，周斌在項(xiàng)目實(shí)施開(kāi)始的時(shí)候就和軟件公司的專(zhuān)家顧問(wèn)溝通過(guò)，希望襀預(yù)算管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)直接傳遞至財(cái)務(wù)系統(tǒng)，減少重復(fù)輸入，增加系統(tǒng)應(yīng)用能力。便是，一方面產(chǎn)品已經(jīng)是這樣設(shè)計(jì)的，二次開(kāi)太困難，而且還要個(gè)性已經(jīng)上線(xiàn)的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊的已有程序，風(fēng)險(xiǎn)很大。另一方面專(zhuān)家這樣解釋?zhuān)骸捌鋵?shí)我們也考慮過(guò)這個(gè)問(wèn)題，但是你要做到?jīng)]有重復(fù)輸入是不可能的。比如發(fā)票輸入的時(shí)候，你做的分錄如下。

借：材料

貸：應(yīng)付賬款

提折舊的時(shí)候，分錄如下：

借：折舊費(fèi)用

貸：累計(jì)折舊

一個(gè)占用資金預(yù)算，一個(gè)不占用，系統(tǒng)如何自動(dòng)判斷?即使我用憑證類(lèi)別把他們分開(kāi)，但是一張憑證在2行，我的預(yù)算檢查哪一行，預(yù)算編給哪個(gè)科目?如果憑證有多行又怎么辦?”周斌當(dāng)時(shí)想想也有道理就放棄了。現(xiàn)在看看，真是郁悶。

而財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與預(yù)算管理模塊的集成只是一個(gè)方面，在實(shí)際應(yīng)用的時(shí)候，周斌又對(duì)預(yù)算管理又有了新的遭遇和體會(huì)。“接近年底了，發(fā)票拿來(lái)入賬，預(yù)算部卻通知預(yù)算超支，發(fā)票不能支付。”周斌接到采購(gòu)部的抱怨說(shuō)，“但是，采購(gòu)訂單也沒(méi)有問(wèn)題，貨物也收了，質(zhì)檢也通過(guò)了，現(xiàn)在我們不付款，你讓我對(duì)供應(yīng)商怎么說(shuō)?”

看來(lái)，預(yù)算審核還不能等到最后入賬的時(shí)候才做，必須在采購(gòu)訂單環(huán)節(jié)就進(jìn)行檢察，實(shí)現(xiàn)對(duì)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的全程監(jiān)控，這需要通過(guò)采購(gòu)和預(yù)算模塊集成來(lái)實(shí)現(xiàn)，可是現(xiàn)在，預(yù)算模塊和采購(gòu)系統(tǒng)又不集成……，看來(lái)只能在預(yù)算模塊中增加一個(gè)資金預(yù)留的功能，讓采購(gòu)員在下訂單的時(shí)候來(lái)申請(qǐng)預(yù)留資金。這個(gè)功能軟件中也沒(méi)有，看來(lái)，只能進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)了……

“后續(xù)這類(lèi)的問(wèn)題可能會(huì)更多”，周斌認(rèn)真地說(shuō)，“全面預(yù)算管理是一套綜合性的復(fù)雜管理體系，只有真正地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的及時(shí)傳遞和控制才能達(dá)到預(yù)算管理實(shí)施的意義，如何將各子系統(tǒng)的執(zhí)行數(shù)據(jù)傳遞給預(yù)算管理子系統(tǒng)也許是個(gè)很關(guān)鍵的問(wèn)題。而且，沒(méi)有及時(shí)的數(shù)據(jù)信息，我們能將以后的預(yù)算做得更準(zhǔn)確嗎?也許，它只能是一個(gè)形式上的犧牲品。”

[經(jīng)理人看法]

李杏艷德勤管理咨詢(xún)(上海)有限公司北京分公司高級(jí)顧問(wèn)

賈文玉博士AMT華東區(qū)總經(jīng)理

周經(jīng)理碰到的是預(yù)算執(zhí)行監(jiān)控環(huán)節(jié)的“雷區(qū)”。一個(gè)預(yù)算管理推行需要根據(jù)企業(yè)的管理水平來(lái)判斷“雷區(qū)”。預(yù)算管理水平較強(qiáng)的企業(yè)，主要考慮是否需要提升預(yù)算方法的提高，預(yù)算系統(tǒng)和現(xiàn)有系統(tǒng)的整合等，在系統(tǒng)方面的“雷區(qū)”會(huì)較多；但如果是預(yù)算管理水平較弱，信啟、化基礎(chǔ)不高的企業(yè)，沒(méi)有預(yù)算系統(tǒng)，那么在預(yù)算管理的思想和模型、控制方式等的推行過(guò)程中，“雷區(qū)”比較明顯。根據(jù)項(xiàng)目的時(shí)間、金額和人力要求，在“雷區(qū)”中合理投入資源和安排時(shí)間，盡量避免預(yù)算管理項(xiàng)目因?yàn)橄萑搿袄讌^(qū)”而停滯，同時(shí)也不能因?yàn)槭恰袄讌^(qū)”而一味簡(jiǎn)化。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)從實(shí)際的規(guī)模和需求著手，構(gòu)建合適的預(yù)算體系，合理評(píng)估預(yù)算管理系統(tǒng)帶來(lái)的價(jià)值。

對(duì)于預(yù)算編制不夠精確的企業(yè)來(lái)說(shuō)，定期對(duì)預(yù)算進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與分析，其價(jià)值遠(yuǎn)大于按照不精確的預(yù)算進(jìn)行執(zhí)行過(guò)程的控制。后者只會(huì)影響業(yè)務(wù)運(yùn)作的效率，對(duì)于經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的達(dá)成沒(méi)有太大幫助。而預(yù)算統(tǒng)計(jì)與分析，正是預(yù)算管理系統(tǒng)的另外一項(xiàng)重要應(yīng)用。預(yù)算分析涉及收入分析時(shí)可能面臨障礙，推薦使用附帶預(yù)算控制功能的大型系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)算的過(guò)程控制。價(jià)格因素分析、費(fèi)率分析、趨勢(shì)分析等，并以管理駕駛艙的形式展現(xiàn)給管理者，通過(guò)長(zhǎng)期的比較，企業(yè)可以基于戰(zhàn)略目標(biāo)制定出更為合理可行的計(jì)劃和預(yù)算方案。

楊烈飆卡特彼勒徐州有限公司會(huì)計(jì)師

實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理必須依賴(lài)于敏捷、柔性的基于數(shù)據(jù)集成的應(yīng)用系統(tǒng)平臺(tái)。好的預(yù)算管理系統(tǒng)作為戰(zhàn)略地圖的一環(huán)，可以幫助企業(yè)始終向著自己的目標(biāo)前進(jìn)。預(yù)算管理的實(shí)施依賴(lài)于規(guī)范暢通的流程以及靈活、敏捷、柔性的基于數(shù)據(jù)集成的預(yù)算管理系統(tǒng)。沒(méi)有預(yù)算流程和基于數(shù)據(jù)集成的靈活系統(tǒng)，預(yù)算管理永遠(yuǎn)只能是一場(chǎng)揮不去的夢(mèng)魘!